Er is vraag naar het organiseren van activiteiten op het Gemeenteplein van Edegem. Het gemeentebestuur stelt daarom het Gemeenteplein op vrije momenten ter beschikking om activiteiten te organiseren op zowel cultureel, sportief, commercieel als animatief vlak. Elke aanvraag die betrekking heeft op het gebruik van het Gemeenteplein wordt systematisch voorgelegd aan het college.
Het laatste goedgekeurde verhuurreglement Gemeenteplein dateert van 16 december 2019. Sindsdien zijn er nieuwe regelgevingen in voege getreden. Ook heeft het lokale bestuur nieuwe software in gebruik genomen. Nieuwe afspraken moeten gemaakt worden over het omgaan met afval en het gebruik van nutsvoorzieningen. Het is noodzakelijk om het bestaande verhuurreglement Gemeenteplein een grondige update te geven.
Vanaf 2020 is er nieuwe regelgeving m.b.t. het verplicht gebruik van herbruikbare materialen en het verbod op plastiek.
Bijkomend zijn er extra verduidelijkingen opgenomen inclusief een plan van het beschikbare vermogen op het plein. Daarom moet een nieuw verhuurreglement voor het Gemeenteplein opgesteld worden.
Enkele nieuwe zaken in het nieuwe verhuurreglement zijn enerzijds aangepaste tarieven in artikel 5 en anderzijds de volgende afspraken opgenomen in artikel 6:
Artikel 5 Tarieven
Het tarief is ieder jaar indexeerbaar in functie van de evolutie van het gezondheidsindexcijfer, met als referentie de gezondheidsindex van november 2019 (basis 2013). Dat zal telkens op 1 januari gebeuren. Tarieven worden gehanteerd die gelden op de dag van het evenement.
Bijkomend wordt er een differentiatie qua tarieven doorgevoerd voor het gebruik van nutsvoorzieningen.
Huur Gemeenteplein Edegem | Categorie 2 | Categorie 3 |
ganse dag | 132 | 660 |
Opbouw- of demontagedag (per dag) | 66 | 132 |
Gebruik nutsvoorzieningen (per dag) |
|
|
eetfestijn met foodtrucks en kookinstallaties | 90 | 90 |
muziekoptredens, concert, DJ's, dans, theater… | 70 | 70 |
rommelmarkt, feestmarkt, verkoop… | 50 | 50 |
schoolfeest, jeugdevenement, springkasteel… | 30 | 30 |
Opruimen-vegen plein (bij nalatigheid) |
|
|
| factuur | factuur |
Annuleringsvergoeding aan gemeente |
|
|
minder dan een maand vooraf datum | 66 | 264 |
Waarborg (voor eventuele schade of nalatigheid) – geldt ook voor categorie 1 |
|
|
| 330 | 660 |
Artikel 6: Afspraken gebruik Gemeenteplein:
De aangepaste onderdelen
Elke organisator kijkt zelf na welk vermogen hij nodig heeft voor zijn evenement en past zijn intekenplan van de site hierop aan. Er is een plan met het beschikbaar vermogen op de verschillende aansluitpunten op het Gemeenteplein (bijlage 3). De organisator zorgt zelf voor aangepaste verloopstekkers om aan te kunnen sluiten op de marktkassen (bijlage 2).
De organisator zorgt voor eigen nutsvoorzieningen indien noodzakelijk bv stroomgroep. Hij geeft duidelijk aan op het intekenplan waar de stroomgroep zal staan waarbij eventuele geluidsoverlast tot het minimum beperkt wordt. De gemeente ontleent geen stroomgroepen. Stroomgroepen vanaf 100 kVA zijn meldingsplichtig.
Er moet op het Gemeenteplein gebruik gemaakt worden van chemische toiletten omdat er geen afvoer mogelijk is. Aan de zijkant van het plein achter het Oud Gemeentehuis kan wel één WC-wagen met afvoer geplaatst worden omdat deze kan aangesloten worden op de ENIGE afvalwaterafvoerput (bijlage 1)
Alle plastic en heliumballonnen zijn verboden: verkoop van ballonnen, gratis ballonen meegeven, oplaten van ballonnen, enz.
Wanneer op het evenement voedingswaren en/of dranken worden aangeboden met het oog op onmiddellijke consumptie, is het gebruik van herbruikbare consumptiematerialen mogelijk verplicht.
Om te weten aan welke voorwaarden voldaan moet worden moet de aanvrager van het evenement de “beslissingsboom evenementen” van de OVAM raadplegen: https://ovam.vlaanderen.be/wetgeving-drankverpakkingen-en-voedselverpakkingen (wetgeving van toepassing op diverse soorten evenementen)
De organisator voorziet zelf herbruikbare bekers en cateringmateriaal voor het evenement.
