De migratiegolf ontstaan in de zomer 2015.
De jarenlange traditie van grote inspanningen binnen de eigen gemeente rond opvang van asielzoekers in een eigen lokaal opvanginitiatief. Met 44 plaatsen is dit het grootste LOI in de Zuidrand van Antwerpen.
De bereidheid van vele Vlaamse gemeenten om de opvangcapaciteit uit te breiden.
De bezettingsgraad van de opvangstructuren benadert de 100%.
Bijkomende opvangcapaciteit om de recente migratiegolf op te kunnen vangen, is zeker nodig.
Bespreking op de zitting:
Nu eerst zoektocht naar appartement alvorens we kunnen zeggen aan Fedasil dat er een extra gezin mag komen. We moeten echter een tweede appartement zoeken door de recente opzegging van een appartement door een eigenaar.
Mevr. De Cleyn: twee koppels kan ook?
VZ: we concentreren ons op gezinnen.
Mevr. Vandewalle: Werd er gecommuniceerd met de inwoners die zich als vrijwilliger opgaven om bijstand te verlenen aan asielzoekers?
VZ+sec: Er werd in samenwerking tussen hoofd sociale dienst en de gemeentelijk ambtenaar die instaat voor internationale solidariteit een communicatienota opgemaakt die door het colllege op 22 september werd goedgekeurd. Deze staat nu op de website van gemeente en OCMW. Teneur van de communicatie: LOI van OCMW kan hulp van vrijwilligers gebruiken voor specifieke dingen. Terbeschikkingstelling van ruimten in de eigen woning is niet aangewezen.
VZ: We hebben aan andere OCMW’s in het kanton gevraagd om samen NL’se taalles te organiseren. OCMW Hove heeft twee geïnteresseerden gevonden. Samenwerkingsmogelijkheden worden afgetast.
Mevr. Vandewalle: concrete invulling van de NL'se taalles graag agenderen op BC sociale dienst aub.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de uitbreiding van de opvangcapaciteit binnen het eigen LOI met vier plaatsen goed. Deze worden voorbehouden voor een koppel met twee kinderen.
Het ontwerp van jaarrekening 2014, opgemaakt door Katrien Van Hove, financieel beheerder en Filip Schramme, secretaris, zoals tijdig per post aan de raadsleden bezorgd op 9 september 2015 (minstens 14 dagen voor de vergadering).
De inhoudelijke jaarverslagen 2014 van de drie kerntaken dat aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd/wordt gerapporteerd:
- door elk kerntaakhoofd op de Bijzondere Comités;
- door de secretaris op de plenaire raad van 15 juli 2015.
De rekening bestaat uit een beleidsnota, een financiële nota en een samenvatting van de algemene rekeningen (balans en staat van opbrengsten en kosten) alsook een toelichting bij de financiële nota en bij de samenvatting van de algemene rekeningen. Ook de “BBC”-beginbalans per 01.01.2014 en waarderingsregels zijn opgenomen en dienen te worden goedgekeurd.
De beleidsnota geeft het beleid weer dat het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gedurende het financiële boekjaar heeft gevoerd. De beleidsnota omvat een toelichting over de financiële toestand van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en verwoordt de aansluiting met de financiële nota.
De financiële nota bevat minstens de exploitatierekening, de investeringsrekening en de liquiditeitenrekening
De samenvatting van de algemene rekeningen omvat de balans en de staat van opbrengsten en kosten.
Het balanstotaal per 31 december 2014 bedraagt 28.011.413 EUR. Het budgettaire resultaat van het boekjaar bedraagt -41.937 euro (negatief doordat er investeringen met eigen middelen – uit het gecumuleerd budgettaire resultaat vorig boekjaar- werden gefinancierd). Samen met het gecumuleerde budgettaire resultaat van het vorige boekjaar en de bestemde gelden, geeft dat een positief resultaat op kasbasis van 3.337.868 euro.
De voorzitter geeft toelichting bij de realisatie van de prioritaire beleidsdoelstellingen.
De financieel beheerder licht de jaarrekening toe (eerste keer in BBC vorm) aan de hand van een presentatie.
1/ resultaat op kasbasis
- 1,5 mio euro was voorzien voor de betaling van de resp bijdrage; vandaar het grote verschil tussen wat voorzien was en het resultaat bij het gecumuleerd budgettaire resultaat
- resultaat op kasbasis: 3,3 mio euro
2/ autofinancieringsmarge: ook ok
- algemene loonkost: minderuitgave tov 2013 van 580.000 euro door het besparingsplan van einde 2013.
Beleidsdomeinen:
1) algemene financiering
Bepaalde cijfers worden in de analyse doorgerekend naar de andere beleidsdomeinen om een juist beeld tov vorige jaren te krijgen. Bijv gesco-subsidies hebben betrekking op verschillende beleidsdomeinen
2) ondersteunende diensten
4.500 euro tekort (ICT over budget gegaan om mensen goed te kunnen laten werken)
Andere ontvangsten: maribel subsidies zijn geplaatst bij de beleidsdomeinen waar de werknemer in kwestie werkt.
