Vanaf 2019 zullen de akten van de burgerlijke stand volledig gedigitaliseerd moeten worden. Dit betekent voor de dienst publieke dienstverlening heel wat werk in 2018 (totaal: 4 736 items).
Dit zal gedeeltelijk kunnen gebeuren via een bulkmigratie maar er is toch ook wel manueel werk, onder andere voor de validatie van akten. Het diensthoofd van publieke dienstverlening wenst hiervoor tijdelijke ondersteuning via Wijk-werken.
Het gaat hier om een takenpakket dat haalbaar is voor de doelgroep van het Wijk-werken maar tegelijkertijd de kans biedt om een aantal competenties te verwerven die noodzakelijk zijn in functie van een doorstroming naar het normaal arbeidscircuit.
Decreet betreffende Wijk-werken en diverse bepalingen in het kader van de zesde staatshervorming van 13 juni 2017 en de bijhorende memorie van toelichting
Besluit van de Vlaamse regering van 29 september 2017 betreffende Wijk-werken.
Raadsbesluit van 23 oktober 2017
De raad keurt de samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht betreffende de oprichting van een organisator Wijk-werken, onder de vorm van een interlokale vereniging (zonder rechtspersoonlijkheid), goed. De samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten met de zeven andere gemeenten en OCMW's van het Zora (Zuidoostrand Antwerpen)-gebied, zijnde Boechout, Borsbeek, Hove, Lint, Kontich, Mortsel en Wommelgem.
Vanaf 1 januari 2018 wordt PWA vervangen door Wijk-werken. Wijk-werken is bedoeld om mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt terug een eerste zeer eenvoudige opstap te geven naar werk toe.
De gemeenteraad keurde op 23 oktober 2017 in dit kader de oprichting van een interlokale vereniging "Wijk-werken" goed. De jobs die in aanmerking komen voor het Wijk-werken zijn in grote mate dezelfde als de taken die binnen het voormalige PWA uitgevoerd werden. De Raad van Bestuur van VDAB voorziet in een lijst met toegestane activiteiten in het kader van Wijk-werken op Vlaams niveau.
Daarnaast is er ook een mogelijkheid om als gebruiker of als gemeente bijkomende activiteiten aan die lijst toe te voegen. Dat is dus een mogelijkheid om de lokale behoeften zo goed mogelijk af te dekken en die moeten we ten volle gebruiken. Het enige afwegingscriterium is of we als gebruiker hiermee geen reguliere arbeid verdringen.
DABS
Vanaf 2019 schakelt de burgerlijke stand - verplicht- volledig over op digitaal werken. DABS (Digitale akten burgerlijke stand) is het platform, gekoppeld aan het rijksregister, waarop dit zal
gebeuren. Akten, opgemaakt vanaf 2019 worden dus opgeladen in dit systeem en zullen vanaf dan digitaal beschikbaar zijn via DABS. Deze werkwijze zal voor een vereenvoudiging zorgen zowel naar burgers als naar collega-besturen en medewerkers toe.
Enkele voorbeelden:
- Een akte is digitaal beschikbaar en kan door een gemeentelijke medewerker opgevraagd worden. Een collega uit Leuven kan bijvoorbeeld in het kader van een huwelijksdossier de geboorteakte via DABS opvragen en heeft deze onmiddellijk ter beschikking.
- Door de koppeling met het rijksregister worden de betrokken IT’s in het RR automatisch aangepast. Bv. iemand huwt: door het opladen van de akte, wordt de burgerlijke staat van beide partners in het RR aangepast. Iemand sterft, nu moet de overlijdensgemeente de woonstgemeente verwittigen waarna de woonstgemeente het RR zal aanpassen. In de toekomst zal dit automatisch verlopen.
- Bij een echtscheiding, wordt momenteel het vonnis overgeschreven in de registers en wordt bijkomend een randmelding gemaakt bij de huwelijksakte. Dit gebeurt in de gemeente van
huwelijk. Vervolgens krijgt de huidige woonstgemeente een kennisgeving en passen zij het RR aan. In de toekomst zullen de parketten de echtscheiding zelf in DABS opladen, zal er vervolgens in de betrokken huwelijksakte automatisch een randmelding komen en zal weerom de burgerlijke staat in het RR automatisch aangepast worden. Indien eender wie nadien in DABS de huwelijksakte opvraagt, zal duidelijk zijn dat men gescheiden is.
Dit alles kan uiteraard enkel gebeuren voor die akten die digitaal in DABS beschikbaar zijn. Besturen hebben echter de mogelijkheid om hun oude akten in dit systeem op te laden (= migratie naar DABS). Deze migratie kan ad hoc verlopen. Telkens iemand een akte nodig heeft, die nog niet digitaal beschikbaar is, zal er via het systeem een notificatie komen waarna de akte moet opgeladen worden en voorzien worden van de nodige metadata voor aflevering afschriften en uittreksels. Vanaf dan is deze akte voor alle toekomstige opvragingen, digitaal beschikbaar. Je kan er ook voor opteren om in bulk te migreren. Dit heeft enkel zin voor die akten waar nog “beweging” op zit, die met andere woorden nog opgevraagd worden of aan wijzigingen onderhevig zijn.
Context Edegem
Edegem is als overlijdensgemeente en geboortegemeente een gemeente waar veel opvragingen gebeuren.
- Wij zullen voor het lopende jaar uitkomen op meer dan 1 200 geboorten en rond de 850 à 900 overlijdens!
- Momenteel worden er zo’n 250 afschriften/uittreksels per maand opgevraagd bij onze diensten.
- Verder stellen wij vast dat meer dat ongeveer de helft van de afgesloten huwelijken op termijn uitmondt in een echtscheiding.
In het verleden werd niet gekozen voor het systematisch inscannen van akten en voorzien van metadata door professionele firma’s. Wij hebben sinds 2014 wel ingescande akten in tif en pdf formaat, dit zonder metadata.
De raad keurt "digitaliseren akten van de burgerlijke stand" goed als uitzonderingsactiviteit voor Wijk-werken aanvullend op de door VDAB gevalideerde lijst voor Wijk-werken.