Het verslag wordt aangenomen en goedgekeurd.
Het zal aldus in het register der notulen worden overgenomen.
Mevr. Bauwens Paula, raadslid, is afgevaardigde van de raad voor de Lokale Adviescomissie.
Zij beëindigt haar mandaat m.i.v. 01-01-2016.
Mevr. Bauwens moet vervangen worden als afgevaardigde voor de Lokale Adviescommissie.
Dhr. Peter Van Lint stelt zich kandidaat om mevr. Bauwens te vervangen.
Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en in het bijzonder op de artikelen 51 en 52 betreffende de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn;
Dhr. Peter Van Lint wordt aangesteld als afgevaardigde van de raad voor de Lokale Adviescommissie m.i.v. 01-01-2016.
Het college van burgemeester en schepenen wenst aan de gemeenteraad enkele wijzigingen aan de rechtspositieregeling en aan bijlage 3 over de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor te leggen.
In artikel 129 worden de algemene bevorderingsvoorwaarden voor het niveau B ( zowel Bx als Bv) verruimd. De anciënniteitsvoorwaarde voor interne mobiliteit worden van 2 jaar naar 1 jaar gebracht. Het college gaat aan de gemeenteraad voorstellen om bijzondere aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden vast te stellen voor enkele functies waarvoor er nog geen zijn vastgesteld. Daarenboven zijn een aantal materiële vergissingen in bijlage 3 over de bijzondere aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden rechtgezet. In bijlage 3 worden ook de bijzondere samenstelling van examenjury 's per functie geschrapt omdat in de praktijk werd vastgesteld dat deze te strikt zijn gesteld.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 23 november 2015 tot wijziging van de artikelen in nagenoemde zin. De rechtspositieregeling voor het personeel van het administratief centrum van het OCMW is dezelfde als die voor het gemeentepersoneel. Daarom moeten de wijzigingen eerst voor advies aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn voorgelegd worden.
Het college wenst de volgende wijzigingen aan de rechtspositieregeling door te voeren.
In artikel 129 worden de algemene bevorderingsvoorwaarden voor het niveau B ( zowel Bx als Bv) verruimd. De aangepaste voorwaarden maken het mogelijk dat personeelsleden uit verschillende niveaus reële bevorderingskansen krijgen.
Impact op OCMW
Door het verlagen van het vereiste niveau van de graadanciënniteit kunnen (theoretisch) meer mensen in aanmerking komen. ‘Theoretisch’ want de functies binnen het AC van B1-B3 niveau (zie bijlage, functies waarbij de eerste kolom 0 of 1 vermeldt) vereisen nog een specifiek diploma.
In artikel 137 staat dat kandidaten ten minste een minimale graadanciënniteit van 2 jaar moeten hebben voor interne mobiliteit. De anciënniteitsvoorwaarde wordt verminderd naar 1 jaar in overeenstemming met de anciënniteitsvoorwaarde van 1 jaar zoals vastgesteld in bijlage 3 bij de rechtspositieregeling. Daardoor worden de loopbaan- en doorstromingskansen voor het personeel bevorderd.
Impact op OCMW
Het toezicht wees er de gemeente op dat de vereiste anciënniteit bij de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden overal 1 jaar was en dat dit best werd doorgetrokken naar de interne mobiliteit. De verlaging van 2 naar 1 jaar vereiste anciënniteit zal dus maken dat mensen sneller in aanmerking doet komen dan vroeger. Dit bevordert dus de kansen op interne mobiliteit en dat is positief.
De aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor het OCMW personeel zullen in die zin aangepast worden.
De aanpassingen aan bijlage 3 bij RPR zijn specifiek voor de gemeente:
-schrapping van bijzondere samenstelling van de examenjury’s per functie: de algemene regeling van artikel 15 van de rechtspositieregeling geldt, namelijk: ten minste 3 leden en ten minste 1/3 is extern ( mits motivering van af te wijken). In de praktijk wordt vastgesteld dat de samenstelling van de jury's te strikt opgesteld is. Daarnaast is het de bedoeling om leidinggevende meer verantwoordelijkheid te geven in het selectiebeleid.
