De notulen van de vorige plenaire zitting dienen goedgekeurd te worden.
Artikel 44 van het OCMW decreet
De plenaire raad keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de vorige raadszitting goed.
Na elke vergadering van de plenaire raad worden er notulen opgemaakt.
De raad keurt de notulen van de openbare zitting van 13 november 2018 goed.
Er wordt toelichting gegeven door financieel directeur Joost Talloen aan de hand van een beknopte prestentatie.
Met betrekking tot de woning Boerenlegerstraat wil de voorzitster Brigitte Vermeulen-Goris kort aanstippen dat er een tijdelijke schorsing van het aantal opvangplaatsen aangevraagd werd, aangezien de woning door achterstand in de renovatie toch niet ter beschikking is voor huisvesting.
Deze plaatsen zullen geschorst worden tot de woning volledig gerenoveerd is, wat ten vroegste rond de paasvakantie verwacht wordt.
De financieel directeur Joost Talloen geeft tevens kort duiding bij het verschil tussen het exploitatiebudget 2018 en 2019, naar aanleiding van de vraag hierover tijdens de gemeenteraadscommissie. Desgewenst kan een overzicht hiervan verkregen worden.
De jaarrekening 2018 is finaal. In theorie gebeurt er een automatische overdracht van de niet afgesloten investeringskredieten naar het volgend boekjaar.
Jaarlijks dient voor de budgetopmaak de meerjarenplanning te worden herzien. Deze herziene versie van de meerjarenplanning werd aan de raadsleden bezorgd.
Het budget van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn omvat een beleidsnota en een financiële nota. Het OCMW-decreet bepaalt in artikel 149 § 1 dat de OCMW-raad voor het begin van ieder financieel boekjaar op basis van het meerjarenplan het budget van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vaststelt.
De OCMW-raad kan het budget pas vaststellen nadat het vooraf werd voorgelegd aan het college dat advies geeft binnen de dertig dagen na ontvangst van het ontwerp (art. 270 OCMW-decreet): het college gaf advies op 3 december 2018 en het resultaat van het advies werd verwerkt in de thans voorliggende tekst.
Als een budget past binnen het meerjarenplan, neemt de gemeenteraad er akte van.
Als een budget niet past binnen het meerjarenplan, spreekt de gemeenteraad zich uit over de goedkeuring van het budget.
De budgetwijziging 2 2018 past wel degelijk binnen het aangepaste meerjarenplan.
Artikelen 38, 52, 86, 91, 146-148, 150, 156, 270 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad dient de budgetwijziging en het aangepast meerjarenplan vast te stellen.
De raad stelt de budgetwijziging 2 2018 en het aangepaste meerjarenplan van het OCMW vast.
De raad laat de budgetwijziging 2 2018 en het aangepaste meerjarenplan OCMW voor goedkeuring agenderen op de eerstvolgende gemeenteraad.
De beleidsnota verwoordt het beleid dat het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gedurende het financiële boekjaar 2019 zal voeren en concretiseert de beleidsdoelstellingen. De beleidsnota omvat een toelichting over de financiële toestand van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en verwoordt de aansluiting bij de financiële nota.
Er wordt niet ingezoomd op gans de OCMW-werking; de opdrachten die tot de normale, wettelijke taken van het OCMW horen en die een normale voortgang kennen worden niet opgenomen in dit plan.
Nieuwe projecten die moeten worden opgestart en uitgevoerd krijgen wel aandacht.
Dat maakt dat het een beheersbaar plan blijft waardoor het haalbaar is de voortgang van de verschillende projecten te bewaken.
De financiële nota bevat minstens het exploitatiebudget, het investeringsbudget, het liquiditeitenbudget en de gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage.
Het exploitatiebudget is een financieel plan van de exploitatie van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Het liquiditeitenbudget is een financieel plan van de geldstromen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Het investeringsbudget is een financieel plan van de uitgaven en ontvangsten, en van de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de aanschaf, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen.
Een investeringsbudget bestaat uit een of meer investeringsenveloppen. Als een investeringsenveloppe eenmaal in het budget is goedgekeurd, blijft ze geldig tot de raad voor maatschappelijk welzijn de investeringsenveloppe bij budget of bij budgetwijziging annuleert of tot de raad voor maatschappelijk welzijn de rekening van de investeringsenveloppe vaststelt.
De voorzitter licht de doelstellingennota toe op de vergadering. De financieel beheerder de financiële nota.
Artikel 52, 86, 91, 149, 151-154, 156 en 270 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Artikel 3 tot en met 7 en artikel 9 van het Besluit Vlaamse regering van 17 december 1997
betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de OCMW's
Artikel 1 tot en met 10, artikel 16 tot en met 29 en artikel 124 van het Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010
betreffende de BBC van de gemeenten, de provincies en de OCMW's
Artikel 2 tot en met 4, artikel 6 tot en met 8 en artikel 10 van het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010
tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW's
Jaarlijks dient voor de budgetopmaak de meerjarenplanning te worden herzien. Deze herziene versie van de meerjarenplanning werd aan de raadsleden bezorgd.
Het budget van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn omvat een beleidsnota en een financiële nota. Het OCMW-decreet bepaalt in artikel 149 § 1 dat de OCMW-raad voor het begin van ieder financieel boekjaar op basis van het meerjarenplan het budget van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vaststelt.
De OCMW-raad kan het budget pas vaststellen nadat het vooraf werd voorgelegd aan het college dat advies geeft binnen de dertig dagen na ontvangst van het ontwerp (art. 270 OCMW-decreet): het college gaf advies op 3 december 2018 en het resultaat van het advies werd verwerkt in de thans voorliggende tekst.
