Het ontwerp van de nieuwe bibliotheek en vrijetijdscentrum op de hoek van de Strijdersstraat en de Terelsstraat werd toegewezen aan het architectenbureau Marc Koehler Architecten.
De gemeenteraad keurde op 27 november 2017 bestek, raming en gunningswijze goed voor de bouw van het VTC.
Niet gunning binnen de lopende procedure
Art. 85 van de Wet op de overheidsopdrachten van 17/6/2016 stelt dat het volgen van een procedure geen verplichting inhoudt tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
Stopzetten huidige procedure en opstart van de mededingingsprocedure met onderhandeling
Op grond van artikel 38 § 1, 2° van de Wet van 17 juni 2016 kan de gemeente Edegem een mededingingsprocedure met onderhandeling opstarten wanneer naar aanleiding van een openbare of niet-openbare procedure, enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend. In deze moet besloten worden dat enkel onaanvaardbare offertes zijn ingediend in die zin dat al de offertes het door de gemeente geraamde opdrachtbedrag, aanzienlijk overschrijden. Ter zake kan verwezen worden naar de zitting van de gemeenteraad van juni 2017 waarop een raming van 2 425 060 EUR, inclusief BTW en provisie werd goedgekeurd. De twee ontvangen offertes binnen de initiële procedure overschrijden de goedgekeurde raming met meer dan 36%.
De opdracht kan aldus niet worden toegewezen in huidig stadium gelet op de voor de aanbestedende overheid onaanvaardbare prijzen en het gebrek aan budget. De offerteprijzen overstijgen ruimschoots het beschikbare budget zodat nu reeds vaststaat dat het niet mogelijk is de uit te voeren werken, conform de ingediende offertes, te betalen.
Dat na nazicht niet blijkt dat er geen aanvaardbare bieding(n) zou(den) kunnen tussenkomen zo de inschrijvers een hernieuwde studie van het technisch bestek doorvoeren dan wel bepaalde uit te voeren werken en te leveren prestaties zouden kunnen worden verduidelijkt door de opdrachtgever zonder dat daartoe de opdracht zoals bekendgemaakt wezenlijk zou moeten worden gewijzigd.
Om die redenen wordt derhalve beslist de lopende procedure stop te zetten en een mededingingsprocedure met onderhandeling conform artikel 38 § 1, 2° van de Wet van 17 juni 2016 op te starten.
Edegem zal minstens 1 onderhandelingsronde voeren. We willen daarbij de expertise van de aannemers inzetten en actief bevragen naar kostenbesparende wijzigingen in de technische uitwerking van het ontwerp.
Aan de opstart van de nieuwe procedure wordt een nieuw bestek gekoppeld, zijnde dat er wezenlijk niets essentieel aan de bepalingen wijzigt.
Artikel 35 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016
Dit artikel bepaalt dat de plaatsing van overheidsopdrachten, mits een aankondiging van een opdracht werd bekendgemaakt, gebeurt volgens één van de volgende procedures:
De raad keurt de plannen, lastvoorwaarden en de raming voor de bouw van het VTC (vrijetijdscentrum) voor een bedrag van op 2 425 060 EUR, inclusief BTW en provisie goed.
De raad keurt de gunningswijze via de mededingingsprocedure met onderhandeling goed.