- de algemene richtlijnen in verband met de puntenverdeling werd doorgetrokken naar de specifieke selectieprogramma’s, omdat vastgesteld is dat sommige selectieprogramma's hiervan afwijken.
- De anciënniteitsvoorwaarden (niveau en graadanciënniteit) in bijlage 3 strookten niet geheel met de algemene bevorderingsvoorwaarden die per niveau en per rang werden vastgesteld (artikelen 128 t/m 131 RPR) en zijn nu in overeenstemming gebracht met de algemene bevorderingsvoorwaarden in de rechtspositieregeling
- De huidige bevorderingsvoorwaarden bepalen dat de kandidaten minstens drie jaar graad of niveauanciënniteit moeten hebben in een graad van niveau B en/of C binnen het bestuur voor functies van het niveau B. Dit is in strijd met de bepalingen van de rechtspositieregeling. Voor alle functies van het niveau B werden de bevorderingsvoorwaarden in overeenstemming gebracht met de rechtspositieregeling.
-Voor een aantal functies zijn specifieke aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden vastgesteld of aangepast zoals voor werkmeester B4-5, deskundige huisvesting en woonprojecten B1-3, projectmedewerker onderhoud gebouwen B1-3, projectmedewerker IT B1-3, communicatiemedewerker B1-3, grafisch medewerker B1-B3, medewerker lokale economie C1-3, geschoolde arbeider chauffeur D1-3, ploegbaas D4-D5.
Artikel 270 Gemeentedecreet
§ 1. Over de volgende aangelegenheden kunnen de gemeentelijke overheden alleen beslissen als ze vooraf zijn voorgelegd aan het advies van de raad voor maatschappelijk welzijn:
1° het vaststellen of wijzigen van de rechtspositieregeling van het personeel, voorzover de desbetreffende beslissingen een weerslag kunnen hebben op de budgetten en het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
2° het oprichten van nieuwe diensten of instellingen met een sociale doelstelling en de uitbreiding van de bestaande.
De raad voor maatschappelijk welzijn brengt het advies, vermeld in het eerste lid, uit binnen een termijn van dertig dagen na de ontvangst van de ontwerpbeslissing. Bij gebrek aan kennisgeving van het advies aan de gemeente binnen de voorgeschreven termijn kan aan het adviesvereiste worden voorbijgegaan.
De OCMW-raad geeft positief advies aan het college over de aanpassingen van de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel:
Artikel 129
De specifieke voorwaarden voor een bevordering zijn:
§1. voor een graad van rang Bx, schalen B4-B5 (hogere graad, lijnfunctie):
1° titularis zijn van een graad van niveau B of niveau C of niveau D en tenminste drie jaar
graadanciënniteit hebben in een graad van niveau B of C of D of in alle niveaus samen;
2° als de functie een beschermde titel betreft of een specialisatie die een diploma vereist, voldoen
aan de diplomavereiste die geldt bij aanwerving voor de vacante functie;
3° een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste periodieke evaluatie;
4° slagen voor de selectieprocedure
§2. voor een graad van rang Bv, schalen B1-B3 (basisgraad):
1° titularis zijn van een graad van niveau C of niveau D en ten minste drie jaar graadanciënniteit
hebben in een graad van niveau C of D of in beide niveaus samen
2° als de functie een beschermde titel betreft of een specialisatie die een diploma vereist, voldoen
aan de diplomavereiste die geldt bij aanwerving voor de vacante functie;
3° een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste periodieke evaluatie;
4° slagen voor de selectieprocedure.
Afdeling II. De voorwaarden en de procedures voor interne mobiliteit
Artikel 137
De kandidaten moeten ten minste:
1° een minimale graadanciënniteit van één jaar hebben;
2° een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste evaluatie;
3° voldoen aan de competentievereisten die vastgesteld zijn in de functiebeschrijving;
4° zo nodig, voldoen aan de diplomavereiste voor de functie.
De OCMW raad neemt kennis van de aanpassingen aan bijlage 3 van de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel.
