Notulen  Plenaire raad

Het voorstel is om de delegatie voor uitgaven binnen het ocmw als volgt te organiseren:

Binnen het ocmw was de bevoegdheid voor exploitatiauitgaven en de voorziene investeringen tot 8 500EUR al gedelegeerd aan de managementteamleden. De functies worden nu nominatief opgenomen.

Daarenboven moest de vrijstelling van visum nog geregeld worden: enkel voor exploitatie-uitgaven tot 8 500EUR.

Het voorstel is om de delegatie voor uitgaven binnen het gemeentebestuur als volgt te organiseren:

Binnen het gemeentebestuur betekent dit de oprichting van een nieuw (digitaal) orgaan in E!Besluit nl. directeursbesluiten om directeuren toe te laten hun bevoegdheid uit te oefenen voor exploitatie-uitgaven en voorziene investeringen tot         8 500EUR.

Deze wijzigingen  heeft ook tot gevolg dat de vrijstelling van visum wijzigt nl. enkel exploitatie-uitgaven tot 1 250EUR.

Aanstellingsbevoegdheid gedelegeerd aan de secretaris bij besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd. 22 januari 2013

De raad moet geïnformeerd worden over de uitoefening door de secretaris van de aan hem gedelegeerde aanstellingsbevoegdheid.

budgethouderschap

De boekhouder (statutair - niveau B1-B3) heeft in augustus 2016 ontslag genomen.

Na een grondige bespreking wordt geopteerd voor de invulling van deze vacante functie in onderbezetting door een administratief medewerker (contractueel - niveau C1-C3).

De aanstellende overheid moet overeenkomstig de rechtspositieregeling van het personeel van het AC volgende zaken vaststellen bij de openverklaring:

1)  Art 4 RPR: bepaling van het soort procedure

1° door een aanwervingsprocedure;

2° door een bevorderingsprocedure;

3° door de procedure van interne personeelsmobiliteit;

4° door de procedure van externe personeelsmobiliteit;

5° door een combinatie van de procedures, vermeld in punt 1° en 2°, 1° en 3°, 1° en

     4°, 2° en 3°, 2°en 4° of in punt 1°, 2°, 3°en 4°. 

2)  Art 10/11 RPR WZC/AC: bepaling van de duur van de inschrijvingsperiode

Tussen de bekendmaking van een vacature en de uiterste datum voor de verzending van de kandidaturen, verlopen minstens zeven (WZC+TZ)/veertien (AC) kalenderdagen

14 kalenderdagen

3)  Artikel 8/9 RPR RPR WZC/AC: schrapping van diplomavereiste

In uitzonderlijke gevallen kan de aanstellende overheid bij de vacantverklaring van een betrekking van niveau A, B of C beslissen om het diplomavereiste dat als regel geldt voor dat niveau, te schrappen.

 NVT

4)  Artikel 9 RPR WZC : bepaling van de kanalen waarlangs de vacature bekendgemaakt wordt

De vacatures worden ten minste via één persorgaan of tijdschrift bekendgemaakt. Daarnaast worden de vacatures intern aan het OCMW-personeel bekendgemaakt

De selectie moet gemaakt worden uit:

1° nationaal verschijnende kranten of weekbladen;

2° regionaal verschijnende kranten of weekbladen;

3° gespecialiseerde tijdschriften van beroepsgroepen of beroepsorganisaties;

4° de VDAB;

5° de website van gemeente of OCMW;

6° zelf geproduceerde media (affiches, folders, bericht voor lichtkrant).

5)  Artikel 13 § 2 RPR AC: bepalen of laatstejaarsscholieren – en studenten mee kunnen doen.

De aanstellende overheid kan bij de vacantverklaring bepalen dat laatstejaarsscholieren en –studenten toegang krijgen tot de selectieprocedure

NVT

6)  Artikel 24/25 §1 RPR WZC/AC: aanleg werfreserve of niet + geldigheidsduur

De aanstellende overheid beslist bij de vacantverklaring van een betrekking of een wervingsreserve wordt aangelegd en bepaalt de geldigheidsduur ervan.

3 jaar

Bespreking op de vergadering

De voorzitter signaleert dat er bij de gemeente ook een procedure voor administratief assistent zal opgestart worden. Ze vraagt de financieel beheerder te onderzoeken of dit samen kan gebeuren.

De financieel beheerder legt uit dat een tewerkstelling op op c-niveau voor deze functie ook gaat. Deze tewerkstelling belemmert zeker niet een toekomstige samenwerking met de financiële dienst van de gemeente.

