Het verslag van de openbare vergadering van de plenaire raad wordt aangenomen en goedgekeurd.
Het zal aldus in het register der notulen worden overgenomen.
Het lastenboek zoalg goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7 juni 2016.
Zie vergelijkend verslag van de verschillende offertes door Frank Van Akelijken, coördinator facilitaire diensten van WZC Immaculata, in bijlage.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn wijst de opdracht tot het plaatsen van buitenzonnewering in het WZC Immaculata toe aan de firma Winsol nv, Roeselaarsestraat 542 te 8870 Izegem, België voor een totaalbedrag van 121.898,50 euro, inclusief BTW.
De organisatie zoekt voortdurend naar mogelijkheden om het werk efficiënter te organiseren.
Hoofdverpleegkundigen steken veel tijd in het plannen van personeelsleden.
De personeelsdienst zet hiervoor de roosters per individueel personeelslid klaar in excel.
Dit werkproces is zeer omslachtig en vatbaar voor fouten.
Het WZC heeft nood aan een goede planningssoftware die de gebruiker leidt doorheen alle mogelijke wettelijke beperkingen.
Bespreking op de vergadering:
Dhr. Maarten Vergauwen heeft volgende opmerkingen/vragen/suggesties op het ontwerp van bestek:
Technische bepalingen:
Voorwerp van de opdracht: algemene doelstellingen
punt 1: Bij het plannen moeten er verschillende controles uitgevoerd--> moet de software die controles doen? Verduidelijken aub. Bijv. de software detecteert automatisch de schendingen van de wettelijke voorschriften …
punt 3: Indien het programma in real time tijdsregistraties kan inlezen (vb. vanuit een prikklok) --> aangeven aub welke prikklok we nu hebben en uitdrukkelijk vermelden dat de firma het eigen prikkloksysteem kan aanbieden
Gebruikers en beveiliging.
Het programma is bedoeld voor 40 gebruikers --> duidelijk onderscheid maken met raadplegers. In de offerte moet duidelijk zijn welk soort gebruik de gebruikerslicentie voorziet? Is het de bedoeling dat de 10 slaat op enkel planners of ook raadplegers?
IT platform en installatie:
Het aangeboden systeem zal functioneren in een SQL-omgeving --> deze vermelding kan verwarrend zijn. Werd dit met de IT-verantwoordelijke afgetoetst? Hebben we een voorkeur voor een bepaalde technologie of willen we het zo veel mogelijk open laten?
Bijkomende opties indien beschikbaar
Algemeen: is de periode waarbinnen geïnteresseerde bedrijven hun offerte kunnen indienen tot 6/10 nog realistisch als nog een en ander moet nagekeken worden?
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het lastenboek met het oog op het leveren, installeren en introduceren van een geautomatiseerde personeelsplanning voor WZC Immaculata goed mits verwerking van de antwoorden op de gestelde vragen.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de gunningsprocedure goed: ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING.
Goedkeuring van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd. datum om voortaan het Zorgbedrijf Antwerpen (samen slimmer shoppen) in te schakelen als opdrachtencentrale in het kader van overheidsopdrachten.
WZC Immaculata heeft zich ingeschreven in de overheidsopdracht "Single Distributor voeding" van het Zorgbedrijf.
De opdracht werd op 30/06/2016 door het zorgbedrijf aan Bidvest Flanders NV gegund.
Op het BC seniorenzorg dd. 30 augustus 2016 heeft directeur Myriam Claus hierover gerapporteerd:
In overleg met Bidvest en hoofd van de keuken opteert WZC Immaculata er voor gradueel op te starten m.i.v. 01/10/2016. Vanaf 1/10 willen ze, wat tot heden besteld werd bij Java, bestellen bij Bidvest. Najaar 2016 hopen ze in staat te zijn de prijsvergelijking te maken voor de artikelen van de samenwerkende fabrikanten. Uiterlijk 01/01/2017 hopen ze het instapproces af te ronden.
WZC Immaculata heeft een aantal leveranciers waar ze zelf heden zeer tevreden over zijn (en die niet in de bijkomende leveranciersgroep van de aanbesteding zitten). Die samenwerking willen ze niet abrupt beëindigen. Ze willen ook kijken hoe ze “veilig” kunnen werken. Mocht Bidvest failliet gaan of stockbreuken kennen willen ze ook nog maaltijden kunnen bezorgen aan onze bewoners en klanten thuiszorg.
Contractduur: 24 maanden met mogelijkheid tot 2x verlenging 12 maanden.