Het lokaal bestuur en erkende Edegemse verenigingen kunnen gebruik maken van het raamcontract dat het lokaal bestuur afgesloten heeft met IGEAN voor het ontlenen van herbruikbare bekers en cateringmateriaal: https://order.goodless.be/join/IGEAN-kfs6r47nkls0j.
Praktische informatie: https://ovam.vlaanderen.be/aan-de-slag-met-de-wetgeving-cateringmateriaal.
De gemeente is niet in de mogelijkheid om de aansluiting voor een wasstraat te voorzien, hou hiermee rekening bij de bestelling van het materiaal.
Alle bestaande horecaregels moeten worden gerespecteerd, zowel voor drank als voedsel. De gemeente Edegem stimuleert het gebruik van fair trade producten zoals fruitsappen, koffie en wijn.
De organisator voorziet zelf de nodige afvalrecipiënten om selectieve inzameling van elke afvalfractie mogelijk te maken. Een afvalplan is verplicht in te dienen voor alle aangevraagde activiteiten. Hierin worden de maatregelen beschreven die de organisator neemt om afval te voorkomen en hoe de selectieve inzameling gerealiseerd zal worden. De plaatsing van de afvalrecipiënten wordt mee aangeduid op het intekenplan.
De ophaling van deze afvalstromen (en de bijhorende verwerkingskosten) regelt de organisator zelf. De afvalophaling mag maximaal tot 10 uur ’s morgens, na het afronden van het evenement plaats vinden. Let op: op dinsdagvoormiddag start de wekelijkse markt vanaf 6u ’s morgens.
Het moment van afvalophaling moet strikt nageleefd worden alsook de afspraken over het proper achterlaten van de evenementensite. Dit houdt ook in dat alle gebruikte materialen (tafels, WC-wagens, afvalcontainers, podiumelementen, lichtslingers…) effectief verwijderd en opgehaald zijn voor 10 uur ‘s morgens, wat duidelijk afgesproken moet zijn met de uitleenfirma’s.
Alle afvalwater mag UITSLUITEND in één putje op het Gemeenteplein weggegoten worden omdat dit het ENIGE is dat aangesloten is op de vuilwaterriolering. Dit putje bevindt zich onder een gemakkelijk te openen deksel tussen het beeldje op sokkel en de zitbank aan de noordzijde van het Oud Gemeentehuis, zijde Strijdersstraat/Hovestraat. (bijlage 1). Het is ABSOLUUT VERBODEN om afvalwater in de andere straatkolken of in de twee roosters van de fontein te lozen.
Frietvet moet meegenomen worden en mag NERGENS geloosd worden!
Het plein moet in verzorgde en oorspronkelijke staat achtergelaten worden onmiddellijk na de activiteit. De organisator is verantwoordelijk voor het reinigen van de standplaats en de ruime omgeving.
Afbraak gebeurt onmiddellijk na de activiteit tot maximaal 2.00 uur (omwille van geluidsoverlast afbraak – er is ook geen achtergrondmuziek tijdens de afbraakwerken toegelaten). Als dit verder uitloopt, moet er een demontage-dag betaald worden.
Alle gebruikte materialen zoals bv kramen, tenten, tafels, stoelen, WC-wagens enz. zijn allemaal verwijderd van het plein.
De evenementsite moet opgeruimd en zonder beschadigingen achter gelaten worden. Afval op het plein alsook afval in omliggende straten, afkomstig van het evenement, moeten opgeruimd worden. De organisator is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering hiervan.
Indien na het evenement blijkt dat de evenementsite niet schoon werd achtergelaten en/of het afval niet werd opgehaald zal het lokaal bestuur hiervoor een externe firma inschakelen. De kosten worden doorgerekend aan de organisator. Daarnaast zal dit een weigeringsgrond vormen voor een volgende evenementaanvraag.
Indien er zich ernstige, praktische, problemen zich zouden voordoen die de organisator niet zelf kan oplossen en die het verdere verloop van het evenement onmogelijk maken, kan er contact opgenomen worden met het permanentienummer van de gemeente:
Artikel 40 §3 van het decreet lokaal bestuur
De raad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Met behoud van de toepassing van de federale wetgeving in verband met de bevoegdheid van de gemeenteraad om politieverordeningen vast te stellen, kunnen de reglementen onder meer betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente.
Raadsbesluit 16 december 2016:
aanpassingen verhuurreglement Gemeenteplein
Raadsbesluit 25 maart 2019:
aanpassingen verhuurreglement Gemeenteplein
De raad keurt het nieuwe verhuurreglement Gemeenteplein, dat ingaat vanaf 1 januari 2023, goed.
Alle eerdere besluiten over verhuurreglement Gemeenteplein worden ingetrokken.