Dhr. Van Herwegen vraagt of de kandidate nu al voldoet aan de vereisten voor de twee mogelijke functies bij de gemeente.

De financieel beheerder antwoordt dat dit niet exact werd afgecheckt maar ze gaat ervan uit dat dit in principe zou moeten kunnen.

In afwachting van een volledige fusie met de gemeente, gebeurt deze aanstelling buiten kader, (cf. artikel 103 van de OCMW decreet):

§ 1. Het personeel van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bestaat uit personeelsleden in statutair dienstverband.

§ 2. In afwijking van § 1 kunnen personeelsleden in contractueel verband in dienst worden genomen om :

1° aan uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften te voldoen, voor in de tijd beperkte acties of voor een buitengewone toename van werk;

3 statutaire maatschappelijk assistenten hebben verlof zonder wedde aangevraagd om bij een andere werkgever een contract te aanvaarden.  Het is voorlopig niet hun intentie om het werk te hervatten.

De functies zijn voorlopig via contractuele tewerkstelling ingevuld.

Teneinde bij eventueel ontslag zo vlug mogelijk te kunnen overgaan tot invulling van de vacante plaatsen, wordt voorgesteld om reeds een aanwervingsexamen te organiseren voor aanleg van een werfreserve.

De aanstellende overheid moet overeenkomstig de rechtspositieregeling van het personeel van de thuiszorgdiensten volgende zaken vaststellen bij de openverklaring:

1)  Art 4 RPR: bepaling van het soort procedure

1° door een aanwervingsprocedure;

2° door een bevorderingsprocedure;

3° door de procedure van interne personeelsmobiliteit;

4° door de procedure van externe personeelsmobiliteit;

5° door een combinatie van de procedures, vermeld in punt 1° en 2°, 1° en 3°, 1° en

     4°, 2° en 3°, 2°en 4° of in punt 1°, 2°, 3°en 4°. 

2)  Art 10/11 RPR WZC/AC: bepaling van de duur van de inschrijvingsperiode

Tussen de bekendmaking van een vacature en de uiterste datum voor de verzending van de kandidaturen, verlopen minstens zeven (WZC/thuiszorg) of veertien (AC) kalenderdagen

14 kalenderdagen

3)  Artikel 8/9 RPR RPR WZC/AC: schrapping van diplomavereiste

In uitzonderlijke gevallen kan de aanstellende overheid bij de vacantverklaring van een betrekking van niveau A, B of C beslissen om het diplomavereiste dat als regel geldt voor dat niveau, te schrappen.

 NVT

4)  Artikel 9 RPR WZC : bepaling van de kanalen waarlangs de vacature bekendgemaakt wordt

De vacatures worden ten minste via één persorgaan of tijdschrift bekendgemaakt. Daarnaast worden de vacatures intern aan het OCMW-personeel bekendgemaakt

De selectie moet gemaakt worden uit:

1° nationaal verschijnende kranten of weekbladen;

2° regionaal verschijnende kranten of weekbladen;

3° gespecialiseerde tijdschriften van beroepsgroepen of beroepsorganisaties;

4° de VDAB;

5° de website van gemeente of OCMW;

6° zelf geproduceerde media (affiches, folders, bericht voor lichtkrant).

5)  Artikel 13 § 2 RPR AC: bepalen of laatstejaarsscholieren – en studenten mee kunnen doen.

De aanstellende overheid kan bij de vacantverklaring bepalen dat laatstejaarsscholieren en –studenten toegang krijgen tot de selectieprocedure

NVT

6)  Artikel 24/25 §1 RPR WZC/AC: aanleg werfreserve of niet + geldigheidsduur

De aanstellende overheid beslist bij de vacantverklaring van een betrekking of een wervingsreserve wordt aangelegd en bepaalt de geldigheidsduur ervan.

3 jaar

Edegem is één van de meest verzilverende gemeenten. Het OCMW heeft een sterk uitgebouwde ouderenzorg. Om mensen in staat te stellen zo lang mogelijk thuis te blijven wonen, bieden we volgende thuiszorg: poetsdienst (dienstencheques en aanvullende thuiszorg), gezinszorg (contingent van 34.983 uren doch tijdelijk verlaagd tot 31.009 uren), dienstencentrum Den Appel, personen-alarm systeem, mindermobielencentrale, warme maaltijden aan huis, dienst personen met een handicap, preventieve gezondheidszorg en multidisciplinair zorgoverleg. Als de zorgbehoefte te groot wordt, kan men in het WZC Immaculata (190 bedden, waarvan 10 Centrum Kortverblijf) komen wonen.

