Voor alle bestuursorganen zal de agenda zoals gewoonlijk, volgens dezelfde wijze en timing, gepubliceerd worden via E!Besluit.
De vergaderingen van de bestuursorganen worden via google Meet georganiseerd. Alle leden krijgen hiervoor een uitnodiging voor een video-meeting. De praktische afspraken voor het goed verloop van deze digitale meeting worden verder uitgewerkt in een nota die samen met de agenda van de zitting ter beschikking wordt gesteld.
De algemeen directeur of secretaris van het orgaan volgt binnen de regietool van E!besluit de zitting op. Er werd door de leverancier Green Valley, tijdelijk en gratis, een module ter beschikking gesteld om digitaal te stemmen. Tijdens de vergadering zelf heeft dit tot voordeel dat door de nieuwe functionaliteit de raadsleden rechtstreeks in het systeem stemmen. Na afloop van de stemming krijgt iedereen digitaal een overzicht met de effectieve stemming.
Voor de zittingen die in normale omstandigheden openbaar zijn, zal de video-meet opgenomen worden en zal deze opname het zittingsverslag vervangen. Deze opname zal via de raadpleegomgeving worden vrijgegeven.
De aanpassingen zijn goedgekeurd in het burgemeesterbesluit van 14 april 2020.
MB 13 maart 2020 houdende de afkondiging van de federale fase betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19
MB 18 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken
Richtlijnen ABB van 18 maart 2020 betreffende de vergaderingen van de gemeenteraad en OCMW-raad en het coronavirus COVID-19
Door de uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van het Coronavirus werden op de gemeente- en OCMW-raad in maart enkel die hoogdringende punten op de agenda geplaatst. De gemeenteraadscommissie werd vervangen door een schriftelijke procedure. De gemeente- en OCMW-raad verliep via e-mail.
Door de verlenging van de federale maatregelen en aangezien er tal van dossiers zijn die zouden moeten goedgekeurd worden om de vlotte werking niet in het gedrang te brengen, is een verlenging en aanpassing van het genomen burgemeesterbesluit nodig.
De raad bekrachtigt het burgemeesterbesluit van 14 maart 2020 om de vergaderingen van de bestuursorganen achter gesloten deuren te laten plaatsvinden en dit tot de federale maatregelen met betrekking tot COVID-19 zijn opgeheven.