3) sociale dienstverlening en activering
Overschot van 211.000 euro: komt van LOI (78 000 euro) en maribel.
Verwachting dat de kosten voor sociale bijstand volgend jaar nog zullen stijgen door gewijzigde werkloosheidsreglementering en migratiegolf.
LOI: zeer goede bezettingsgraad in een aantal maanden.
4) Thuiszorg
Stuk van herstructureringkost nog in 2014 door bijv. ziekte van ontslagen mensen.
Nieuw bij Thuiszorg algemeen: de kosten en opbrengsten verbonden aan de functie van coördinator werden vroeger bij gezinszorg geplaatst en nu apart. Aan het gebruik van lokalen van het WZC werd een kostenplaatje gehangen.
Project "Gebeten door bewegen" in het kader van preventieve gezondheidszorg: nuloperatie door subsidies.
In tekort van poetsdienst zit nog 17.000 euro van de herstructureringskost.
5) Woonzorg
Keuken: ondanks interne facturatie toch positief door gesco subsidie
98,56% bezettingsgraad is zeer hoog.
Positieve marge van 475.000 euro.
Kanttekening: personeel van ondersteunende diensten dat deeltijds voor WZC werkt, is uit dit resultaat gehaald.
Investeringen: zie detail op pag 97
Waarderingsregels: afgesproken met de financieel beheerder van de gemeente. Wijziging: afschrijving van gebouwen op 20 jaar gebracht (= korter dan vroeger). Vorken ingezet voor afschrijvingen (vb. onderscheid kunnen maken tussen nieuwe wagen en tweedehandswagen). Concrete afschrijvingstermijn wordt bij effectieve aankoop afgesproken op de Raad.
Vragen en opmerkingen van de Raadsleden:
dhr. Delarbre: het gebruik van het woord "ruiltransactie"? Waar iets tegenover staat bv. wij moeten iets doen en dan krijgen we pas geld.
dhr. Bogaerts: opletten voor ingewikkeld taalgebruik: bijv pag 130. Graag vereenvoudigen waar mogelijk.
Mevr. Van Hove (financieel beheerder): Dit is geen bedrijfseconomische boekhouding. Dus je moet wel nog een vertaling maken van bepaalde cijfers om te weten wat bijv. het bedrijfseconomisch resultaat van het WZC is.
Dhr. Vergauwen: Ok maar met deze prestentatie krijgen we een weergave die al meer aansluit bij de realiteit dan vroeger.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn dankt de financieel beheerder voor het geleverde werk en feliciteert de organisatie voor het geleverde resultaat.
De artikelen 38, 52 149 en 174-175 van het OCMW decreet en artikel 89 van de OCMW-wet.
Besluit Vlaamse Regering van 25.06.2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijke welzijn en latere wijzigingen.
Ministerieel besluit van 01.10.2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn stelt de jaarrekening 2014 en het bijhorend financieel jaarverslag vast.
De in de jaarrekening opgenomen waarderingsregels worden goedgekeurd.
De jaarrekening 2014 en bijhorende bijlagen zullen binnen de wettelijke termijnen worden overgemaakt aan de Provinciegouverneur en aan het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Administratie Binnenlandse Bestuur en dit in de voorgeschreven vorm.
Een afschrift zal ook worden bezorgd aan de gemeenteraad
Het verslag wordt aangenomen en goedgekeurd.
Het zal aldus in het register der notulen worden overgenomen.
Het door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn goedgekeurde Budget 2015.
De budgetcontrole per 30 juni 2015 zoals opgemaakt door de financieel beheerder dat werd bezorgd aan de raadsleden.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn moet de realisatie van het budget monitoren om, indien nodig, tijdig te kunnen bijsturen.
De financieel beheerder geeft op de zitting toelichting bij het document:
- de budgetcontrole geeft een postiieve marge van 61.955 euro.
- per beleidsdomein:
ondersteunende diensten: negatieve marge van 50.000 euro vooral door het feit dat er meer mensen in disponibiliteit zijn.
sociale dienstverlening & activering: Hier zit de subsidie die door een subsidieambtenaar ten bedrage van 50.000 euro op jaarbasis volgens de meerjarenplanning moest gevonden worden. Deze werd gerealiseerd. Dit betekent een verlies van 25.000 euro in dit eerste half jaar.
Algemeen zien we een stijgende tendens in steun en leefloon, wat enorm weegt op het budget en de kosten.
Thuiszorg: Kanttekening: we bekijken de loonkosten per maand, de opbrengsten echter per kwartaal. Dit betekent dat er tijdens de vakantieperiodes minder opbrengsten zullen zijn.
WZC: algemeen kunnen we stellen dat er vooral in het woonzorgcentrum een grote marge is. Dat voornamelijk doordat de loonkosten nog marge geven, grotendeels o.w.v. de toeslagen. Zoals politiek besproken, zullen de marges binnen het woonzorgcentrum aangewend worden voor toekomstige uitgaven in Immaculata.
- vorderingen: er zijn nog heel wat oude vorderingen. Terugvorderbare steun wordt slechts mondjesmaat terugbetaald.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte van de budgetcontrole op 30 juni 2015.