Door onze ouderenzorg zo uit te bouwen slagen we erin om senioren tijdig te informeren zodat ze zich kunnen voorbereiden voor hun oude dag (dienstencentrum), reeds van bij hun eerste zorgbehoefte te bedienen via de poetshulp en zo nodig te kunnen schakelen naar meer intensieve zorg, al dan niet door combinatie van vormen van hulpverlening. Dit zorgcontinuum en het vermogen om zorg op maat te geven is een grote troef.

Het Dienstenchequebedrijf OCMW Edegem telde op 31/12/2015 355 cliënten met 41 poetsdames (26,4 VTE) en 36.844 uren poetshulp.

Reeds bij het begin van deze legislatuur gaf het bestuur aan dat het financieel tekort voor de poetsdienst met dienstencheques niet meer te verantwoorden was en dat naar structurele oplossingen moest gezocht worden om dat tekort terug te dringen.

OCMW Edegem heeft daarom de laatste jaren verschillende maatregelen genomen (cfr nota in bijlage).

De meest opvallende vaststelling is dat er nu enkel nog kan bespaard worden door af te bouwen op het aantal uren gepresteerde poetshulp. Dit komt doordat onze kostprijs per uur hoger is dan onze inkomsten per uur. Hoe meer we presteren, hoe groter het tekort. De doorwegende factor is onze personeelskost. Slechts 3 van de huidige 40 personeelsleden zit aan een kostprijs per uur die lager is dan het subsidiebedrag van 22,04 euro per uur. De anciënniteit van het personeel weegt in de loonbarema’s van de publieke sector veel meer door dan in de privésector.

In de meerjarenplanning 2014-2019 was één van de prioritaire beleidsdoelstellingen: “Het bestuur maakt een bewuste keuze om de publieke ouderenzorg op lange termijn te behouden. Samen met andere partners bieden we betaalbare thuiszorgdiensten aan zodat senioren zolang mogelijk thuis kunnen blijven wonen.”

De daaronder vermelde actie luidt: “Thuiszorgdiensten, waarvoor dit opportuun is, worden ondergebracht in een OCMW-vereniging zodat een ideale schaalgrootte bereikt wordt in termen van management en subsidiëring.”

Naast de bovenvermelde maatregelen, nam OCMW Edegem in september 2013 de trekkersrol voor zijn rekening in een project waarbij met 8 andere OCMW’s uit de regio (Mortsel, Kontich, Hove, Boechout, Borsbeek, Wijnegem, Wommelgem, Aartselaar) onderzocht werd of een OCMW-vereniging voor thuiszorgdiensten kon opgericht worden. Het onderzoek begon met een regionale dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg. Met VIA4 middelen kon de VVSG hiervoor kosteloos twee consultants inzetten.

Het resultaat was een uitgewerkt dienstverleningsconcept, een nieuwe gemeenschappelijke RPR en een financiële simulatie.

Dit alles werd toegelicht op een infoavond voor OCMW-raadsleden en colleges van de betrokken gemeenten op 19 mei 2015.

Op die avond werd geconcludeerd dat de besturen in het algemeen nog meer tijd nodig hadden en dat die tijd zou gebruikt worden om het onderzoek uit te breiden met de poetsdienst voor dienstencheques. Ieder individueel bestuur zou zijn OCMW-raad een principiële beslissing laten nemen waarin stond dat intergemeentelijke samenwerking de toekomst is van de publieke zorg.

Van dan af vielen een aantal besturen af en stapten uit de onderhandelingen: Aartselaar (ouderenzorg inkapselen in Imsir), Wommelgem en Hove (blijven bij Kina pv), Mortsel (eigen schaal laat zorg op maat en zorgcontinuum toe), Kontich (eerst structuur bepalen vooraleer verder te praten).

Opvallende vaststelling in de financiële simulatie die VVSG uitvoerde was dat de  schaalvergroting slechts een minieme besparing dan wel meer inkomsten oplevert, zeker voor besturen van een bepaalde grootte (Mortsel en Edegem) die groot genoeg zijn om bijvoorbeeld ziekte bij personeel intern op te vangen om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Een echte besparing is er pas na een aantal jaar door de verjonging van de personeelspopulatie en de daarmee gepaard gaande verlaging van de personeelskost maar die doet zich ook voor als men niet in een bovengemeentelijke structuur stapt.

Omdat we met onze maatregelen het tekort niet konden doen dalen naar het gewenste niveau en omdat bleek dat dat doel ook niet kon bereikt worden via een intergemeentelijke samenwerking, verlieten we deze denkpiste en zocht het managementteam binnen haar beleidsvoorbereidende opdracht naar andere toekomstscenario's.

