Voor alle bestuursorganen zal de agenda zoals gewoonlijk, volgens dezelfde wijze en timing, gepubliceerd worden via E!Besluit.
De vergaderingen van de bestuursorganen worden via google Meet georganiseerd. Alle leden krijgen hiervoor een uitnodiging voor een video-meeting. De praktische afspraken voor het goed verloop van deze digitale meeting worden verder uitgewerkt in een nota die samen met de agenda van de zitting ter beschikking wordt gesteld.
De algemeen directeur of secretaris van het orgaan volgt binnen de regietool van E!besluit de zitting op. Er is een module ter beschikking gesteld om digitaal te stemmen. Tijdens de vergadering zelf heeft dit tot voordeel dat door de nieuwe functionaliteit de raadsleden rechtstreeks in het systeem stemmen. Na afloop van de stemming krijgt iedereen digitaal een overzicht met de effectieve stemming.
Voor de zittingen die in normale omstandigheden openbaar zijn, zal een livestream voorzien worden zodat burgers en pers indien gewenst de zitting eveneens kunnen volgen.
MB 13 maart 2020 houdende de afkondiging van de federale fase betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19
MB 18 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken
Richtlijnen ABB van 18 maart 2020 betreffende de vergaderingen van de gemeenteraad en OCMW-raad en het coronavirus COVID-19
commissievergadering Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020: aankondiging kader voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september 2020.
Door de uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van het Coronavirus werden op de gemeente- en OCMW-raad sinds april 2020 digitaal via Google meet gehouden. De raden van september vond terug fysiek plaats. De gemeenteraadscommissie werden steeds digitaal gehouden.
Door de verstrenging en verlenging van de federale maatregelen is een verlenging en aanpassing van het genomen burgemeesterbesluit nodig.
Het lokaal bestuur beslist tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen. De vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan.
Bij aanvang van de raadscommissie op 20 oktober 2020 heeft voorzitter Philippe Muyters het voorstel voorgelegd om, gelet op de stijgende corona-cijfers en verstrengde maatregelen, de raadszittingen vanaf maandag 26 oktober 2020 opnieuw digitaal te organiseren, met livestreaming voor de burgers en pers, met in acht name van de richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur. De voltallige raad stemde in met dit voorstel.
De burgemeester keurt de maatregelen goed om alle vergaderingen van de bestuursorganen omwille van dwingende redenen voor de volksgezondheid uitzonderlijk te laten plaatsvinden achter gesloten deuren en dit tot de federale maatregelen met betrekking tot COVID-19 zijn opgeheven:
Dit besluit zal op de eerstvolgende gemeenteraad ter bekrachtiging worden voorgelegd.