2018_PL_00121 - interne werking - analyse personeelsbehoefte algemene sociale dienst - goedkeuring

Wat de aanpak betreft:

Bij het vorige onderzoek rond de personeelsbehoefte in 2012 werd de zogenaamde personeelsnorm van de VVSG/uitgeverij Politeia gebruikt. De bedoeling was om dit instrument ook deze keer te gebruiken maar dat bleek onmogelijk omdat VVSG/Politeia hun softwarepakket niet geüpdatet bleken te hebben.

Daarom hebben we ons in de nota gehouden aan het materiaal dat ons toelaat om een aantal zaken te objectiveren: enerzijds het cijfermateriaal uit het inhoudelijk jaarverslag van de algemene sociale dienst en de gemeentemonitor en anderzijds de maatschappelijke evoluties die een invloed hebben op de algemene werkbelasting van de algemene sociale dienst. Dit komt aan bod in deel 1 van de nota.

In deel 2 van de nota wordt een vertaling gemaakt naar de gevraagde personeelsbezetting binnen de ASD, weliswaar beperkt tot de cel LOI en de cel arbeidstrajectbegeleiding en activering.

Samengevat kan gesteld worden dat:

Wat de personeelsbehoefte betreft en het voorstel:

1) De evolutie van de algemene werkbelasting van de algemene sociale dienst betreft en de effecten daarvan:

1.1. RELEVANTE KENGETALLEN IN EDEGEM:

Er is sinds 2012 een overduidelijke en aanzienlijke toename van het aantal Edegemnaars die behoefte hebben aan een hulpverleningstraject en toch heeft zich dit niet vertaald in een verhoging van de personeelscapaciteit. Dit wil zeggen dat andere maatregelen werden genomen om het hoofd boven water te houden, nl. dat elke maatschappelijk assistent meer trajecten voor zijn rekening neemt en dus de tijd per traject gevoelig gedaald is.

1.2. VASTGESTELDE EFFECTEN VAN DE CONSTANTE WERKDRUK OP DE WERKING VAN DE ALGEMENE SOCIALE DIENST

De constante werkdruk vertaalt zich in het niet kunnen garanderen van de continuïteit in de individuele hulpverlening, een groot verloop bij de maatschappelijk werkers en een gevoel van onmacht door het feit dat er geen arbeidstijd genoeg is om structureel aan projectwerking te doen, een cruciaal onderdeel van het takenpakket van de algemene sociale dienst om aan de verbetering van de werking van de eigen dienst en om de collectieve maatschappelijke dienstverlening minimaal in te vullen.

1.3.NIEUWE VERWACHTINGEN IN OCMW’s DOOR WIJZIGENDE WETGEVING

Er is een duidelijke uitbreiding van de wettelijke opdrachten voor het OCMW. Daar zijn ook extra subsidies tegenover gesteld voor capaciteitsuitbreiding zonder dat dit zich bij OCMW Edegem vertaald heeft in een uitbreiding van de personeelsbezetting van de algemene sociale dienst. Dit is niet houdbaar. Meer nog, er is een reële kans dat we een grote som van de aanzienlijke subsidies zullen moeten terugbetalen.

1.4. MEERWERK DOOR INSCHAKELEN OCMW’s  ALS LAATSTE VANGNET VAN HET SOCIAAL ZEKERHEIDSSYSTEEM DOOR ANDERE SPELERS IN HET VELD

De OCMW’s worden ook door hun sleutelpartners uit het veld geresponsabiliseerd voor de burgers die meer tijd en aandacht nodig hebben, zonder dat hiervoor duidelijke afspraken gemaakt werden. Daarnaast is het ook steeds moeilijker samenwerken omdat werkprocessen meer en meer gedigitaliseerd en gestroomlijnd worden waardoor maatschappelijk assistentens hun vaste aanspreekpunten verliezen en hun begeleidingsproces dus ook tijdsintensiever wordt. Ook dit brengt onvermijdelijk meerwerk en tijdsdruk met zich mee.

1.5. BORGEN VAN DE PROCESMATIGE AANPAK BIJ HULPVERLENING BIJ INTEGRATIE VAN OCMW EN GEMEENTE

Het CBS gaf zijn principiële goedkeuring aan het borgen van de sociale dienst als één van de doelstellingen van de nieuwe gemeente. Voor die borging is het cruciaal dat zij voldoende middelen inzet die aan maatschappelijk werkers voldoende tijd geeft voor de procesmatige aanpak die een hulpverleningstraject vergt.

2) de cel arbeidstrajectbegeleiding & activatie:

De uitbreiding van het toepassingsgebied van de GPMI’s naar alle cliënten in combinatie met de wijziging van de wetgeving rond Wijk-werken en TWE accentueert de nood aan een aanklampende geïndividualiseerde begeleiding. Federaal Minister Ducarme schrijft dan ook in zijn brief van 13 juli 2018: “Het is in de optiek om de menselijke middelen van de OCMW’s te versterken, dat een bijzondere toelage werd toegekend aan de OCMW’s in het kader van het GPMI.” In 2017 bedroeg het de ontvangen subsidie in totaal 73.323 euro, wat overeenstemt met de loonkost van ongeveer 2 VTE extra maatschappelijk werker. OCMW Edegem heeft echter geen enkele bijkomende arbeidskracht in dienst genomen en de ontvangen subsidies verdeeld over de MA’s die reeds in dienst waren. De Minister heeft reeds aangekondigd dat gerichte inspecties op de aanwending van deze subsidies zullen gebeuren en dat niet zal geaarzeld worden om de subsidies terug te vorderen.

