De personeelsdiensten van OCMW en gemeente zitten vanaf 6 juni 2016 fysiek samen op 1 plek. De personeelsdienst van het OCMW zal gehuisvest worden in het gemeentehuis. In functie van een efficiënte werking verleent de secretaris zijn handtekeningsbevoegdheid voor een aantal documenten en briefwisseling.
In het belang van een efficiënte en snelle service door de personeelsdienst is het nodig dat een bepaalde handtekeningsbevoegd aan de medewerkers van de personeelsdienst wordt gegeven. Documenten en sommige briefwisseling kunnen op deze manier sneller en eenvoudiger afgewerkt worden. De documenten en brieven met juridische consequenties of van inhoudelijk belang zullen blijvend door de secretaris worden ondertekend.
De secretaris won juridisch advies in bij het Agentschap Binnenlands Bestuur en bij de VVSG (dhr. Pieter Vanderstappen).
Laatstgenoemde geeft aan dat de regels rond handtekeningsbevoegdheid in een OCMW redelijk ingewikkeld, verwarrend en soms zelfs tegenstrijdig zijn.
Volgens hem is het belangrijk om voor een goed begrip van deze regels het onderscheid te maken tussen twee principes:
1. De mogelijke delegatie van de ondertekeningbevoegdheid van de secretaris en de voorzitter. (art. 184 en 185 OD)
a. Voor de notulen van de raad en vast bureau is er geen delegatiemogelijkheid. (voor de notulen van een comité wel, maar enkel door de secretaris aan de persoon die hem/haar daar vervangt).
b. Voor alle andere stukken die ze moeten ondertekenen, kunnen zij delegeren aan respectievelijk een personeelslid/raadslid. Dat moet duidelijk door de secretaris / voorzitter zelf beslist worden om dat te delegeren.
Dit wil dus zeggen dat de voorzitter zelf enkel aan een raadslid kan delegeren en niet aan een personeelslid.
2. De ondertekeningsbevoegdheid die bij een taakt hoort die toegewezen werd aan een personeelslid.
a. Voor vele andere zaken (dan die bij punt 1 opgesomd), moeten de secretaris en voorzitter zelf niet tekenen. Zie art. 183, §3 OD. Daar staan de zaken opgesomd die door personeelsleden zelf getekend worden.
b. Ook kan de raad soms zelf bepalen wie moet tekenen, zie art. 183, §5 OD
Enerzijds is er de juridische onmogelijkheid om aan de huidige HR-Manager, mevr. Ann Frans, op dit ogenblik handtekenbevoegdheid te geven voor stukken van het ocmw omdat ze personeelslid is van de gemeente.
Anderzijds hebben de medewerkers van de gemeentelijke personeelsdienst voor een heel aantal stukken handtekenbevoegdheid.
Art. 185 OCMW-decreet.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte van het besluit van de secretaris waarbij hij aan de personeelsleden van de OCMW-personeelsdienst in toepassing van artikel 185 van het OCMW-decreet opdraagt om met ingang van 6 juni 2016 documenten en briefwisseling (o.a. bestemd voor RVA, VDAB, mutualiteit en vakorganisaties en voor briefwisseling zonder juridische consequenties voor het OCMW zoals opgesomd in bijgevoegde tabel) zelf te ondertekenen. De documenten en brieven van de personeelsdienst met juridische consequenties of van inhoudelijk belang zullen blijvend door hem worden ondertekend.