Als een budget past binnen het meerjarenplan, neemt de gemeenteraad er akte van.
Als een budget niet past binnen het meerjarenplan, spreekt de gemeenteraad zich uit over de goedkeuring van het budget.
Het budget 2019 past wel degelijk binnen het aangepaste meerjarenplan.
Het vast bureau geeft een positief advies aan de OCMW raad aangaande het budget 2019 van het OCMW.
De raad stelt het budget 2019 van het OCMW vast.
Het decreet lokaal bestuur schaft met ingang van 1 januari 2019 de personeelsformatie als verplicht beleidsinstrument af.
Gemeente & OCMW worden wel maximaal in elkaar geschoven, dit houdt in dat er één gezamenlijk organogram moet zijn dat goedgekeurd moet worden door zowel door gemeenteraad als door OCMW-raad.
We plannen de goedkeuring van het geïntegreerd organogram in het voorjaar van 2019 bij de start van de nieuwe beleidsploeg.
Vooraleer finaal het geïntegreerd organogram vast te stellen voor gemeente en OCMW Edegem is het aangewezen om de huidige personeelsformatie van het kern OCMW af te bakenen. De personeelsformatie werd nog gewijzigd in 2016 maar een aantal strategische keuzes in 2017 en 2018 hebben grote impact op de omvang van de personeelsformatie van het OCMW. Al het personeel verbonden aan de kerntaken Thuiszorgdiensten en WZC, een medewerker van de personeelsdienst en een medewerker van de financiële dienst werd overgedragen aan het Woonzorgnetwerk met ingang van 1 januari 2018. Enkel de coördinator eerstelijnsgezondheidszorg van het samenwerkingsinitiatief eerste lijn (SEL) die op het huidig organogram onder de thuiszorgdiensten ressorteerde, maakte de overstap niet en blijft op het organogram van het kern-OCMW.
In 2018 werd de eenheid van ambtelijke aansturing gerealiseerd met 1 algemeen directeur en 1 financieel directeur voor gemeente en OCMW en de aanstelling van de OCMW-secretaris tot adjunct algemeen directeur waardoor hij medewerker van de gemeente werd. De OCMW financieel beheerder werd in oktober 2018 overgedragen aan het Woonzorgnetwerk Edegem.
Er zijn daarnaast voor het OCMW 2 beperkte wijzigingen die we nog willen aanbrengen aan de personeelsformatie van het kern-OCMW in 2018, zodat we tijdelijke situaties voor enkele functies kunnen regulariseren in afwachting van de goedkeuring van het definitieve organogram. Het gaat om volgende regularisaties:
- Het voorzien van een schoonmaak(st)er voor het kern-OCMW
Sedert 1 januari 2018 is het Woonzorgnetwerk operationeel en bestaat er nog een beperkt kern-OCMW. Initieel was overeengekomen dat het Woonzorgnetwerk zou instaan voor de schoonmaak van het administratief centrum OCMW. Het woonzorgnetwerk zet hiervoor een halftijdse schoonmaakster in . Na overleg in het najaar is afgesproken dat deze schoonmaakster opnieuw volledig zal werken voor het Woonzorgnetwerk met ingang van 1 januari 2019. Het kern-OCMW wil daarom voorzien in een functie van 0.5 schoonmaak(st)er (E1-E3) zodat het onderhoud van het gebouw verzekerd blijft.
- Het omvormen van de functie van logistiek medewerker
De logistek medewerker van het OCMW wordt vooral ingeschakeld voor het lokaal opvanginitiatief ( het uitvoeren van allerhande klusjes en opknapwerken ) van de woonsten die ingehuurd worden voor het lokaal opvanginitiatief. Deze functie was in de huidige personeelsformatie voorzien op niveau D, contractueel, 1 VTE .
Toen de samenwerking met de vorige functiebeklerder in oktober werd stopgezet, werd bij wijze van proef de functie op dat moment opgetrokken op niveau C, omdat er toch andere verwachtingen waren naar de invulling van deze functie. Er werd immers vereist dat naast logistieke opdrachten, deze medewerker ook personen die een werkervarings- en inburgeringstraject volgden, zou begeleiden. Deze bijkomende opdracht verantwoordde volgens ons een verhoging naar een kwalificatieniveau C. Het was de bedoeling om nadien de personeelsformatie aan te passen indien dit project ook het gewenste resultaat opleverde.
In 2018 heeft de hogere overheid ingrijpende beslissingen genomen met betrekking tot het LOI. Het aantal erkende opvanglocaties ( en dus ook de subsidies) werden gevoelig verminderd, zodat het werkvolume ook daalt. Vandaar de beslissing om geen voltijdse kracht meer aan te werven, maar wel een halftijdse functie te voorzien. Momenteel is een tijdelijke logistiek medewerker halftijds aan de slag. We willen deze situatie zo snel mogelijk regulariseren, zodat een medewerker duurzaam kan tewerkgesteld worden op basis van een contract van onbepaalde duur.
De wijzigingen werden voorgelegd voor advies aan het college van burgemeester en schepenen en het syndicaal onderhandelingscomité op 3 december 2018. Beide organen gaven gunstig advies.
Het OCMW wenst enkele beperkte wijzigingen te doen aan de personeelsformatie van het OCMWpersoneel.
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring aan de voorgestelde wijziging aan de personeelsformatie OCMW:
- voorzien van een contractuele functie, schoonma(a)k(st)er E1-3, 0.5 FTE
- voorzien van een contractuele functie, logistiek medewerker C1-3, 0.5 FTE
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van de personeelsformatie voor het kern-OCMW als uitgangsbasis voor het opmaken van een geïntegreerd organogram voor gemeente & OCMW Edegem.