 Daarbij werden volgende uitgangspunten gehanteerd:

-           de huidige personeelsleden behouden hun tewerkstelling.

-           de huidige gebruikers van de poetsdienst mogen geen onderbreking in hun poetshulp kennen.

Meerdere besprekingen binnen het Vast Bureau (cfr. vergaderingen van 15 maart, 11 april, 25 april, 31 mei) resulteerde in 4 mogelijke toekomstscenario's (cfr. nota in bijlage) met een afweging op vlak van doelgroep, personeel en financieel, risico's en kansen:

1. verzelfstandiging in een OCMW-vereniging

2. privatisering met behoud van regierol bij het OCMW waardoor de resterende structurele kost voor het OCMW beperkt blijft tot deze van het loon van de deeltijdse maatschappelijk werker die de samenwerking met de privépartner en de communicatie met het cliënteel (intake en huisbezoek nieuwe cliënten, overdracht aan privépartner) zou verzorgen. Dit wordt begroot op 43.500 euro (mw) – 17.533 maribel =  +- 26.000 euro

3. privatisering

4. Geleidelijke afbouw via natuurlijk verloop van personeel en overdracht van cliënteel naar externe partner, met behoud van regierol bij OCMW

Het Vast Bureau van 6 september 2016 woog de verschillende scenario's die het OCMW-Managementteam had uitgewerkt af en gaf volgend advies aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn:
"keuze voor het scenario privatisering van de poetsdienst met dienstencheques met behoud van een regierol bij het eigen bestuur wat concreet inhoudt dat het OCMW het aanspreekpunt blijft voor de cliënt. De cliënt kan zich richten tot het OCMW voor de intake, het huisbezoek, de bepaling van de behoefte aan poetshulp, de warme overdracht van de cliënt aan de privé-schoonmaakfirma, de facturatie, .... De precieze modaliteiten van de samenwerking worden vastgelegd in een te ondherhandelen samenwerkingsovereenkomst met de privépartner die na een marktbevraging zal aangeduid worden. Op die manier stoot het OCMW zijn poetshulp niet af maar blijft het die aanbieden maar dan op een anders georganiseerde manier."

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 20 september 2016 keurde principieel de privatisering van de poetsdienst met dienstencheques goed met behoud van een regierol bij het eigen bestuur. Om dit te realiseren, zal via een bijkomende beslissing een marktbevraging opgestart worden. Hierbij wordt gezocht  naar een preferente partner die zowel qua werkgeverschap (arbeidsvoorwaarden en HR-beleid) als qua kwaliteit van dienstverlening zo veel mogelijk lijkt op dezen van het eigen bestuur. Op die manier wordt de continuïteit van poetshulp voor de eigen bevolking verzekerd en behoudt het eigen bestuur de troef om het zorgcontinuum te verzekeren  en het vermogen om zorg op maat te geven.

Het college van burgemeester en schepenen gaf een positief advies voor het toekomstscenario 'privatisering met behoud van regierol bij het OCMW'in zijn zitting van 26 september 2016 (zie bijlage).

De secretaris heeft een aantal dienstenchequebedrijven met een kantoor in de eigen gemeente of in een aangrenzende gemeente gepolst naar hun interesse voor de overname van de poetsdienst met dienstencheques met behoud van een regierol bij het OCMW. Hij heeft dit gedaan door samen met de financieel beheerder een ontmoeting te organiseren met leden van het management van deze bedrijven waarop hij een toelichting heeft gegeven over het dossier en de visie op de toekomstige manier van organiseren van de poetshulp. Daaruit kan afgeleid worden dat de interesse zeer reëel is en dat een marktbevraging zinvol is.

De Europese Richtlijn 2001/23/EG  inzake de onderlinge aanpassing van de wetgevingen der lidstaten betreffende het behoud van de rechten van de werknemers bij overgang van ondernemingen, vestigingen of onderdelen van ondernemingen of vestigingen verplicht de overdrager om de vakbonden en het personeel te informeren. Dit is een voorwaarde om tot de privatisering te kunnen beslissen. Met de vergaderingen van het Basisoverlegcomité van 19 september en 12 oktober ll. en de infovergadering voor het personeel van 30 september heeft OCMW Edegem deze informatieplicht vervuld.