Vers brood en gebak werd reeds afzonderlijk aanbesteed.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het instappen door WZC Immaculata in de raamovereenkomst van Zorgbedrijf Antwerpen ivm Single Distributor Voeding met Bidinvest Flanders NV met maatschappelijke zetel te Kasteleinstraat 17, 9150 Kruibeke, doch voorlopig beperkt tot de voedingsartikelen uit de meetstaat en dit met ingang van 1 oktober 2016. Een eventuele verdere toewijzing voor voedingsartikelen buiten de meetstaat zal beslist worden na een analyse die het WZC zal uitvoeren tegen 1/1/17.
Het organiseren van procedures rond overheidsopdrachten is expertenwerk. OCMW Edegem doet daarop soms beroep op opdrachtencentrales zoals Farys en Zorgbedrijf Antwerpen.
Ook de gemeente kan als opdrachtencentrale in het kader van de overheidsopdrachtenwetgeving fungeren.
Een opdrachtencentrale is de aanbestedende overheid die hetzij leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten, hetzij overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst mbt leveringen, werken of diensten voor rekening van aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. De opdrachtencentrale sluit m.a.w. overheidsopdrachten af met leveranciers of dienstverleners waarbij vervolgens andere aanbestedende overheden hun bestellingen rechtstreeks bij de leverancier of dienstverlener kunnen plaatsen. De bestellingen die op basis van de
door de opdrachtencentrale afgesloten contracten worden geplaatst, gebeuren dus niet door de opdrachtencentrale zelf, maar door de aanbestedende overheden die gebruik maken van de overeenkomsten afgesloten door de opdrachtencentrale
Een concreet toepassingsgeval doet zich nu voor rond het bestellen van omslagen voor het lokaal bestuur:
Amerikaanse enveloppen – bedrukt – zonder venster - 5000 ex.
|
formaat: |
114 x 229 mm |
|||||||
|
kwaliteit: |
wit 80gr/m2 - blauwe binnendruk (of eventueel wit) |
|||||||
|
klep: |
zelfklevend met strip |
|||||||
|
opdruk: |
1 kleur, zwart / recto – logo door te sturen |
|||||||
|
zakomslagen - bedrukt - zonder venster - 1000 ex |
||||||||
|
formaat: |
160 x 240 mm |
|||||||
|
kwaliteit: |
effen bruine kraft 90gr/m2 - zelfklevende klep met strip |
|||||||
|
opdruk: |
1 kleur, zwart / recto - volgens bestaand model |
|||||||
|
formaat: |
230 x 310 mm |
|||||||
|
kwaliteit: |
effen bruine kraft 90gr/m2 - zelfklevende klep met strip |
|||||||
|
opdruk: |
1 kleur, zwart / recto – logo door te sturen |
|
||||||
Artikel 52-53 van het OCMW-decreet
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verklaart zich akkoord om een beroep te doen op de gemeente Edegem als opdrachtencentrale in het kader van de reglementering op de overheidsopdrachten.
Het organiseren van procedures rond overheidsopdrachten is expertenwerk. OCMW Edegem doet daarop soms beroep op opdrachtencentrales zoals Farys en Zorgbedrijf Antwerpen.
Ook de gemeente kan als opdrachtencentrale in het kader van de overheidsopdrachtenwetgeving fungeren.
Een opdrachtencentrale is de aanbestedende overheid die hetzij leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten, hetzij overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst mbt leveringen, werken of diensten voor rekening van aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. De opdrachtencentrale sluit m.a.w. overheidsopdrachten af met leveranciers of dienstverleners waarbij vervolgens andere aanbestedende overheden hun bestellingen rechtstreeks bij de leverancier of dienstverlener kunnen plaatsen. De bestellingen die op basis van de
door de opdrachtencentrale afgesloten contracten worden geplaatst, gebeuren dus niet door de opdrachtencentrale zelf, maar door de aanbestedende overheden die gebruik maken van de overeenkomsten afgesloten door de opdrachtencentrale
De aanbestedende overheid die beroep doet op een opdrachtencentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te voeren (artikel 15 wet van 15 juni 2006).
Een concreet toepassingsgeval doet zich nu voor rond de groepsaankoop voor energie (elektriciteit en aardgas).
OCMW Edegem deed in 2013 via de gemeente mee aan de groepsaankoop elektriciteit en aardgas via Eandis.
De gemeente kreeg in juni ll. een brief van Eandis dat ze eind september met de nieuwe aankoopprocedure willen starten. Zij het contract afloopt in december 2017. Zij lichtten ons hierover per mail dd. 16 september 2016.