Dit vertaalt zich in volgende vraag:

2.1. HUIDIGE PERSONEELSBEZETTING

De cel draait op:

• 1,5 VTE maatschappelijk werker (3x 0,5 VTE): 2 maatschappelijk werkers combineren hun functie met algemeen maatschappelijk werk en 1 maatschappelijk werker combineert dit met schuldhulpverlening en ondersteuning bij ontwikkeling software-ondersteuning;
• een voltijdse werkleider voor tewerkstellingsproject 5Beaufort;
• een halftijdse medewerker sociale activering op c-niveau (momenteel niet ingevuld)

2.2. PERSONEELSBEZETTING VANAF OPSTART SAMENWERKINGSVERBANG ZORA ARBEIDSTRAJECTBEGELEIDING & ACTIVERING

In april 2018 gaven we volgende cijfers door aan OCMW Mortsel in verband met het aantal TWE-trajecten dat ingebracht zou worden in het samenwerkingsverband Zora A&A:

De recurente subsidies in het kader van de GPMI’s bieden ruime budgettaire ruimte voor de aanwerving van extra personeel (zie laatste alinea van punt 4.3. op pagina 14). De 0,5 VTE arbeidstrajectbegeleider voor de TWE trajecten bij Zora A&A kan dan ook ingevuld worden door een extra, nieuw aan te werven medewerker.

Er wordt voorgesteld om het vrijkomend aantal VTE vanaf de opstart van Zora A&A als volgt in te zetten:

• 1x 0,5 VTE als trekker van het activeringsaanbod dat moet gecreëerd worden voor de cliënten met GPMI contract. Dit houdt in: 5Beaufort als activeringsproject en bijkomend activeringsaanbod (zie uitleg onder punt 4.3 van de nota).
• 2x 0,5 VTE voor bijkomend algemeen maatschappelijk werk en activeringsbegeleidingen als ondersteuning van de trekker;
• Behoud van de voltijdse tewerkstelling van de werkleider van 5Beaufort
• Invulling van vacante 0,5 VTE begeleider workshops in kader van sociale activering op c-niveau zoals voorzien in begroting (zie voor bijkomende onderbouwing, laatste alinea pag. 13 van de nota)

3) de cel lokaal opvanginitiatief (LOI):

3.1. PERSONEELSBEZETTING TOT 31 DECEMBER 2018

Het LOI draait op 1,5 VTE maatschappelijk werker (3x 0,5 VTE waarvan één statutair aangestelde en twee contractuelen) en een halftijdse logistiek medewerker (contractueel).

De drie maatschappelijk werkers draaien voor de andere helft van hun tewerkstelling mee voor de algemene sociale dienst om het meerwerk dat daar is ontstaan, mee op te vangen.

3.2. PERSONEELSBEZETTING VANAF 1 JANUARI 2019

Fedasil liet ons voor de zomer weten dat het Edegemse LOi met 29 plaatsen moest afbouwen.

Daardoor daalt het werkvolume aanzienlijk en moet bepaald worden hoeveel/welke mankracht nog zal ingezet worden voor het LOI vanaf 1 januari 2019. Daarbij is het heel belangrijk om samen met de vaststelling van de resterende personeelsbezetting voor het LOI aan de betrokken personeelsleden te communiceren of hun volledige tewerkstelling bij OCMW Edegem vanaf 1 januari 2019 gegarandeerd zal blijven.

3.2.1. Financiële simulatie

Fedasil gaf aan dat de 20 resterende plaatsen moesten opgedeeld worden in volgende configuratie: 4 x alleenstaande man, 1 x familie van 2, 2 x familie van 3, 2 x familie van 4.

Vóór 15 augustus 2018 moesten we laten weten of we akkoord waren met deze configuratie.

Na overleg met de voorzitter eind juli, begin augustus, werd geen afwijking van de configuratie gevraagd en werden volgende adressen weerhouden:

In overleg met het hoofd van de sociale dienst en de adjunct-algemeen directeur maakte voormalig financieel beheerder Katrien Van Hove een financiële simulatie. Daaruit blijkt dat het afgeslankte LOI break-even kan draaien mits het respecteren van volgende parameters (zie bijlage):

