De beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 20 september 2016 tot privatisering van de poetsdienst met dienstencheques met behoud van een regierol bij het eigen bestuur waarbij het extern bedrijf als partner optreedt maar het OCMW voor de cliënt het aanspreekpunt (facturatie, algemene intake, huisbezoek, overschakelen naar andere hulpverlening) blijft. Twee elementen zijn daarbij voor de Raad cruciaal: behoud van tewerkstelling van de huidige personeelsleden bij het gekozen extern schoonmaakbedrijf en continuïteit van dienstverlening aan het cliënteel met zoveel mogelijk behoud van hun huidige poetshulp.
Het management wil een zo breed mogelijke bevraging van de markt doen aan de hand van een bestek waarin duidelijke beoordelingscriteria vermeld worden. Daarom wordt een onderhandelingsprocedure voorgesteld met een mailing naar alle dienstenchequebedrijven die binnen een straal van 30 km t.o.v. Edegem actief zijn. Dit wordt beoordeeld aan de hand van een lijst van bedrijven die ons door Sodexo werd bezorgd.
De beoordeling van de offertes van de geïnteresseerde dienstenchequebedrijven zal gebeuren aan de hand van een aantal duidelijk vooropgestelde verwachtingen:
1) Het OCMW gaat op zoek naar een bedrijf dat de eigenschappen van een goede werkgever heeft. Concreet houdt dit in dat dit bedrijf arbeidsvoorwaarden hanteert die zo dicht mogelijk bij die van het OCMW liggen. Ook het personeelsbeleid moet zo veel mogelijk op dat van het OCMW lijken. We mikken op een overnemer die een kantoor in Edegem zelf of in de onmiddellijke omgeving heeft.
2) Een kwaliteitsvolle en aan de doelgroep aangepaste dienstverlening: hiermee willen we de troef van de lokale verankering zo veel mogelijk trachten te behouden. Door het feit dat onze leidinggevenden binnen de thuisdienst het cliënteel goed kent kunnen we zorg op maat geven en het zorgcontinuum garanderen. Onze leidinggevende is gemakkelijk aanspreekbaar. Onze poetsmedewerkers nemen zo veel mogelijk de signaalfunctie op.
3) In staat zijn om op een duurzame manier de poetshulp in de gemeente Edegem te verzekeren (continuïteit van dienstverlening): de gekozen partner moet voldoende waarborgen kunnen geven dat ze de poetshulp op langere termijn kunnen verzekeren.
Het Vast Bureau heeft volgend advies gegeven over het ontwerp op haar zitting van 20 september 2016:
- inleidende brief: Het OCMW wil het gelijkheidsbeginsel hanteren en erkende dienstenchequeondernemingen de kans geven hun diensten voor te stellen d.m.v. deze marktbevraging
- inleiding: Onder schoonmaakhulp verstaan wij hoofdzakelijk schoonmaken van de woning van de klant
-Doelstelling van schoonmaakhulp, laatste alinea: schrapping van de twee laatste gedachtebolletjes omdat het OCMW de regierol zal opnemen.
- Profiel van de organisatie, Kwaliteitssysteem: Klachten worden bij het OCMW ingediend die het doorgeeft aan het schoonmaakbedrijf, waar men dient te beschikken over een interne klachtenprocedure.
- Continuïteit en flexibiliteit: vraag --> moet er een opzeggingstermijn gerespecteerd worden? Ook indien het stopzetten van de poetshulp veroorzaakt wordt door een evoluerende zorgbehoefte?
- Samenwerking, opname in dienstverlening: Wanneer een vraag bij het OCMW toekomt, gaat de maatschappelijk werker van het OCMW ...
- beoordelingscriteria: Criterium 1 : Mensgerichte organisatie (punten 35/100)
- goed werkgeverschap:
- Criterium 2: kwaliteitsvolle dienstverlening (punten 35/100)
- Criterium 3 : Continuïteit van dienstverlening (punten 30/100)
- Modaliteiten van de samenwerking: Jaarlijks sociaal onderzoek bij de cliënt door OCMW
Het College van Burgemeester en Schepenen heeft haar advies over het ontwerp gegeven op haar zitting van 10 oktober 2016:
- Het verhuren van bureauruimte in de Terlindenlaan kan misschien best eerst in een ruimer plaatje bekeken worden: welke ruimtes hebben we allemaal als gemeente en welke hebben we zelf nog nodig…
- de overnameprijs voor het cliënteel mee opnemen in de beoordelingscriteria
Bespreking op de vergadering:
De secretaris wijst erop dat er nog een aantal toevoegingen gedaan werden t.o.v. de versie die door het Vast Bureau op 20 september becommentarieerd werd. Dit in gevolge de besprekingen met mogelijke overnemers, de bespreking met de vakbonden en het college van burgemeester en schepenen. Bedoeling is om geïnteresseerde overnemers een zo transparant mogelijk beeld te geven van de huidige situatie.
