Dirk Adriaensens, consulent SCV heeft een doorlichting gemaakt van het Dienstencentrum Den Appel (verder afgekort tot DC) en voornamelijk van de functie van de dienstencentrumleider (verder afgekort tot DCL). De werkdruk voor de DCL is momenteel te hoog. Gevraagd wordt om mee te kijken of en hoe de administratieve en logistieke processen kunnen gestroomlijnd of gerationaliseerd worden zodat de DCL zich meer op haar kerntaken kan richten en de werkdruk realistischer wordt.
In zijn rapport vermeldt Dirk Adriaensens: "De taken van de DCL zijn moeilijk samen te vatten, want heel gevarieerd. Toch een poging : Een groot deel is administratief werk in verband met de registratie, de opvolging, de betalingen en de aanvullingen en last minute wijzigingen van alle deelnemers aan de activiteiten en de inschrijvingen voor de maaltijden en de broodjes. Daar horen ook de samenstelling en het druk klaar maken van de activiteitenkalender onder.
Daarnaast ook het zoeken naar nieuwe activiteiten, de praktische organisatie daarrond, de communicatie, en opnieuw de administratie en betalingen rond leerkrachten of begeleiders.
De administratie vraagt heel veel (manueel) werk. De maaltijden worden in een Excelfile bijgehouden en wordt door meerdere mensen gebruikt. De kans op fouten is ook daardoor reëel. Ook het bijhouden van de inschrijvingen voor de activiteiten en de (financiële) boekhouding ervan, vraagt heel wat tijd en de nodige concentratie.
Er wordt regelmatig gebeld voor inschrijvingen, wijzigingen, informatie omtrent activiteiten enzomeer. Daarnaast komen er ook veel mensen langs met dezelfde vragen. Maar deze hebben telkens ook een verhaal(tje) bij en daar moet ook naar geluisterd worden."
Vanuit de analyse die Dirk Adriaensens van SCV had opgesteld, is Ilde Vandervelpen (DC leider) op zoek gegaan naar een registratiesysteem dat van toepassing zou zijn voor de activiteiten, warme maaltijden, … .
Tijdens haar opleiding rond DC-leider vernam Ilde dat verschillende dienstencentra werken met een registratiesysteem dat heel positief werd en wordt bevonden. Josien De Brandt (OCMW Wuustwezel) en Cara Vissers (OCMW Meise) trekken de kar met het oog op een gezamenlijke overheidsopdracht.
Het blijkt dat er verschillende systemen zijn op de markt: Recreatex, AlfaZet (geen link met andere systemen), Antigone en/of Chiron (Cipal), Neptunus: module seniorenzorg, Genius voor maaltijdzorg, MMC, PAS, … en BLDA-systeem (Beheer Lokale DienstencentrA) van de firma BO Solutions.
OCMW Meise heeft zich bereid verklaard om in deze te willen fungeren als opdrachtencentrale. De OCMW’s van Hoogstraten, Poperinge, Sint-Pieters-Leeuw, Tielt-Winge en Wuustwezel hebben OCMW Meise reeds formeel aangesteld als opdrachtencentrale. De OCMW’s van Destelbergen, Lommel, Mol, Tielt en Turnhout hebben bijkomende informatie gevraagd.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verklaart zich akkoord deel te nemen aan de gezamenlijke overheidsopdracht ‘Aankoop softwareprogramma lokaal dienstencentrum’.
Het OCMW-bestuur verklaart zich akkoord om het OCMW Meise, Godshuisstraat 33, 1861 Meise, aan te stellen als opdrachtencentrale voor deze gezamenlijke overheidsopdracht van de OCMW’s van Assenede, Brasschaat, Destelbergen, Edegem, Essen, Hoogstraten, Kalmthout, Kapellen, Kasterlee, Kortenberg, Laarne, Lommel, Mol, Meise, Oud-Turnhout, Poperinge, Schoten, Sint-Pieters-Leeuw, Tielt, Tielt-Winge, Turnhout, Westerlo, Wuustwezel en Zelzate.
Het OCMW van Meise zal instaan voor de afhandeling van de procedure tot en met de gunning van deze overheidsopdracht. De verschillende deelnemende OCMW’s zijn individueel verantwoordelijk voor de regels en procedure met betrekking tot de uitvoering van deze overheidsopdracht