 Bespreking op de vergadering:

De voorzitter schetst de verschillende stappen die werden gezet sinds de principiële goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 20 september 2016 van de privatisering van de poetsdienst met dienstencheques met behoud van een regierol voor het eigen bestuur. Op 30 september hebben voorzitter en secretaris de beslissing meegedeeld aan het betrokken poetspersoneel en dit, zoals afgesproken, in aanwezigheid van twee vakbondsecretarissen. Na de mededeling en een eerste vragenronde, zijn voorzitter en secretaris bewust weggegaan zodat de vakbonden hun rol konden opnemen. Ook HR-Manager Ann Frans, Kirsten Van Eyck (coördinator thuiszorgdiensten) en Annelies Vranckx (diensthoofd poetshulp aan huis) waren aanwezig en zorgden voor de eerset opvang van de poetsmedewerkers na dit slechte nieuws en noteerden de eerste vragen. Voorzitter en secretaris hebben dan de communicatie gedaan aan de medewerkers van het AC. Diezelfde middag is een brief naar de cliënten vertrokken zodat zij 's maandags wisten wat er aan de hand was. Alle vragen en opmerkingen konden aan Kirsten en Annelies gesteld worden. Er zijn weinig of geen vragen gekomen. De secretaris wijst erop dat het vervelend was dat aan het poetspersoneel nog niet kon meegedeeld worden wie de overnemer zou zijn. Het management heeft zich geëngageerd het personeel blijvend te informeren over het verdere verloop van de privatisering. Deze morgen vond een terugkomontbijt plaats waarbij zo goed mogelijk geantwoord werd op de vragen die door de personeelsleden werden ingediend.

Op woensdag 12 oktober 2016 vond de tweede bijeenkomst met de vakbondsecretarissen plaats. We bespraken samen de vragen die de personeelsleden aan hen gesteld hadden. Een beperkt aantal mensen vraagt om te worden opgezegd. Hun redenering is dt ze er vroeger bewust voor hadden gekozen om voor het OCMW te werken. Zij wensen niet te worden overgedragen aan een privépartner. De voorzitter heeft gezegd hier niet te willen op ingaan omdat de visie achter de privatisering is dat heel de dienst (alle cliënteel én personeel) wordt overgedragen aan een privépartner. Met het toeëigenen van de toekomstige regierol denken we in termen van een continuïteit. We blijven kwaliteitsvolle poetshulp aanbieden zij het op een anders georganiseerde manier. Zo slagen we ook in ons opzet om de tewerkstelling van de poetsmedewerkers te garanderen. Ook ten aanzien van de andere personeelsleden kunnen we geen uitzonderingen maken. De vakbondsecretarissen vinden het positief dat we het zo gecommuniceerd hebben. We hebben de vakbondsecretarissen ook de kans gegeven om op- en aanmerkingen te geven op het ontwerp van bestek voor de marktbevraging.

De secretaris heeft een zevental bedrijven gecontacteerd en heeft samen met de financieel beheerder met hen een gesprek gehad. Hieruit blijkt dat er duidelijk interesse is bij privépartners. Op de infovergadering van 30 september kon dit ook al meegegeven worden aan het betrokken personeel.

Mevr. Vandewalle geeft aan dat de brief aan het personeel in verstaanbare taal was opgesteld.

Dhr. Vergauwen bepleit een brede verspreiding van het bestek. Hoe meer bedrijven een voorstel kunnen indienen, hoe groter de kans om een goede partner te vinden.

Dhr. Van Herwegen herhaalt het standpunt van zijn fractie: ze zijn het eens met de regierol maar hebben een voorkeur voor scenario 4 (= geleidelijke overdracht van cliënteel aan een privépartner op het ritme van de natuurlijke afvloeiing van personeel).

Op vraag van dhr. Delarbre naar de reden voor de twee verschillende bedragen over de gemeentelijke bijdrage per uur in 2015 in de twee bijlagen bij het agendapunt, legt de financieel beheerder uit dat in het hoogste bedrag ook de kost van de leidinggevende maatschappelijk werker werd meegerekend.

De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (hierna de OCMW-wet) bevat evenwel het artikel 60 §6, dat luidt als volgt:
Ҥ6. Waar de noodzakelijkheid zich voordoet, richt het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, desgevallend in het kader van een bestaande planning, inrichtingen of diensten op met sociaal, curatief of preventief karakter, breidt deze uiten beheert deze.
De noodzaak tot het oprichten of het uitbreiden van een inrichting of van een dienst moet blijken uit een dossier dat een onderzoek bevat naar de behoeften van de gemeente en/of de streek en naar de gelijkaardige inrichtingen of diensten die reeds in functie zijn, een beschrijving van de wijze van functioneren, een nauwkeurige raming van de kostprijs en van de uitgaven die moeten gedaan worden, alsook indien mogelijk, inlichtingen die een vergelijking met gelijkaardige instellingen en diensten mogelijk maken.”