Dhr. Delarbre vindt dat er goed moet nagedacht worden over het feit dat we binnen de regierol ook de maandelijkse facturatie op ons moeten nemen. Is het echt nodig om de hieraan verbonden werklast op ons te nemen? Voor hem neigt dit naar overbescherming van het cliënteel. Mevr. De Ridder sluit zich aan bij deze vraag. De privépartners hebben hiervoor hun eigen administratie.
De financieel beheerder legt uit dat de facturatie verbonden is met het feit dat we in de toekomst de aankoop van de dienstencheques zelf gaan doen en dus gaan prefinancieren. We mogen niet vergeten dat onze doelgroep bestaat uit mensen van 70 jaar en ouder. We doen dit nu al voor een aantal cliënten die we in eigen beheer hebben omdat zij niet in staat zijn om de hele administratie rond de dienstencheques zelf te doen. Uiteraard zou het mogelijk zijn om binnen ons cliënteel met gradaties te werken en dus de administratieve ondersteuning voor bepaalde cliënten wel en bepaalde cliënten niet te doen. Dat zou het financiële proces nog ingewikkelder en arbeidsintensiever maken. Daarom wordt er voor gekozen om voor alle cliënten hetzelfde te doen zodat het administratieve proces gestroomlijnd kan gehouden worden. Op die manier betalen cliënten enkel a rato van de effectieve prestaties en niet a rato van een aantal gekochte cheques. Volgens de financieel beheerder zal enkel de controle nog wat tijd vergen. Zij heeft geen idee of privépartners dit ook op zich nemen. Voor dhr. Vergauwen past deze manier van factureren aan de cliënt ook in de visie op de cliëntenrelatie in de toekomst. Indien we dit niet onderdeel van de regierol zouden vinden dan zouden we op het moment dat het misgaat, moeten tussenkomen als er discussie is.
Mevr. Vandewalle bevestigt dat een aantal mensen moeite hebben met de administratie. Ook regels zijn verstrengd (bijv. enkel blauwe balpen geeft gewenst resultaat).
Dhr. Vancraeyenest vraagt of voor deze facturatie een vergoeding gevraagd wordt van de privépartner. De privépartner legt uit dat het voor hem hetzelfde systeem blijft. De toestroom van geld via de ingeleverde dienstencheques voor geleverde poetshulp blijft verzekerd.
Dhr. Van Lint vraagt of de personeelsleden hun hospitalisatieverzekering ten private titel kunnen aanhouden in het geval dat de overnemer dat niet aanbiedt en zo ja, aan welke voorwaarden? De financieel beheerder antwoordt dat de personeelsdienst dit aan het onderzoeken is zodat ze exacte info kunnen verstrekken.
Dhr. Van Lint vraagt dat het cliënteel uit onze doelgroep (70+ of om medische redenen) bij ons terecht moeten komen want anders wordt de regierol te ingewikkeld. De secretaris legt uit dat we bij de marktbevraging ook willen peilen of een privepartner op een goede wijze met een klacht kan omgaan. Bijvoorbeeld zal gecontroleerd worden in welke mate er naar een echte oplossing voor de klacht van de cliënt gezocht wordt. Dhr. Delarbre wijst erop dat een goed onderscheid moet gemaakt worden tussen de offerte waarin een kandidaat aangeeft hoe zij nu te werk gaan enerzijds en de effectieve afspraken in de toekomstige samenwerkingsovereenkomst anderzijds.
De financieel beheerder legt uit dat bij een onderhandelingsprocedure ook na afsluiting van de inschrijvingstermijn nog kan gepraat worden met de offerte-indieners.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn gaat akkoord met de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als gunningsprocedure op voorwaarde dat de verspreiding van het bestek zo breed mogelijk gebeurt en keurt het ontwerp van bestek goed dat zal gebruikt worden voor de marktbevraging die zal gehouden worden om een preferente partner te vinden waaraan de poetsdienst met dienstencheques zal worden overgedragen.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn machtigt de secretaris om als leidend ambtenaar voor deze overheidsopdracht op te treden.
De kandidaatstellingen met bijhorende documenten moeten ten laatste op 20 november 2016 bij OCMW Edegem binnenkomen.