De organisatie zoekt voortdurend naar mogelijkheden om het werk efficiënter te organiseren.
Hoofdverpleegkundigen steken veel tijd in het plannen van personeelsleden.
De personeelsdienst zet hiervoor de roosters per individueel personeelslid klaar in excel.
Dit werkproces is zeer omslachtig en vatbaar voor fouten.
De bepaling van de gunningsprocedure en de goedkeuring van het bestek door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 20 september 2016 ll.
Het OCMW van Edegem wenst over te gaan tot automatisatie van de uurroosterplanning van de medewerkers van zijn woonzorgcentrum (WZC Immaculata). Dit systeem dient toe te laten dat de planners centraal en/of decentraal hun planning beheren alsook de registraties van prestaties en afwezigheden van de werknemers die in het WZC tewerkgesteld zijn wanneer deze afwijken van de planning.
De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1°, a) van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
Gunningscriteria:
De aanbestedende overheid kiest de regelmatige offerte die haar het voordeligst lijkt met inachtneming van de volgende gunningscriteria, in dalende volgorde van belangrijkheid:
Er werden drie bedrijven, via e-mail, uitgenodigd om een offerte aan te maken. Alle drie brachten ze een offerte binnen.
De drie bedrijven waren:
- EM Group bvba, Entrepotstraat 33 in Sint Niklaas
- Corilus N.V., Mastboomstraat 4 in Aartselaar
- Déhora Consultancy Group bvba, Uitbreidingstraat 42-46 in Berchem
Alle drie de bedrijven gaven eerder een demonstratie van hun programma.
De offerte van Corilus voldoet niet aan onze wensen. Ze geeft geen inzicht in wat het programma nu eigenlijk kan. Er is enkel een verklaring dat in het programma "de gevraagde functionaliteiten aanwezig zijn" met uitzondering van 3 items. Uit de demonstratie bleek dat het programma complex in elkaar zat en weinig overzichtelijk was.
De “look and feel” van PlanExpert sluit het meest aan bij ons huidig planningssysteem (Excel) en lijkt technisch het minst ingewikkeld. Gegevens kunnen vlot ingezet worden. Het programma is gebruiksvriendelijk en beantwoordt aan onze vragen zoals opgenomen in de offertevraag. De meerwaarde van het systeem zit vooral in het feit dat fouten tegen de wetgeving automatisch aangegeven worden, planning vlotter kunnen gemaakt worden, er altijd een definitieve planning bewaard blijft voor inspecties, er meerdere planners tegelijk in het systeem kunnen werken en er ook tal van bijkomende registraties in het systeem kunnen à la carte bijgehouden worden (vb. reden van afwezigheid).
Het programma voorgesteld door Déhora wordt ook binnen het Zorgbedrijf Antwerpen gebruikt maar is zeer duur. Het biedt eveneens de functionaliteiten die PlanExpert biedt maar werkt minder overzichtelijk en is complexer in opbouw.
Het volledig rapport van de leidend ambtenaar vindt u in bijlage.
Prijsmatig geeft dat volgend beeld na vergelijking van de offertes, rekening houdend met een onderhoudscontract van 5 jaar en BTW inbegrepen:
| 5jr BTW i | |
| EM Group | 35.067,60 |
| Corilus | 25.168,80 |
| Déhora | 92.436,20 |
Op basis van zijn beoordeling komt hij tot volgende puntenverdeling:
| Onderhoud 5 jaar | |||
| Inschrijving | Gunningscriteria | Punten | Totaal |
| EM Group | technische en functionele waarde van het programma, voldoet het programma aan onze wensen? | 30 | 81,53 |
| totale kostprijs | 21,53 | ||
| herkenbaarheid en gebruiksvriendelijke overgang van huidige systeem | 20,00 | ||
| dienstverlening: vorming, helpdesk, nieuwe releases in onderhoudscontract | 10 | ||
| Corilus | technische en functionele waarde van het programma, voldoet het programma aan onze wensen? | 10 | 55 |
| totale kostprijs | 30 | ||
| herkenbaarheid en gebruiksvriendelijke overgang van huidige systeem | 0 | ||
| dienstverlening: vorming, helpdesk, nieuwe releases in onderhoudscontract | 15 | ||
| Déhora | technische en functionele waarde van het programma, voldoet het programma aan onze wensen? | 20 | 43,17 |
| totale kostprijs | 8,17 | ||
| herkenbaarheid en gebruiksvriendelijke overgang van huidige systeem | 10 | ||
| dienstverlening: vorming, helpdesk, nieuwe releases in onderhoudscontract | 5 | ||
Besluit:
Op basis van de demonstraties en de offertes stelt dhr. Hans Van Braeckel, coördinerend hoofdverpleegkundige WZC Immaculata en leidend ambtenaar voor deze overheidsopdracht, voor om de software 'Plan Expert" van EM Group aan te kopen.
scoreberekening van Katrien in het verslag opnemen.
gaat webtoepassing optie gelicht worden of niet? verduidelijken in het uiteindelijke raadsbesluit. Secretaris vraagt na bij Hans en koppelt terug aan raad.
De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1°, a) van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn gunt de overheidsopdracht "software personeelsplanning WZC Immaculata" aan de firma EM Groep, Entrepotstraat 33 in Sint Niklaas.
De “look and feel” van PlanExpert sluit het meest aan bij het huidig planningssysteem (Excel) en lijkt technisch het minst ingewikkeld. Gegevens kunnen vlot ingezet worden. Het programma is gebruiksvriendelijk en beantwoordt aan de vragen zoals opgenomen in de offertevraag. De meerwaarde van het systeem zit vooral in het feit dat fouten tegen de wetgeving automatisch aangegeven worden, planning vlotter kunnen gemaakt worden, er altijd een definitieve planning bewaard blijft voor inspecties, er meerdere planners tegelijk in het systeem kunnen werken en er ook tal van bijkomende registraties in het systeem kunnen à la carte bijgehouden worden (vb. reden van afwezigheid).
De gunning is voor een totaalbedrag van € 35.067,60 inclusief BTW. Hierin zijn begrepen: aankoop en installatie van het programma + automatische integratie van de gegevens + koppelen met tijdregistratie + webapplicatie voor 150 medewerkers.