2021_GR_00169 - ict - procedure en raming Microsoft 365 abonnement - goedkeuring

De huidige mail- en officeomgeving is gedateerd en is aan vernieuwing toe. Deze is niet meer aangepast aan de nieuwe manier van werken waar structureel thuiswerk deel van uitmaakt. 

Momenteel werkt het lokaal bestuur nog met een lokale versie van Office 2016. Deze versie is aan vervanging toe. Daarnaast hebben we momenteel 32 business for google abonnementen. Deze werden in een ver verleden als proefproject afgenomen om de eerste noden rond online samenwerken met externen op te vangen. Deze hebben ons tijdens corona uit de nood geholpen om allerlei samenwerkingsvormen en online meetings op te zetten.

Ondertussen is het bestuur rijp om een stap verder te gaan en in te stappen in een geïntegreerd verhaal rond Microsoft 365. Aangezien de gebruikers gewoon zijn met Office te werken en deze ook het meest integreren met onze back-office toepassingen is het aangewezen hier verder op te standaardiseren.

Het Microsoft 365 platform is niet te vergelijken met een lokale office versie. Het is geen lokale installatie meer van Word, Excel, Powerpoint en Outlook.

Het is een platform waarbij:

• de mailserver Exchange Server in de cloud wordt geplaatst.
• tal van functionaliteiten worden aangeboden zowel in de cloud als lokaal aan eindgebruiker in de vorm van tal van extra tools, functionaliteiten en samenwerkingsmogelijkheden.
• alle tools volledig geïntegreerd zijn met Windows en Office.
• een hele reeks tools voor de ICT-dienst worden geboden waarmee beheerstaken en veiligheidsprotocollen kunnen uitgevoerd worden naar eindgebruikers en endpoints waaronder ook smartphones.

De belangrijkste voordelen voor het lokaal bestuur zijn de volgende bij een volledige implementatietraject:

• Toegang voor alle gebruikers tot professionele online samenwerkingstools op een beheerde manieren geïntegreerd met Office.
• Beheerde onedrive voor alle gebruikers met 1 TB opslagruimte
• Samenwerkingsmogelijkheden die geïntegreerd zijn in het volledige officepakket.
• Betere beveiliging via multifactor authenticatie buiten het lokale netwerk of voor nieuwe toestellen zodat er een hoger beveiligingsniveau komt. Minder risico op gehackte mailboxen.
• Mogelijkheid om aan mobile device management te doen voor eigen toestellen maar ook toestellen die eigendom zijn van de medewerker en/of mandataris. Er wordt als het ware een aparte bubbel op een privé toestel gemaakt waarbij de policies van het bestuur worden afgedwongen en waar ook multifactor authenticatie kan afgedwongen worden om toegang te krijgen tot de gegevens en mails van het lokaal bestuur op alle toestellen.
• Mogelijkheden om via Intune voor alle toestellen (zowel interne als externe) die nood hebben aan toegang tot informatie op het Microsoft Platform op een uniforme manier de bedrijfsregels op te leggen,  beveiligingsinstellingen af te dwingen en zo da data van de organisatie dus beter te beschermen.
• Mogelijkheden om via Autopilot toestellen te kunnen uitrollen met de laatste Windowsversie. 
• Grotere mailboxen van 50 GB (nu beperkt tot max 5 GB).
• Mogelijkheden om beter GDPR compliant te werken omdat de accounts van alle gebruikers worden beheerd door het lokaal bestuur en er geen privéaccounts moeten gebruikt worden om bijvoorbeeld iets te delen met externen. 
• Mogelijkheid om sharepoint en teamsomgevingen te gebruiken voor interne informatiedeling en/of projectwerking. 
• Yammer kan ook bijdragen tot een extra  communicatie / sociale mediaplatform dat je ook verder kan integreren in teams, sharepoint en outlook. 
• Office omgeving voor Office workers te gebruiken op 5 verschillende toestellen. Zij kunnen eender welk toestel gebruiken om op het Microsoft platform te werken.
• Geen onderhoud meer van exchange omgeving want dit is volledig inbegrepen in het cloudplatform. Geen eigen patching meer en hardware onderhoud. Dit is een grote vereenvoudiging voor de dienst ICT die niet meer moet instaan om op korte termijn steeds de kritische patches geïnstalleerd te krijgen op de lokale exchange servers.                       
• Altijd toegang tot de laatste versies van Office en Windows        
• Toegang tot Microsoft Teams
• Toegang tot de vergadertool van Microsoft Teams wat algemeen gangbaar is en volledig geïntegreerd is met alle andere tools in het platform. Hierdoor is de samenwerking met andere gemeenten en externen over het algemeen evidenter.                        
• Geïntegreerde chatmogelijkheden zodat er gerichter vragen kunnen gesteld worden rond bepaalde zaken en er minder log mailverkeer is naar groepen mensen en dus minder uitpuilende mailboxen.
• Uitgebreide samenwerkingsmogelijkheden met alle medewerkers die geïntegreerd zijn in de office suite.
• Ingberepen zijn ook een hele reeks van apps waaronder Microsoft To-Do, Microsoft Planner en Microsoft briefing (dagelijkse e-mails geven je 's ochtends een samenvatting van de werkdag die komen gaat. Deze berichten combineren informatie uit Outlook, zoals e-mails en agenda-afspraken met terugkoppelingsmogelijkheden). Zo worden vergeten e-mails bijvoorbeeld terug opgepikt en aan je agenda gekoppeld.
• Inbegrepen zijn tal van extra security tools waaronder extra antimalware voor exchange, encryptietools, …    

Het bestuur gaat daarom over tot het afsluiten van een Microsoft 365 abonnement voor haar gebruikers waarbij er een onderscheid gemaakt zal worden tussen Office workers en Light users. 

• Office workers: de dagelijkse computergebruikers van het lokaal bestuur Edegem die nog steeds een volwaardige en lokale officeversie van office met al zijn functionaliteiten nodig hebben. We komen hierbij tot een 100-tal gebruikers.
• De light users: de gebruikers die voornamelijk moeten kunnen raadplegen en beperkt moeten bewerken en voldoende hebben aan de online apps.  Hierbij komen we tot en 50-tal gebruikers.

Aangezien deze abonnementen in meerdere raamcontracten worden aangeboden tegen speciale prijzen is het aangewezen de mogelijkheden uit te putten. De beschikbare raamcontracten zullen geraadpleegd worden en er zal gecontroleerd worden op een marktconforme prijs.

De raming voor 100 Office workers en 50 light users komt neer op een jaarlijks abonnement van 28 000 EUR incl. BTW. Hierbij wordt er rekening gehouden met een abonnementsmodel voor KMO's of organisaties die voldoende hebben aan een maximum van 300 mailboxen. Deze modellen kunnen bij noodzaak uitgebreid worden naar duurdere enterprise modellen indien deze op termijn te beperkend zouden blijken.

Het technische implementatietraject en het traject rond users adoption worden hier los van bekeken aangezien deze los kunnen staan van het abonnement. 

Artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten
Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid die raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.

Momenteel werkt het lokaal bestuur met Office 2016 en een lokale exchange server. Structureel thuiswerk werd ingevoerd waardoor er bijkomend moet geïnvesteerd worden in veilige tools die online samenwerken stimuleren.