De dienst Plannning&Inrichting meent dat een addendum of bijakte noodzakelijk en billijk is:
- De groenaanleg is een belangrijk onderdeel van de nieuwe weginrichting en verhoogt de leefbaarheid in de straat.
- De voorbereidende (grond- en grondverbeteringswerken) in de plantvakken van de wegenis moeten afgestemd zijn op het toekomstige groen en omgekeerd. Voor de continuïteit van de opdracht is het logisch en aangewezen dat de bijkomende studie voor de groenaanleg wordt uitgevoerd door het studiebureau van de hoofdopdracht (Evolta).
- Evolta heeft in 2015 al een eerste groenontwerp (onbezoldigd) opgemaakt om de bouwaanvraag te stofferen. Er moest immers aangetoond worden dat het aanwezige groen dat moest verdwijnen met de heraanleg voldoende werd gecompenseerd door nieuw groen.
- Op vraag van de gemeente heeft het studiebureau Evolta eind 2016 het vroegere groenconcept bijgewerkt naar een meer efficiënter onderhoudbaar groenconcept. Dit maakt dat er door Evolta sowieso al prestaties werden geleverd die nog zullen gevorderd worden. Dit kan best transparant geregeld worden via een bijakte.
In het addendum wordt voor de groenaanleg een aanpassingscoëfficiënt voorgesteld van 0,9.
De aanpassingscoëfficiënt voor de wegen- en rioolwerken (inclusief de voorbereidende werken in de plantvakken) blijft 0,6.
De verhoging van de coëfficiënt heeft bijgevolg enkel weerslag op het plantmateriaal (levering en plaatsing) en het onderhoud (waarborgtermijn 3 jaar) ervan.
Deze aanvullende opdracht kan via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking geplaatst worden bij het studiebureau Evolta omdat:
- de opdracht technisch niet van de hoofdopdracht kan gescheiden worden;
- de opdracht strikt noodzakelijk is voor de vervolmaking van de opdracht;
- de raming van de aanvullende opdracht kleiner is dan 50% van de hoofdopdracht.
Artikel 26 §1, 2°, a) van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
De overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking in het geval van een overheidsopdracht voor werken of diensten wanneer het gaat om aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk geplande ontwerp, noch in de oorspronkelijke opdracht zijn vermeld en die noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de erin beschreven werken of diensten, op voorwaarde dat ze worden gegund aan degene die deze werken of diensten uitvoert en het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan vijftig percent van het bedrag van de hoofdopdracht:
- wanneer deze aanvullende werken of diensten technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder een ernstig bezwaar op te leveren voor de aanbestedende overheid;
- wanneer deze werken of diensten, alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan.
Op 20 juni 2007 keurde de gemeenteraad de studieovereenkomst goed tussen de gemeente Edegem en het studiebureau Hevec voor de heraanleg van de Drie Eikenstraat tussen Prins Boudewijnlaan en Wilrijkstraat. Deze overeenkomst vermeldde geen specifieke bepalingen over een eventuele groenaanleg.
Intussen heeft Evolta de opdracht van Hevec overgenomen en werd de wegenisopdracht uitgebreid met:
- de heraanleg van een deel van de Ter Borchtlaan tussen Drie Eikenstraat en Ten Boschstraat, voor de realisatie van het Largas-kruispunt;
- de Joe Englishlaan (volledig), naar aanleiding van de aanleg van het Largas-kruispunt en de nog ontbrekende omgevingswerken van de verkaveling Condominium Zuid (thans omgeving Theo Mertensplein) in de Joe Englishlaan;
- kleinere verkeersingrepen elders in de Drie Eikenstraat, Doornstraat en Wilrijkstraat in het kader van de toekomstige overdracht van de straat van AWV naar de gemeente.
Bij het finaliseren van het wegenisontwerp werd in 2016 verder geopteerd om:
- de groenaanleg los van de wegeniswerken aan te besteden om zo meer garanties te hebben op kwalitatiever groen; en:
- in het kader van de toekomstige overdracht, de bestaande groeninrichting van de hele Drie Eikenstraat te optimaliseren met het oog op efficiënter onderhoud.
Het studiebureau Evolta liet eind vorig jaar weten dat ze de studie van de groenaanleg onmogelijk aan dezelfde voorwaarden van 2007 (aanpassingscoëfficiënt = 0,6) kunnen uitvoeren en bezorgde de gemeente bijgevoegde bijakte aan de studieopdracht (met aanpassingscoëfficiënt = 0,9).
De raad keurt de bijakte voor de studie van de groenaanleg als aanvullende opdracht op de studieovereenkomst voor de wegen- en rioolwerken in de Drie Eikenstraat goed.
De raad keurt de ruwe raming van de aanvullende opdracht voor 30 000 EUR goed.
De raad keurt de gunningswijze via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking goed.