De huidige toestellen worden best niet meer in onderhoud verlengd wegens hun leeftijd en het risico dat deze door slijtage meer defecten gaan vertonen en de werking meer verstoort. Aangezien de grootste wijzigingen binnen de structuur van het gemeentebestuur werden voltooid kan er overgegaan worden tot een vernieuwing van het contract voor een periode van 5 jaar.
Er zijn tal van raamcontracten op de markt waar het lokaal bestuur van Edegem kan afnemen en en waarbij men kan genieten van schaalvoordelen. Het voorstel is dan ook om een raamcontract te gebruiken en dit af te toetsen met de marktprijs of alternatief raamcontract.
Binnen de vernieuwing van het contract zal er aandacht zijn voor de benodigde beheer software om af te drukken op multifunctionele toestellen via pincode zodat fouten of onnodige afdrukken geannuleerd kunnen worden en onbevoegde toegang tegen te gaan. Daarenboven kan hierdoor ook de privacy van de documenten die uit de multifunctionele printer rollen gegarandeerd worden zodat deze niet onnodig blijven liggen. OCR functies en printen voor externen zal mee opgenomen worden binnen de benodigde functionaliteiten.
Het leasing- en onderhoudscontract voor de multifunctionele toestellen bij Konica Minolta loopt eind dit jaar af. Er is nood om een nieuw leasing- en onderhoudscontract af te sluiten met een looptijd van 5 jaar.
Gunstig advies
Het college wordt belast met de uitvoering.