Een hoofdverpleegkundige heeft bericht ontvangen van de PDOS dat zijn aanvraag voor vervroegd pensioen m.i.v. 01-01-2016 werd goedgekeurd.
De hoofdverpleegkundige nacht, heeft ontslag genomen m.i.v. 01-10-2015.
Twee hoofdverpleegkundigen moeten vervangen worden om de goede werking van de dienst te kunnen garanderen.
De aanstelling kan gebeuren via de werfreserve.
Artikel 24-26 over de wervingsreserves van de rechtspositieregeling van het personeel van het WZC en de thuiszorgdiensten.
Eén voltijdse en 1 halftijdse statutaire functie van hoofdverpleegkundige wordt openverklaard voor een voltijdse betrekking.
De werving zal gebeuren vanuit de werfreserve.
Dirk Adriaensens, consulent SCV heeft een doorlichting gemaakt van het Dienstencentrum Den Appel (verder afgekort tot DC) en voornamelijk van de functie van de dienstencentrumleider (verder afgekort tot DCL). De werkdruk voor de DCL is momenteel te hoog. Gevraagd wordt om mee te kijken of en hoe de administratieve en logistieke processen kunnen gestroomlijnd of gerationaliseerd worden zodat de DCL zich meer op haar kerntaken kan richten en de werkdruk realistischer wordt.
In zijn rapport vermeldt Dirk Adriaensens: "De taken van de DCL zijn moeilijk samen te vatten, want heel gevarieerd. Toch een poging : Een groot deel is administratief werk in verband met de registratie, de opvolging, de betalingen en de aanvullingen en last minute wijzigingen van alle deelnemers aan de activiteiten en de inschrijvingen voor de maaltijden en de broodjes. Daar horen ook de samenstelling en het druk klaar maken van de activiteitenkalender onder.
Daarnaast ook het zoeken naar nieuwe activiteiten, de praktische organisatie daarrond, de communicatie, en opnieuw de administratie en betalingen rond leerkrachten of begeleiders.
De administratie vraagt heel veel (manueel) werk. De maaltijden worden in een Excelfile bijgehouden en wordt door meerdere mensen gebruikt. De kans op fouten is ook daardoor reëel. Ook het bijhouden van de inschrijvingen voor de activiteiten en de (financiële) boekhouding ervan, vraagt heel wat tijd en de nodige concentratie.
Er wordt regelmatig gebeld voor inschrijvingen, wijzigingen, informatie omtrent activiteiten enzomeer. Daarnaast komen er ook veel mensen langs met dezelfde vragen. Maar deze hebben telkens ook een verhaal(tje) bij en daar moet ook naar geluisterd worden."
Vanuit de analyse die Dirk Adriaensens van SCV had opgesteld, is Ilde Vandervelpen (DC leider) op zoek gegaan naar een registratiesysteem dat van toepassing zou zijn voor de activiteiten, warme maaltijden, … .
Tijdens haar opleiding rond DC-leider vernam Ilde dat verschillende dienstencentra werken met een registratiesysteem dat heel positief werd en wordt bevonden. Josien De Brandt (OCMW Wuustwezel) en Cara Vissers (OCMW Meise) trekken de kar met het oog op een gezamenlijke overheidsopdracht.
Het blijkt dat er verschillende systemen zijn op de markt: Recreatex, AlfaZet (geen link met andere systemen), Antigone en/of Chiron (Cipal), Neptunus: module seniorenzorg, Genius voor maaltijdzorg, MMC, PAS, … en BLDA-systeem (Beheer Lokale DienstencentrA) van de firma BO Solutions.
OCMW Meise heeft zich bereid verklaard om in deze te willen fungeren als opdrachtencentrale. De OCMW’s van Hoogstraten, Poperinge, Sint-Pieters-Leeuw, Tielt-Winge en Wuustwezel hebben OCMW Meise reeds formeel aangesteld als opdrachtencentrale. De OCMW’s van Destelbergen, Lommel, Mol, Tielt en Turnhout hebben bijkomende informatie gevraagd.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verklaart zich akkoord deel te nemen aan de gezamenlijke overheidsopdracht ‘Aankoop softwareprogramma lokaal dienstencentrum’.
Het OCMW-bestuur verklaart zich akkoord om het OCMW Meise, Godshuisstraat 33, 1861 Meise, aan te stellen als opdrachtencentrale voor deze gezamenlijke overheidsopdracht van de OCMW’s van Assenede, Brasschaat, Destelbergen, Edegem, Essen, Hoogstraten, Kalmthout, Kapellen, Kasterlee, Kortenberg, Laarne, Lommel, Mol, Meise, Oud-Turnhout, Poperinge, Schoten, Sint-Pieters-Leeuw, Tielt, Tielt-Winge, Turnhout, Westerlo, Wuustwezel en Zelzate.
Het OCMW van Meise zal instaan voor de afhandeling van de procedure tot en met de gunning van deze overheidsopdracht. De verschillende deelnemende OCMW’s zijn individueel verantwoordelijk voor de regels en procedure met betrekking tot de uitvoering van deze overheidsopdracht