Het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 28 mei 2018. Bij het arbeidsreglement waren bijlagen gevoegd waaronder, bijlage 3 beleid gebruik elektronische informatie- en communicatiemiddelen voor gebruikers. We hebben deze bijlage geactualiseerd.
Bijlage 3 van het arbeidsreglement regelt het gebruik van ICT-middelen.Het gebruik van ICT-middelen behoort tot de dagelijkse werking van het lokaal bestuur en is essentieel voor de continuïteit van de dienstverlening. De goede werking van een dienst is sterk afhankelijk van de ICT-werking, maar evengoed van de wijze waarop de personeelsleden daarin handelen.
De bijlage beoogt de volgende doelstellingen:
1° Een zorgvuldig en duurzaam beheer van ICT-middelen. Naast het zorgvuldig en vooruitziend hanteren van ICT-middelen is een duurzaam beheer van deze middelen van groot belang. Een degelijk beheer van ICT-middelen blijft niet binnen de grenzen van de werkomgeving, maar geldt ook bij het tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
2° Het belang van beveiliging en bescherming van informatie en persoonsgegevens die niet vallen onder de openbaarheid van bestuur. De beveiliging van ICT-middelen tegen virussen en internetcriminaliteit is ook een belangrijk aandachtspunt.
3° Preventie van misbruik- en controle van gebruik van ICT: de maatregelen op dat vlak vloeien voort uit de teksten en aanbevelingen van de Privacy commissie met betrekking tot cybersurveillance, en omvatten onder meer de controlemaatregelen die de werkgever kan toepassen ten aanzien van het gebruik van ICT-middelen. De code beschrijft ook de maatregelen die genomen kunnen worden bij ongeoorloofd gebruik van ICT-middelen en bij de uitdiensttreding te nemen maatregelen.
De policy is aan update toe naar aanleiding van de overschakeling naar een andere operator maar ook naar aanleiding van het toegenomen gebruik van de smartphone op de werkvloer. Bij de laatste vernieuwing van de tijdsregistratie werden bijvoorbeeld alle fysieke tikklokken gesupprimeerd. Ook het gebruik van de Microsoft 365 apps via de smartphone geraakt snel ingeburgerd. Door deze evolutie verplichten we de gebruikers om regelmatig hun privétoestel te gebruiken. In de strijd tegen cybercriminaliteit dienen de beveiligingsstandaarden te verstrengen. Gebruikers moeten meer en meer aanmelden op professionele applicaties via eID of itsme om hun identiteit te bewijzen. Alle toepassingen van de Vlaamse en Federale overheid werken nu al via itsme. Deze manier van aanmelden geeft ook veel minder fouten dan aanloggen via eID. Iedere gebruiker van ons netwerk heeft zijn smartphone nodig om zijn aanmelding via multi-factorauthenticatie te bevestigen. Dat gebeurt via de verplichte installatie van de Microsoft Authenticator app. Voor een hogere beveiliging wordt in de loop van 2024 de VPN omgeschakeld. Bij thuiswerk zal het vanaf dan verplicht zijn om MFA te gebruiken. Het is een van de nieuwe maatregelen om cyberinbraken te voorkomen, Aanmelden bij
thuiswerk via de VPN zal dus een MFA-authenticatie met de smartphone vereisen.Om tegemoet te komen aan de opmerkingen van de gebruikers over het gebruik van de privé-gsm voor werkaangelegenheden (=administratief en cyberveiligheid) willen we de
volgende regeling invoeren.
