2016_PL_00134 - Overheidsopdrachten - Gunningsprocedure - software personeelsplanning voor WZC Immaculata - Goedkeuring

De organisatie zoekt voortdurend naar mogelijkheden om het werk efficiënter te organiseren.

Hoofdverpleegkundigen steken veel tijd in het plannen van personeelsleden.

De personeelsdienst zet hiervoor de roosters per individueel personeelslid klaar in excel.

Dit werkproces is zeer omslachtig en vatbaar voor fouten.

Het WZC heeft nood aan een goede planningssoftware die de gebruiker leidt doorheen alle mogelijke wettelijke beperkingen.

Bespreking op de vergadering:

Dhr. Maarten Vergauwen heeft volgende opmerkingen/vragen/suggesties op het ontwerp van bestek:

Technische bepalingen:

Voorwerp van de opdracht: algemene doelstellingen

punt 1: Bij het plannen moeten er verschillende controles uitgevoerd--> moet de software die controles doen? Verduidelijken aub. Bijv. de software detecteert automatisch de schendingen van de wettelijke voorschriften …

punt 3: Indien het programma in real time tijdsregistraties kan inlezen (vb. vanuit een prikklok) --> aangeven aub welke prikklok we nu hebben en uitdrukkelijk vermelden dat de firma het eigen prikkloksysteem kan aanbieden

Gebruikers en beveiliging.

Het programma is bedoeld voor 40 gebruikers --> duidelijk onderscheid maken met raadplegers. In de offerte moet duidelijk zijn welk soort gebruik de gebruikerslicentie voorziet? Is het de bedoeling dat de 10 slaat op enkel planners of ook raadplegers?

IT platform en installatie:

Het aangeboden systeem zal functioneren in een SQL-omgeving --> deze vermelding kan verwarrend zijn. Werd dit met de IT-verantwoordelijke afgetoetst? Hebben we een voorkeur voor een bepaalde technologie of willen we het zo veel mogelijk open laten?

Bijkomende opties indien beschikbaar

1. Medewerkers kunnen via het web hun shift- en afwezigheidswensen ingeven. --> als dit zo is, voldoende veiligheidsmaatregelen voorzien want hackers kunnen het overbevragen zodat alles uitvalt.
   
   
2. De kandidaat leverancier zal opgeven op welke wijze onze prikklok kan gelinkt worden aan het uurroosterprogramma --> vermelden welke prikklok we nu hebben en aangeven of het ook een nieuwe prikklok mag zijn

Algemeen: is de periode waarbinnen geïnteresseerde bedrijven hun offerte kunnen indienen tot 6/10 nog realistisch als nog een en ander moet nagekeken worden?