Het bestuur heeft 3 keuzes:
- instappen in het aanbod energielevering van het Vlaams Energiebedrijf (VEB). (= nieuw bij deze groepsaankoop)
- instappen in de groepsaankoop energie, begeleid door Eandis.
- eigen aanbesteding, eigen consultatie vrije markt.
Het grootste verschil tussen het VEB en de groepsaankoop via Eandis is:
- het VEB koopt dagelijks energie aan op de korte termijnmarkt (KT),
- Eandis koopt energie aan op de lange termijnmarkt (LT).
De voorbije jaren bleek de KT-markt goedkoper, maar er zijn geen garanties voor de toekomst
Artikel 52-53 van het OCMW-decreet
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verklaart zich akkoord om een beroep te doen op de gemeente Edegem als opdrachtencentrale in het kader van de overheidsopdracht "groepsaankoop energie (elektriciteit en gas)".
De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. deze overheidsopdracht.
In het kader van de sociale maribel reglementering heeft OCMW Edegem momenteel een toekenning van 19,09 VTE. Sinds 2005 is dat een toename van 9,5 VTE op het arbeidsvolume van 192,93 VTE van toen. We moeten dus minimum 202,43 VTE tewerkstellen om de subsidie te blijven behouden, volgens de oorspronkelijke voorwaarden. De laatste toekenning dateert van 1 april 2014 (0,5 VTE).
De subsidies bedragen momenteel afgerond 630.000 euro, dus gemiddeld 33.000 euro per VTE.
Dit zal waarschijnlijk wijzigen door het nieuwe KB van 1 juni 2016 (B.S. 17 juni 2016) tot wijziging van het Koninklijk besluit van 18 juli 2002 houdende maatregelen met het oog op de bevordering van de tewerkstelling in de non-profit sector, ter uitvoering van de taks-shift. Bij de beoordeling van de verhoging van het arbeidsvolume, zal het arbeidsvolume van het jaar van de laatste toekenning (= jaar “n”, het jaar waarin aan desbetreffende werkgever voor de laatste maal één of meerdere arbeidsplaatsen Sociale Maribel werden toegekend) vergeleken worden met het gemiddelde van de arbeidsvolumes van de jaren (n-3) en (n-2), zijnde het derde jaar en het tweede jaar voorafgaand aan het jaar van de laatste toekenning.
Zowel Dibiss als VVSG geven aan dat dit zo moet geïnterpreteerd worden dat het jaar n gebetonneerd blijft. Het jaar n is dan het laatste jaar van toekenning (voor ons 2014). Men kijkt of er een voldoende stijging is ten opzichte van het gemiddelde van jaren n-2 en n-3 (voor ons dus gemiddelde 2011 en 2012). De zo berekende subsidie blijft dan voor
de komende jaren, dus ook voor 2017 en 2018. Enkel een nieuwe aanvraag (en toekenning), bvb.
n.a.v. oproep 31/08/2016, zou dan een verschuiving betekenen van het jaar n naar 2016. Het te
behalen arbeidsvolume wordt dan het gemiddelde van 2013 (n-3) en 2014 (n-2).
Voor ons zou dit een verlies betekenen van 10,70 VTE (353.100 euro) of 11,46 VTE (378.180 euro), respectievelijk bij het niet of wel aanvragen van een nieuwe arbeidsplaats. De raad van 19 juli 2016 besliste reeds om geen nieuwe aanvraag te doen, gezien we ons dan akkoord verklaren met het nieuwe KB. Wel werd in die raad beslist om een aanvraag tot afwijking te doen, dewelke ondertussen ingediend werd.
Recent werd door ABB aangeraden om à priori een rechtvaardiging aan te vragen voor niet-handhaving van het arbeidsvolume voor subsidiejaar 2016. Mogelijk behouden we dan onze subsidie voor het lopende jaar.
De secretaris en de financieel beheerder hebben dit dossier afgestemd met Hilde Waltniel van DIBISS, de mensen van ABB en de VVSG.
Mevrouw Waltniel van Dibiss gaf in een telefonisch onderhoud tussen haar en de secretaris, dd 12 september 2016, onderstaande aan.
1) Aanvraag afwijking tewerkstellingsverbintenis (artikel 14): haar verwachting is dat die kan gevalideerd worden voor én gezinszorg én gesco. Normaal moet een bestuur dit aanvragen voordat de overheid de beslissing neemt maar dat zou in ons dossier (nog altijd duidelijke groei tov 2005) niet nodig zijn. Het is sowieso goed dat we deze aanvraag gedaan hebben want een validatie van deze aanvraag geldt voor de toekomst. We vermoeden dat deze behandeld zal worden tijdens het beheerscomité van 22 september ek. (telkens de vierde donderdag van de maand).
