2022_GR_00090 - algemeen bestuur - kader organisatiebeheersing - goedkeuring

Het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem werd vastgesteld door de gemeenteraad/OCMW-raad. In zijn zitting van 23/02/2015 en 20/01/2015 besliste respectievelijk de gemeenteraad en de OCMW-raad dat het "traject naar uitmuntendheid", een door de VVSG ontwikkeld totaalconcept voor organisatiebeheersing,- ontwikkeling en kwaliteitsmanagement als kader voor organisatiebeheersing zal gebruikt worden.

Na de OCMW- en gemeenteraadsbeslissing startten de beide besturen aan het eerste deel van het VVSG-model: de zelfevaluatie. De zelfevaluatie resulteerde in een opsomming van 122 aandachtspunten. Hieruit werden er 14 prioritaire aan te pakken punten weerhouden.

In juni 2020 werd gerapporteerd over 2019, het laatste jaar van het vorig meerjarenplan.

Het traject naar uitmuntendheid.is een allesomvattend model. Hierdoor is het erg complex en onoverzichtelijk om in praktijk dagdagelijks te hanteren.

In de zittingen van 14 juni 2021 besliste de raden om voor het nieuwe meerjarenplan 2020-2025 de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen te gebruiken. Deze leidraad bestaat uit 10 thema's waarvoor telkens doelstellingen zijn uitgewerkt. De leidraad werkt meer als een checklist. Aan de hand van de opgesomde risico's en mogelijke beheersmaatregelen, krijgt het bestuur sneller een overzicht of het item al dan niet goed beheerst is in de organisatie. Als vertrekpunt werd een quikscan gemaakt op basis van de situatie einde 2019. 

In de periode november 2021 - juni 2022 voerde Audit Vlaanderen de thema-audit "niet terugvorderbare steun" uit. Bij een thema-audit wordt telkens ook globale aanpak van de organisatie rond organisatiebeheersing geëvalueerd.  Hierbij gaat Audit Vlaanderen na of: 

• de raden een degelijk kader goedkeurden dat verwijst naar een degelijk model, de periodiciteit en werkwijze waarmee de eigen werking wordt geëvalueerd en de wijze waarop de algemeen directeur jaarlijks over organisatiebeheersing zal rapporteren aan de raden. Ook of de onderdelen van dit kader voldoende uitgewerkt zijn en het kader integraal toegepast wordt, wordt nagegaan
• de algemeen directeur jaarlijks tijdig een degelijk rapport over organisatiebeheersing voorlegt aan de raden;
• de organisatie een actueel zicht heeft op risico’s die het bereiken van de doelstellingen kunnen belemmeren, deze op een systematische wijze identificeert en evalueert (bv. door een kwalitatieve zelfevaluatie) en vertaalt naar een helder verbeteractieplan dat erop is gericht om maatregelen te nemen om de vastgestelde risico’s te beperken.

Audit Vlaanderen stelde vast:

• dat in 2016 en 2021 werd beslist over de methodiek, maar er geen verdere uitwerking was van de andere aspecten
• dat er in 2016 wel een zelfevaluatie werd uitgevoerd, maar dat er geen systematische benadering achter zat
• dat bij de zelfevaluatie van 2019 (quick scan) te weinig medewerkers betrokken waren.

Audit Vlaanderen vraag om het kader voor organisatiebeheersing te vervolledigen en om dit ter goedkeuring voor te leggen aan de raden. Het kader bepaalt duidelijk:

• Met welke periodiciteit en op welke manier de organisatie wil stil staan bij haar eigen werking
•  Hoe de algemeen directeur minstens jaarlijks rapporteert aan het politieke niveau over de
  mate waarin de risico’s beheerst zijn.
• een concreet plan van aanpak voor de  uitvoering van een zelfevaluatie. 

Artikel 41 Decreet Lokaal Bestuur

De raad keurt het kader organisatiebeheersing goed.

Auditrapport Audit Vlaanderen 3/6/22

Beoordeling aanpak organisatiebeheersing en opvolging aanbevelingen