De afstoting op zich niet onderworpen is aan een goedkeuringstoezicht van de toezichthoudende overheid. Er dient met andere woorden geen expliciete goedkeuring te worden gegeven door de Vlaamse Overheid om de afstoting te kunnen doorvoeren.
De afstoting zou aldus vallen onder het algemene bestuurlijk toezicht en enkel bij een klacht tegen de afstoting zal de toezichthoudende overheid of de bevoegde rechtsmacht (Raad van State) zich erover dienen te buigen.

Europese Richtlijn 2001/23/EG  inzake de onderlinge aanpassing van de wetgevingen der lidstaten betreffende het behoud van de rechten van de werknemers bij overgang van ondernemingen, vestigingen of onderdelen van ondernemingen of vestigingen.

De beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 20 september 2016 tot privatisering van de poetsdienst met dienstencheques met behoud van een regierol bij het eigen bestuur waarbij het extern bedrijf als partner optreedt maar het OCMW voor de cliënt het aanspreekpunt (facturatie, algemene intake, huisbezoek, overschakelen naar andere hulpverlening) blijft. Twee elementen zijn daarbij voor de Raad cruciaal: behoud van tewerkstelling van de huidige personeelsleden bij het gekozen extern schoonmaakbedrijf en continuïteit van dienstverlening aan het cliënteel met zoveel mogelijk behoud van hun huidige poetshulp.

Het management wil een zo breed mogelijke bevraging van de markt doen aan de hand van een bestek waarin duidelijke beoordelingscriteria vermeld worden. Daarom wordt een onderhandelingsprocedure voorgesteld met een mailing naar alle dienstenchequebedrijven die binnen een straal van 30 km t.o.v. Edegem actief zijn. Dit wordt beoordeeld aan de hand van een lijst van bedrijven die ons door Sodexo werd bezorgd.

De beoordeling van de offertes van de geïnteresseerde dienstenchequebedrijven zal gebeuren aan de hand van een aantal duidelijk vooropgestelde verwachtingen:

1) Het OCMW gaat op zoek naar een bedrijf dat de eigenschappen van een goede werkgever heeft. Concreet houdt dit in dat dit bedrijf arbeidsvoorwaarden hanteert die zo dicht mogelijk bij die van het OCMW liggen. Ook het personeelsbeleid moet zo veel mogelijk op dat van het OCMW lijken. We mikken op een overnemer die een kantoor in Edegem zelf of in de onmiddellijke omgeving heeft.

2) Een kwaliteitsvolle en aan de doelgroep aangepaste dienstverlening: hiermee willen we de troef van de lokale verankering zo veel mogelijk trachten te behouden. Door het feit dat onze leidinggevenden binnen de thuisdienst het cliënteel goed kent kunnen we zorg op maat geven en het zorgcontinuum garanderen. Onze leidinggevende is gemakkelijk aanspreekbaar. Onze poetsmedewerkers nemen  zo veel mogelijk de signaalfunctie op.

3) In staat zijn om op een duurzame manier de poetshulp in de gemeente Edegem te verzekeren (continuïteit van dienstverlening): de gekozen partner moet voldoende waarborgen kunnen geven dat ze de poetshulp op langere termijn kunnen verzekeren.

Het Vast Bureau heeft volgend advies gegeven over het ontwerp op haar zitting van 20 september 2016:

- inleidende brief: Het OCMW wil het gelijkheidsbeginsel hanteren en  erkende dienstenchequeondernemingen de kans geven hun diensten voor te stellen d.m.v. deze marktbevraging

- inleiding: Onder schoonmaakhulp verstaan wij hoofdzakelijk schoonmaken van de woning van de klant

-Doelstelling van schoonmaakhulp, laatste alinea: schrapping van de twee laatste gedachtebolletjes omdat het OCMW de regierol zal opnemen.

- Profiel van de organisatie, Kwaliteitssysteem: Klachten worden bij het OCMW ingediend die het doorgeeft  aan het schoonmaakbedrijf, waar men dient te beschikken over een interne klachtenprocedure.

- Continuïteit en flexibiliteit: vraag -->  moet er een opzeggingstermijn gerespecteerd worden? Ook indien het stopzetten van de poetshulp veroorzaakt wordt door een evoluerende zorgbehoefte?

- Samenwerking,  opname in dienstverlening: Wanneer een vraag bij het OCMW toekomt, gaat de maatschappelijk werker van het OCMW ...