2) Artikel 50§2 van het KB van 18 juli 2002 houdende maatregelen met het oog op de
bevordering van de tewerkstelling in de non-profit sector. (BS 22.08.2002), voorziet in de mogelijkheid een à posteriori rechtvaardiging te geven aan het beheerscomité wanneer het arbeidsvolume niet voldoende gestegen is. De rechtvaardiging (artikel 50) moet normaal gezien gegeven worden naar aanleiding van de controle over een concreet jaar. En als die aanvaard wordt, geldt dit voor het verleden. Het gaat dus om twee verschillende procedures die perfect combineerbaar zijn.
Gezien de uitzonderlijke omstandigheden, is het beheerscomité inderdaad van plan om een algemene maatregel te nemen aangezien het nieuwe KB midden in een kalenderjaar is uitgevaardigd en ingegaan én omdat “de nieuwe regeling niet beantwoordt aan het doel”. Dit zou op de agenda komen van het beheerscomité van oktober (in principe 27 oktober) . Als die algemene maatregel er komt, zal men bij de controle (in 2017 voor het jaar 2016) 2005 blijven hanteren als refertejaar. En dan hebben we nog altijd een groei van het personeelsaantal, waardoor er geen terugvordering van subsidies zal volgen.
Eventuele bijsturingen van het KB door minister Peeters, zouden er pas komen 2017 . Dit na de evaluatie van het nieuwe systeem waarbij het arbeidsvolume in 2016 zal vergeleken worden met dit in 2014 en 2013.
Gegeven deze waardevolle informatie is het aangewezen een à priori aanvraag tot niet-handhaving in te dienen. Het ocmw van Edegem verstuurt deze best zo snel mogelijk, doch na 22 september ek. om niet in het vaarwater te komen van de aanvraag tot afwijking. Indien ons dossier op hetzelfde comité kan besproken worden dan de geplande algemene maatregel, hebben we meer slagkracht. Vandaar de hoogdringendheid van dit punt opdat beide op het beheerscomité van 27 oktober ek. besproken kunnen worden. De secretaris en financieel beheerder zullen de aanvraag indienen.
Artikel 50§2 van het KB van 18 juli 2002 houdende maatregelen met het oog op de
bevordering van de tewerkstelling in de non-profit sector. (BS 22.08.2002),
§ 2. Het beheerscomité vergelijkt per werkgever [1 het gemiddelde van de arbeidsvolumes uit jaar (n-3) en (n-2) met het arbeidsvolume van het jaar van de laatste toekenning]1.
Indien het Beheerscomité vaststelt dat het verschil van het arbeidsvolume kleiner is dan het verschil van het aantal tussenkomsten bedoeld in artikel 12 en hij de meldingen zoals bedoeld in artikel 14 niet heeft goedgekeurd, vraagt het beheerscomité aan de werkgever het verschil te rechtvaardigen en meldt hem dat bij uitblijven van een antwoord of van een motivering goedgekeurd door het beheerscomité, de werkgever aan het Fonds de tussenkomsten bedoeld in artikel 12 en met betrekking tot dat jaar terug zal moeten storten. Deze terugvordering is beperkt tot het gedeelte dat groter is dan het verschil van het arbeidsvolume.
Voor zover de werkgever een rechtvaardiging heeft doorgestuurd in de maand tijdens dewelke de vraag hem werd overgemaakt, spreekt het beheerscomité zich uit over deze rechtvaardiging. Als het beheerscomité de rechtvaardiging niet goedkeurt, vraagt hij de werkgever hem het niet-gerechtvaardigde deel terug te storten.
KB 1 juni 2016 (B.S. 17 juni 2016) tot wijziging van het Koninklijk besluit van 18 juli 2002 houdende maatregelen met het oog op de bevordering van de tewerkstelling in de non-profit sector, ter uitvoering van de taks-shift.
Artikel 51 OCMW-decreet: de Raad heeft de volheid van bevoegdheid
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist een a priori aanvraag tot niet-handhaving in te dienen, bij het Beheerscomité van het fonds Sociale Maribel van de overheidssector. Er zal gevraagd worden dat te agenderen op het beheerscomité van 27 oktober 2016. Op dat comité zou ook een geplande algemene maatregel ter compensatie van de nefaste gevolgen van het vernoemde KB van 1 juni 2016 besproken worden. Een gezamenlijke behandeling geeft ons meer slagkracht.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn geeft aan voorzitter, secretaris en financieel beheerder de bevoegdheid om de aanvraag op te stellen en in te dienen.