Het gemeentebestuur moet een gebruiksovereenkomst afsluiten voor het gebruik van het kunstgrasveld met duidelijke rechten en plichten van de gebruiker en eigenaar waaronder de afspraken over een zorgvuldig onderhoud. Inbegrepen is het gespecialiseerd onderhoud door de aannemer -niet het wekelijks onderhoud- gedurende de looptijd van tien jaar. deze periode is ingegaan vanaf 1 juli 2015 en loopt tot 30 juni 2025. Concreet betekent dit dat de contractant vanaf die laatste datum ook zelf moet instaan voor dit gespecialiseerd onderhoud tot de beëindiging van de afbetaling van de investeringsbijdrage voor het kunstgrasveld op 31 mei 2027.
Omwille van deze overlap tussen de terugbetaling van de investeringsbijdrage en de overname van het gespecialiseerd onderhoud vanaf 30 juni 2025, werd overeengekomen met F.C. Belgica dat bij de omzetting van huidig gebruiksrecht van het kunstgrasveld naar de erfpachtovereenkomst voor de gehele site in 2027 de erfpachtcanon gedurende de eerste drie jaren ongewijzigd zal blijven. Pas vanaf 1 mei 2030 zal de erfpachtcanon verhoogd worden op basis van de oppervlakte van het toegevoegde kunstgrasveld.
Er is een nieuwe erfpachtovereenkomst opgesteld voor de terreinen van het Vic Coveliersstadion met F.C. Belgica en vzw ABES voor de velden B en C. Na tien jaar zal ook het kunstgrasveld, veld A, worden opgenomen in de erfpacht. In de tussenperiode van tien jaar betaalt F.C. Belgica een investeringsbijdrage voor het door de gemeente aangelegd kunstgrasveld. De aanleg hiervan gebeurde als project binnen het Vlaams sportinfrastructuurplan - derde cluster kunstgrasvelden - van de Vlaamse Overheid. Een bindende voorwaarde hieraan gekoppeld is het ter beschikking stellen van het veld aan geïnteresseerde gebruikers tegen betaling van een gebruiksvergoeding, te betalen aan het gemeentebestuur gedurende de looptijd van tien jaar.
De raad keurt de gebruiksovereenkomst afgesloten met F.C. Belgica goed voor het kunstgrasveld Vic Coveliersstadion, veld A, en dit voor de periode 1 juni 2017 tot 31 mei 2027. Het jaarlijks te betalen bedrag bedraagt 315,70 EUR, indexeerbaar.