De notulen van de vorige OCMW-raad dienen goedgekeurd te worden.
Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur
De raad keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de vorige raadszitting goed.
De raad keurt de notulen van de openbare zitting van 21 februari 2022 goed.
Alle meldingen, vragen, klachten,… die het gemeentebestuur bereiken via telefoon, e-mail, het meldingsformulier, aan het onthaal,… worden geregistreerd in een softwarepakket “Vivaldi” sedert het jaar 2012. In Vivaldi is een flow ontwikkeld die ervoor zorgt dat de meldingen door de betrokken medewerkers kunnen opgevolgd en opgelost worden.
In 2016 werd gekozen voor een hernieuwing van het klachtensysteem: de evolutie naar het feedbackmanagement was een feit.
Artikel 303 van het decreet lokaal bestuur stelt dat het systeem van klachtenbehandeling georganiseerd wordt op ambtelijk niveau en maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. Het decreet geeft in hetzelfde artikel verschillende mogelijkheden waarop een lokaal bestuur dit systeem kan organiseren. In Edegem werd gekozen voor het systeem in eigen beheer met dien verstande dat het gaat over 1 reglement en 1 coördinator voor zowel gemeente als OCMW.
Jaarlijks moet er gerapporteerd worden aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten die ingediend werden tegen respectievelijk het gemeentebestuur en het OCMW.
In 2021 kon de rapportering over 2020 niet doorgaan. Daarom wordt nu over zowel 2020 als 2021 gerapporteerd.
In 2021 jaar bestond het reglement 5 jaar.
In 2022 wordt daarom een project gevoerd ter evaluatie en aanpassing van het systeem. Er zijn immers tal van wijzigingen doorgevoerd sedert 2016. De organisatie onderging een ingrijpende verandering, een aantal taken werden uitbesteed aan externe partners, een nieuw organogram werd ontwikkeld met nieuwe functies/ functiebeschrijvingen,... Het bestaande systeem zal geëvalueerd worden, een nieuwe visie over hoe we meldingen succesvol willen opvolgen en behandelen dringt zich op, de software moet aangepast worden aan de nieuwe realiteit. In dit kader zal ook de samenwerking met de lokale kamer van de Vlaamse ombudsdienst bekeken worden.
Artikel 41, 2de alinea, 15°decreet lokaal bestuur:
De gemeenteraad is bevoegd om het systeem van klachtenbehandeling vast te stellen.
Artikel 78, 2de alinea, 13° decreet lokaal bestuur:
De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd om het systeem van klachtenbehandeling vast te stellen.
Artikel 302 decreet lokaal bestuur:
Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling.
Artikel 303 decreet lokaal bestuur:
§1. Het systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218.
§2. Elke gemeente en OCMW kan op een van de volgende wijzen een ombudsdienst oprichten:
1° in eigen beheer;
2° in samenwerking met het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat
de gemeente bedient;
3° in het kader van intergemeentelijke samenwerking als vermeld in deel 3, titel 3;
4° via een overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst.
§3. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen respectievelijk het gemeentebestuur en het OCMW.
De raad neemt kennis van de rapportering over de, in 2020 en 2021, ingediende meldingen en klachten.