Deze beslissing wordt bezorgd aan de gemeentesecretaris voor verdere afhandeling.
Beveiliging van data en vermijden van uitval van de IT-infrastructuur in geval van "calamiteit" (= blikseminslag, overstroming, brand, ...).
Zowel verlies van data als uitval van IT-infrastructuur moet bijna nul zijn.
ICT stuurgroep van 1 december 2015 adviseert te kiezen voor een synchroon storage systeem met geclusterd serverpark over 2 sites.
In het licht van nakende integratie gemeente en OCMW, wordt gevraagd aan de bedrijven die een dossier indienen om de uitbreiding van de beveiliging van de OCMW-data en van de vermijding van uitval OCMW IT-infrastructuur te voorzien.
Artikel 19 van de wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten is de onderhavige opdracht een gezamenlijke opdracht. “De gezamenlijke uitvoering van werken, leveringen of diensten voor rekening van verschillende aanbestedende overheden kan, in het algemeen belang, worden samengevoegd in één enkele opdracht, die bij aanbesteding, door offerteaanvraag of bij onderhandelingsprocedure wordt gegund, onder de voorwaarden bepaald in de wet. De betrokken personen duiden de overheid aan die, of het orgaan dat, in hun gezamenlijke naam, bij de gunning en de uitvoering van de opdracht zal optreden”.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn mandateert het AGB PBE om de overheidsopdracht m.b.t. de nodige IT-infrastructuur ter vermijding van dataverlies en uitval in geval van een calamiteit te voeren in naam van het OCMW. Het bestek vermeldt het perceel van het OCMW als uitbreiding van de offerte. De gunningsbeslisisng blijft bij de Raad voor Maatschappelijk Welzijn.
Het AGB PBE zal geïnformeerd worden over dit mandaat.
In het bestuursakkoord 2013-2018 formuleerde de huidige politieke ploeg de visie dat OCMW en gemeente efficiënt moeten samenwerken. Voor hen houdt dit in dat :
- “de managementteams van de gemeente en het OCMW samensmelten tot één managementteam
- de diverse dienstverlenende entiteiten (verticale diensten) zoals burgerzaken, grondzaken, woonzorgcentrum, thuisdiensten en sociale dienst, blijven wel degelijk hun eigen rol spelen maar alle horizontale (ondersteunende) diensten moeten centraal georganiseerd worden en diensten leveren aan alle verticale diensten van gemeente en OCMW.
- Voor de horizontale (ondersteunende) diensten worden dienstenniveau-overeenkomsten afgesloten tussen deze horizontale diensten en de verticale diensten van gemeente en OCMW. Dit moet leiden tot betere centrale diensten tegen lagere kosten. De aldus vrijgekomen mogelijkheden kunnen dan gebruikt worden voor verhoogde dienstverlening naar de burgers. “
In het strategisch meerjarenplan 2014-2019 werd dit vertaald in de prioritaire beleidsdoelstelling
C-11: door optimale samenwerking zijn opmerkelijke efficiëntiewinsten behaald.
“Financiële druk en het steeds groter wordende takenpakket van de gemeente verplichten ons om na te denken over nieuwe vormen van samenwerking, zowel intern tussen verschillende diensten als extern met het OCMW of zelfs andere gemeenten. Weloverwogen samenwerkingsverbanden en integraties kunnen de werking enerzijds efficiënter maken maar bieden tevens interessante opportuniteiten door schaalvergroting en subsidiemogelijkheden.”
Aan deze prioritaire beleidsdoelstelling werd het actieplan C-11-16 gekoppeld: Integreren van taken binnen gemeente en OCMW.
“Een bijzondere vorm van samenwerking betreft deze tussen de ondersteunende diensten van de gemeente en het OCMW. Er wordt gestreefd naar een maximale integratie van de horizontale (ondersteunende) diensten door daar waar mogelijk deze diensten centraal te organiseren en hun dienstverlening uit te breiden naar alle verticale diensten van beide organisaties. De diverse dienstverlenende entiteiten zoals burgerzaken, grondzaken, woonzorgcentrum, thuisdiensten en sociale dienst, blijven wel degelijk hun eigen rol spelen. Hiervoor zullen dienstenniveau-overeenkomsten worden afgesloten tussen deze horizontale diensten en de verticale diensten van gemeente en OCMW. Dit moet leiden tot betere centrale diensten tegen lagere kosten. De aldus vrijgekomen middelen kunnen onder meer gebruikt worden voor verhoogde dienstverlening naar de burgers.”