1)Telefonie-abonnement voor iedereen. Via het nieuwe raamcontract van de Vlaamse Overheid kunnen we aan onze werknemers een (e-)simkaart aanbieden tegen een zeer voordelig tarief. Het is daarbij mogelijk een bepaald bedrag per gebruiker te bepalen en te kiezen voor een split bill voor alle persoonlijke zaken boven budget en alle niet inbegrepen services. Het voorstel is een SIM-kaart aan te bieden met een professioneel te besteden bedrag van maximum 7 euro excl. btw per gebruiker. Hiermee krijgt hij/zij een abonnement onbeperkt bellen en SMS’en naar nationaal vaste en mobiele telefoonnummers. Daarnaast is ook roaming EU voor internationaal bellen en SMS’en binnen de EU inbegrepen. Tot slot is binnen dit budget een data-abonnement tot 10 GB inbegrepen. Aangezien de data per mb wordt afgerekend, kan het afgerekende bedrag lager liggen dan 7 EUR wanneer er minder data werd verbruikt. Voor lokaal bestuur kost het abonnement dus maximum 7 euro excl. btw per gebruiker. Voor de gebruiker zal dit een grotere besparing opleveren aangezien zulke tarieven niet beschikbaar zijn op de privémarkt.
2) Bedrijfstoestel of bijdrage gebruik van het privétoestel voor bepaalde gebruikersgroepen. Op vlak van de bedrijfssmartphones stellen we voor het huidige beleid grotendeels te behouden. Deze toestellen zijn beveiligd en worden afgeleverd met de nodige apps. Ze worden voornamelijk gebruikt door de medewerkers van team publiek domein & patrimonium & facility opdat hun privé-toestel geen schade zou oplopen door veelvuldig gebruik op het publiek domein . Ook de medewerkers van de sociale dienst maken er gebruik van zodat zij voor contacten met cliënten hun privénummer niet moeten doorgeven. Medewerkers die mobiel bereikbaar moeten kunnen zijn voor het werk kunnen eveneens een bedrijfstoestel aanvragen als ze hun eigen toestel niet willen gebruiken ifv schade of defecten door gebruik op het werk.
3) Grootste wijziging: gebruik van eigen toestel
Voor het gebruik van het eigen toestel stellen we voor aan bepaalde groepen van gebruikers driejaarlijks een bijdrage te betalen waarmee ze hun eigen toestel, bijhorende beschermmateriaal en kabels kunnen aankopen in plaats van dat de ICT dienst toestellen aankoopt voor de gebruikers.
We zien hierin twee categorieën:
• Projectmedewerkers, medewerkers ICT en sommige administratieve medewerkers die taken vervullen buiten hun vaste werkplek en waarvoor de laptop zich niet leent. Als werkgever komen we tussen voor een bedrag van 80% van het bedrag op
de aankoopfactuur tot een maximum van 350 euro inclusief btw per 3 jaar.
• Teamleiders en leden management die vroeger een toestel kregen van het bestuur. Zij worden nu zelf verantwoordelijk voor de aankoop van hun toestel . Voor deze doelgroep stellen we een tussenkomst door de werkgever van 80% in de factuur
tot maximaal 700 euro inclusief btw per drie jaar voor. Dit stemt overeen met het budget dat zij ook in het verleden kregen.
De algemeen directeur bepaalt vooraf de functies die in aanmerking komen. Met dit voorstel kan iedereen het toestel uitzoeken dat hij of zij wenst en kan de gebruiker ook zelf eventuele herstellingen laten uitvoeren. Momenteel vragen we bij defecten ook aan de medewerkers met een bedrijfstoestel om zelf naar de winkel te gaan voor een herstellingen de factuur te bezorgen. Van zodra iemand apps op een persoonlijk toestel gebruikt voor professionele doeleinden (bv Office of Teams) , moet de nodige beveiligingssoftware worden geïnstalleerd.
Enerzijds is dit nodig om het toestel veilig te houden tegen virussen en phishing, anderzijds om de professionele apps in een aparte container af te scheiden van de privé-inhoud. Zo kan ook enkel de professionele inhoud worden gewist bij vertrek van een
werknemer en blijft het privégedeelte ongemoeid.
Het vakbondsoverleg d.d. 25 juni 2024 heeft een positief advies afgeleverd met het bijgevoegd protocol.
Arbeidsreglementenwet
De raad keurt de aangepaste bijlage 3 bij het arbeidsreglement goed over de code gebruik elektronische informatie- en communicatiemiddelen voor gebruikers.