De uitbating van 't Forum werd in concessie gegeven. De huidige concessieovereenkomst eindigde op 01 september 2022 n.a.v. het faillissement van de concessionaris.
Het bestuur lanceert een oproep tot kandidaturen voor het afsluiten van een domeinconcessie voor de uitbating van de cafetaria.
De krachtlijnen voor de nieuwe overeenkomst zijn:
De domeinconcessie wordt afgesloten voor een periode van 6 jaar. Verlenging is mogelijk. Om potentiële kandidaten meer mogelijkheden te geven een duurzame zaak uit te bouwen en zelf investeringen op te nemen is een verlengde termijn of een zakelijk recht bespreekbaar. De kandidaat doet, indien hij wenst af te wijken van de 6-jarige domeinconcessie, zelf een voorstel.
De horecazaak heeft een belangrijke ontmoetingsfunctie in de wijkwerking van Buizegem. De nieuwe uitbater moet naast de commerciële uitbating tevens de maatschappelijke en sociale functie van ’t Forum hoog in het vaandel dragen. De uitbater van de horecazaak zal het laagdrempelig karakter moeten respecteren. Concreet betekent dit dat de prijzen van de dranken democratisch zijn en dat hij minstens één warme maaltijd (bijv. een dagschotel) aanbiedt aan een democratische prijs. Aangezien lokaal bestuur Edegem een FairTrade Gemeente is, wordt van de concessionaris hierin ook een engagement verwacht.
De kandidaten geven in hun voorstel ook aan of en op welke manier zij een samenwerking zien met sociale economie initiatieven.
De uitbater houdt er bovendien rekening mee dat ’t Forum zijn open karakter moet behouden:
De uitbater van ’t Forum krijgt de vrijheid de horecazaak in te richten en vorm te geven naar eigen inzicht. De uitbater kan beschikken over een cafetaria en keuken, evenwel zijn het onderhoud en herstel voor rekening van de uitbater. Ook noodzakelijke vervanging van de infrastructuur en het meubilair is ten laste van de uitbater.
De uitbater kan schilderwerken en optimalisaties aan de inrichting uitvoeren indien gewenst voor eigen rekening. Ook meer structurele ingrepen aan het gebouw zijn mogelijk na toelating van het lokaal bestuur.
Uiteraard staat de uitbater in voor de kosten van de nutsvoorzieningen en voor alle lasten, taksen, belastingen,… (met uitzondering van de onroerende voorheffing) verbonden aan de uitbating van ’t Forum.
Het lokaal bestuur staat in voor het structureel onderhoud en beheer van de buitenschil van ‘t Forum, inclusief het terras, alsook voor het onderhoud van het gehele park de Romeinse Put, inclusief de speeltuin. Er wordt van de uitbater ook een engagement verwacht inzake het toezicht op de speeltuin (bv. zwerfvuil verwijderen, melden van mankementen,...). De kandidaten geven in hun voorstel aan op welke manier zij dit ingevuld zien.
Procedure:
Er wordt voorgesteld te werken met een tweetrapsprocedure. In de eerste fase ligt de nadruk op het aantrekken en beoordelen van kandidaten volgens volgende criteria:
De kandidaten moeten op de eerste twee criteria (businessplan en visie op uitbating) minstens 2/3de van de punten behalen om in de procedure te kunnen blijven.
De drie best gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot de tweede fase. In deze fase worden gesprekken gevoerd met de kandidaten om te komen tot de meest optimale uitbating.
De jury is samengesteld uit het voltallig college van burgemeester en schepenen en drie afgevaardigden van vzw 't Forum.
Timing:
Artikel 41, 10° Decreet lokaal bestuur
Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten behoort tot de bevoegdheid van de gemeenteraad, tenzij:
a) de opdracht past binnen het begrip ‘dagelijks bestuur’, vermeld in punt 8°, waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is;
b) de raad de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor die overheidsopdracht nominatief aan het college van burgemeester
en schepenen heeft toevertrouwd;
De raad keurt de lastvoorwaarden voor de nieuwe concessie voor het wijkontmoetingscentrum 't Forum goed.