- beoordelingscriteria: Criterium 1 : Mensgerichte organisatie                                       (punten 35/100)

- goed werkgeverschap:

• Leidinggevend/omkaderend personeel heeft, minstens binnen korte tijd na de overdracht, kantoor in Edegem.
• De schoonmaakfirma kan hiervoor desgevallend een bureauruimte huren in het administratief centrum van het OCMW

- Criterium 2: kwaliteitsvolle dienstverlening (punten 35/100)

- Criterium 3  : Continuïteit van dienstverlening (punten 30/100)

- Modaliteiten van de samenwerking: Jaarlijks sociaal onderzoek bij de cliënt door OCMW

Het College van Burgemeester en Schepenen heeft haar advies over het ontwerp gegeven op haar zitting van 10 oktober 2016:

- Het verhuren van bureauruimte in de Terlindenlaan kan misschien best eerst in een ruimer plaatje bekeken worden: welke ruimtes hebben we allemaal als gemeente en welke hebben we zelf nog nodig…

- de overnameprijs voor het cliënteel mee opnemen in de beoordelingscriteria

Bespreking op de vergadering:

De secretaris wijst erop dat er nog een aantal toevoegingen gedaan werden t.o.v. de versie die door het Vast Bureau op 20 september becommentarieerd werd. Dit in gevolge de besprekingen met mogelijke overnemers, de bespreking met de vakbonden en het college van burgemeester en schepenen. Bedoeling is om geïnteresseerde overnemers een zo transparant mogelijk beeld te geven van de huidige situatie.

Dhr. Delarbre vindt dat er goed moet nagedacht worden over het feit dat we binnen de regierol ook de maandelijkse facturatie op ons moeten nemen. Is het echt nodig om de hieraan verbonden werklast op ons te nemen? Voor hem neigt dit naar overbescherming van het cliënteel. Mevr. De Ridder sluit zich aan bij deze vraag.  De privépartners hebben hiervoor hun eigen administratie.

De financieel beheerder legt uit dat de facturatie verbonden is met het feit dat we in de toekomst de aankoop van de dienstencheques zelf gaan doen en dus gaan prefinancieren. We mogen niet vergeten dat onze doelgroep bestaat uit mensen van 70 jaar en ouder. We doen dit nu al voor een aantal cliënten die we in eigen beheer hebben omdat zij niet in staat zijn om de hele administratie rond de dienstencheques zelf te doen. Uiteraard zou het mogelijk zijn om binnen ons cliënteel met gradaties te werken en dus de administratieve ondersteuning voor bepaalde cliënten wel en bepaalde cliënten niet te doen. Dat zou het financiële proces nog ingewikkelder en arbeidsintensiever maken. Daarom wordt er voor gekozen om voor alle cliënten hetzelfde te doen zodat het administratieve proces gestroomlijnd kan gehouden worden. Op die manier betalen cliënten enkel a rato van de effectieve prestaties en niet a rato van een aantal gekochte cheques. Volgens de financieel beheerder zal enkel de controle nog wat tijd vergen. Zij heeft geen idee of privépartners dit ook op zich nemen.  Voor dhr. Vergauwen past deze manier van factureren aan de cliënt ook in de visie op de cliëntenrelatie in de toekomst. Indien we dit niet onderdeel van de regierol zouden vinden dan zouden we op het moment dat het misgaat, moeten tussenkomen als er discussie is. 

Mevr. Vandewalle bevestigt dat een aantal mensen moeite hebben met de administratie. Ook regels zijn verstrengd (bijv. enkel blauwe balpen geeft gewenst resultaat).

Dhr. Vancraeyenest vraagt of voor deze facturatie een vergoeding gevraagd wordt van de privépartner. De privépartner legt uit dat het voor hem hetzelfde systeem blijft. De toestroom van geld via de ingeleverde dienstencheques voor geleverde poetshulp blijft verzekerd.

Dhr. Van Lint vraagt of de personeelsleden hun hospitalisatieverzekering ten private titel kunnen aanhouden in het geval dat de overnemer dat niet aanbiedt en zo ja, aan welke voorwaarden? De financieel beheerder antwoordt dat de personeelsdienst dit aan het onderzoeken is zodat ze exacte info kunnen verstrekken.

Dhr. Van Lint vraagt dat het cliënteel uit onze doelgroep (70+ of om medische redenen) bij ons terecht moeten komen want anders wordt de regierol te ingewikkeld. De secretaris legt uit dat we bij de marktbevraging ook willen peilen of een privepartner op een goede wijze met een klacht kan omgaan. Bijvoorbeeld zal gecontroleerd worden in welke mate er naar een echte oplossing voor de klacht van de cliënt gezocht wordt.  Dhr. Delarbre wijst erop dat een goed onderscheid moet gemaakt worden tussen de offerte waarin een kandidaat aangeeft hoe zij nu te werk gaan enerzijds en de effectieve afspraken in de toekomstige samenwerkingsovereenkomst anderzijds.