• Personeelsbezetting: 3 x 0.25 VTE MA genomen, alsook 0,25 VTE logistiek medewerker. Dit wil dus zeggen een halvering van de personeelscapaciteit.
• Woonkosten: de kosten uit rekening 2017 werden genomen. Voor het huis van de Boerenlegerstraat 38 werd voor de bepaling van de huurkost en andere kosten het huis van Opstal 47 als referentie genomen.
• Overige kosten: voor de meeste posten werd 50% genomen (afbouw is 29/49, maar dat wil niet zeggen dat kosten daar ook mee afnemen)
• Bezettingspercentage: 80%
• Leef- en zakgeld: ook daar kan hard mee gespeeld worden, afhankelijk van leeftijd kinderen. Voor woningen voor 2 personen werd als uitgangspunt 2 alleenstaanden genomen.
• Toelagen Fedasil: op elk adres werd een bezetting met 2 volwassenen genomen en als er meer plaatsen waren werden de overige plaatsen als kindplaatsen gerekend.
• Besparing op alle subsidietarieven Fedasil met 2%

De conclusie uit de financiële simulatie was dat er een marge op het LOI is. Door arbeidstijd die vanuit de ondersteunende diensten naar het LOI gaat, door te rekenen, kan die marge op nul gebracht worden.Het opvangen van asielzoekers is immers een taak van de federale overheid. Deze vraagt aan de lokale besturen om een gedeelte hiervan over te nemen dus moeten alle realistisch gemaakte kosten die dit meebrengt verrekend worden op deze post.De doorrekening zal gebeuren via interne facturatie in de jaarrekening zelf (zoals het nu gebeurt) en niet alleen in de verantwoording achteraf.

Gezien de grote algemene noden van de algemene sociale dienst zoals die blijken uit deel 1 van de nota, maar gezien ook het feit dat er in 2018 nog steeds onbestemde subsidiegelden zijn voor de integratie van erkende vluchtelingen en subsidiair beschermden (zie punt 4.4), wordt voorgesteld om het vrijgekomen aantal VTE als volgt in te zetten zodat er geen afbouw van tewerkstelling is:

• 1 x 0,25 VTE voor opvang meerwerk algemene sociale dienst;
• 1 x 0,25 VTE voor opvang meerwerk algemene sociale dienst en voor opvang van het onthaal na het pensioen van de huidige onthaalmedewerker.
• 1 x 0,25 VTE voor extra acties rond integratie van erkende asielzoekers en subsidiair beschermden (cfr subsidies in punt 4.4) tijdens de rest van 2018 en verder in 2019 en vanaf dan ook voor projectwerking rond de integrale aanpak van kinderarmoede.
• 1 x 0,25 VTE logistiek medewerker: op het budget 2018 (en daarna) staat hij voltijds gebudgetteerd op c-niveau. Naast zijn 0,25 VTE logistiek LOI is hij voor 0,25 VTE nodig voor de organisatie van de voedselbedeling (wat nu de MA’s doen) en het actiever ontwikkelen daarvan en ondersteuning activering van cliënten

Reeds sinds lange tijd bestaat er een grote werkdruk binnen de algemene sociale dienst.

De wijziging in de wetgeving over de Gepersonaliseerde Projecten voor Maatschappelijke Integratie (hierna genoemd GPMI) en over de Tijdelijke Werkervaring (hierna genoemd TWE) levert meerwerk op voor de algemene sociale dienst in het algemeen en voor de cel arbeidstrajectbegeleiding & activering in het bijzonder.

Daarbovenop is het OCMW ook, naast de VDAB, toeleider geworden om cliënten in het Wijkwerksysteem te krijgen. Ook daarvoor zit een grote groep cliënten te wachten die tot nu toe nog niet aan de bak kwamen.

Om die nieuwe uitdagingen op het vlak van individuele trajectbegeleiding aan te kunnen, voorziet de bevoegde federale Minister een subsidie voor bijkomende twerkstelling van 10% van het leefloon per afgesloten GPMI. Het bestuur moet zich hier tegenover positioneren.

Begin juli ontving OCMW Edegem van Fedasil de mededeling dat het Lokaal Opvanginitiatief voor asielzoekers (LOI) tegen 1 januari 2019 moet afgebouwd worden met 29 plaatsen zodat er 20 overblijven. Daardoor daalt het werkvolume van de betrokken maatschappelijk assistenten en de logistieke medewerker. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 17 juli ll. vroeg de Algemeen Directeur en de Adjunct Algemeen Directeur om de implicaties van deze brief in beeld te brengen en voor te stellen op de plenaire raad van 18 september 2018.

Om voornoemde vragen te kunnen onderbouwen en om te weten welke personeelscapaciteit nu globaal nodig is voor de algemene sociale dienst, werd afgesproken dat de adjunct algemeen directeur en het hoofd sociale dienst een objectivering zouden maken van de personeelsbehoefte. Daarom vindt u in bijlage een uitgebreide nota.

Het management adviseert om deze globale discussie, gezien het moment zo vlak voor de gemeenteraadsverkiezingen, qua timing op te splitsen in twee fasen:

• op 18 september 2018 een besluit te nemen over de zich snel aandoende kwesties rond de bijkomende arbeidstrajectbegeleider en  het behoud van de fullt-time tewerkstelling van de huidige LOI-medewerkers;
• in de eerste jaarhelft van 2019 een antwoord te kunnen geven op de globale personeelsbehoefte van de algemene sociale dienst na afloop van het kerntakendebat.