De financieel beheerder legt uit dat bij een onderhandelingsprocedure ook na afsluiting van de inschrijvingstermijn nog kan gepraat worden met de offerte-indieners.

De organisatie zoekt voortdurend naar mogelijkheden om het werk efficiënter te organiseren.

Hoofdverpleegkundigen steken veel tijd in het plannen van personeelsleden.

De personeelsdienst zet hiervoor de roosters per individueel personeelslid klaar in excel.

Dit werkproces is zeer omslachtig en vatbaar voor fouten.

De bepaling van de gunningsprocedure en de goedkeuring van het bestek door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 20 september 2016 ll.

Het OCMW van Edegem wenst over te gaan tot automatisatie van de uurroosterplanning van de medewerkers van zijn woonzorgcentrum (WZC Immaculata). Dit systeem dient toe te laten dat de planners centraal en/of decentraal hun planning beheren alsook de registraties van prestaties en afwezigheden van de werknemers die in het WZC tewerkgesteld zijn wanneer deze afwijken van de planning.

De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1°, a) van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.

Gunningscriteria:

De aanbestedende overheid kiest de regelmatige offerte die haar het voordeligst lijkt met inachtneming van de volgende gunningscriteria, in dalende volgorde van belangrijkheid:

1. De kwaliteit: technische en functionele waarde van het voorgestelde programma; (30 punten)
2. De prijs omvattende de leverings- en installatiekostprijs en de onderhoudskost; (30 punten)
3. Herkenbaarheid en gebruiksvriendelijke overgang van huidig systeem (Excel); (25 punten)
4. De dienstverlening: helpdesk, vorming,  … (15 punten)

Er werden drie bedrijven, via e-mail,  uitgenodigd om een offerte aan te maken.  Alle drie brachten ze een offerte binnen.

De drie bedrijven waren:

-          EM Group bvba, Entrepotstraat 33 in Sint Niklaas

-          Corilus N.V., Mastboomstraat 4 in Aartselaar

-          Déhora Consultancy Group bvba, Uitbreidingstraat 42-46 in Berchem

Alle drie de bedrijven gaven eerder een demonstratie van hun programma.

De offerte van Corilus voldoet niet aan onze wensen. Ze geeft geen inzicht in wat het programma nu eigenlijk kan. Er is enkel een verklaring dat in het programma "de gevraagde functionaliteiten aanwezig zijn" met uitzondering van 3 items. Uit de demonstratie bleek dat het programma complex in elkaar zat en weinig overzichtelijk was.

De “look and feel” van PlanExpert sluit het meest aan bij ons huidig planningssysteem (Excel) en lijkt technisch het minst ingewikkeld. Gegevens kunnen vlot ingezet worden. Het programma is gebruiksvriendelijk en beantwoordt aan onze vragen zoals opgenomen in de offertevraag. De meerwaarde van het systeem zit vooral in het feit dat fouten tegen de wetgeving automatisch aangegeven worden, planning vlotter kunnen gemaakt worden, er altijd een definitieve planning bewaard blijft voor inspecties, er meerdere planners tegelijk in het systeem kunnen werken en er ook tal van bijkomende registraties in het systeem kunnen à la carte bijgehouden worden (vb. reden van afwezigheid). 

Het programma voorgesteld door Déhora wordt ook binnen het Zorgbedrijf Antwerpen gebruikt maar is zeer duur. Het biedt eveneens de functionaliteiten die PlanExpert biedt maar werkt minder overzichtelijk en is complexer in opbouw.

Het volledig rapport van de leidend ambtenaar vindt u in bijlage.

Prijsmatig geeft dat volgend beeld na vergelijking van de offertes, rekening houdend met een onderhoudscontract van 5 jaar en BTW inbegrepen:

Op basis van zijn beoordeling komt hij tot volgende puntenverdeling:

Besluit:

Op basis van de demonstraties en de offertes stelt dhr. Hans Van Braeckel, coördinerend hoofdverpleegkundige WZC Immaculata en leidend ambtenaar voor deze overheidsopdracht, voor om de software 'Plan Expert" van EM Group aan te kopen.

scoreberekening van Katrien in het verslag opnemen.

gaat webtoepassing optie gelicht worden of niet? verduidelijken in het uiteindelijke raadsbesluit. Secretaris vraagt na bij Hans en koppelt terug aan raad.

De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1°, a) van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.