In uitvoering van het bestuursakkoord werd Möbius aangesteld (collegebesluit 10/06/2014 en aktename OCMW-raad 1/7/2014) met als opdracht de trajectbegeleiding te verzorgen bij de analyse van de organisatorische samenwerkingsmogelijkheden tussen gemeente en OCMW Edegem. Door het onverwacht overlijden van het gemeentelijk diensthoofd van de personeelsdienst, werd prioritair verder gewerkt aan de integratie van de personeelsdiensten. Er werd een HR-manager geworden door het gemeentebestuur en in de vacantverklaring (collegebesluit 11/5/2015) werd expliciet vermeld dat het gaat om een, met het OCMW, gedeelde functie.
Tevens werd ook de beslissing genomen (OCMW-raad 16/6/2015) om de functie van stafmedewerker, die enkel nog bestond in het OCMW-organogram, om te vormen tot een beleidscoördinator die gedeeld zou worden door gemeente en OCMW.
Deze beheersovereenkomst is een eerste stap op weg naar de volledige integratie OCMW-gemeente die door het Vlaams Regeerakkoord wordt voorzien. Deze Vlaamse ambitie werd verder toegelicht in de conceptnota van minister Homans d.d. 16 januari 2015 waar een bestuurlijke organisatie voorop gesteld wordt waarbij het sociaal beleid binnen de gemeente maximaal geïntegreerd en drempelverlagend is én gevoerd wordt door de democratisch verkozen gemeenteraad en nog efficiënter kan verlopen.
artikel 271 OCMW-decreet en artikel 271 gemeentedecreet:
Ҥ1: Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijke gebruik van elkaars diensten.
§2: In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden.”
De OCMW-raad keurt de beheersovereenkomst gemeente- OCMW goed.
De beheersovereenkomst beoogt het gemeenschappelijk gebruik van elkaars medewerkers voor volgende functies: HR-manager, beleidscoördinator organisatieontwikkeling en informatieveiligheidsconsulent.
De beheersovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2016.
Jaarlijks dient voor de budgetopmaak de meerjarenplanning te worden herzien. Deze herziene versie van de meerjarenplanning 2014-2019 (versie 2016) werd aan de raadsleden bezorgd. De gewijzigde meerjarenplanning 2014-2019 en het budget 2016 werden door de OCMW-raad doorgestuurd naar het college voor advies. Naast een update van de cijfers van de meerjarenplanning, impliceert de wijziging ook de bestemming van het saldo van de rekening 2014, ten bedrage van xxx(het zogenaamde overschot op de gemeentelijke bijdrage). Het OCMW mag dit behouden.
De gewijzigde meerjarenplanning 2014-2019 (versie 2016) moet worden vastgesteld
Artikelen 38, 52, 86, 91, 146-148, 270 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Het college van burgemeester en schepenen dd. 30 november 2015 heeft een positief advies gegeven.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn selt de aangepaste meerjarenplanning 2014-2019 vast.
De gewijzigde meerjarenplannig 2014-2019 wordt ter aktename geagendeerd op de eerstvolgende gemeenteraad.
Het budget van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn omvat een beleidsnota en een financiële nota. Het OCMW-decreet bepaalt in artikel 149 § 1 dat de Raad voor Maatschappelijk Welzijn voor het begin van ieder financieel boekjaar op basis van het meerjarenplan het budget van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vaststelt.
Ontwerp werd goedgekeurd in het managementteam van 25 november 2015.
De OCMW-Raad kan het budget pas vaststellen nadat het vooraf werd voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen dat advies geeft binnen de dertig dagen na ontvangst van het ontwerp (art. 270 OCMW-decreet): het college gaf advies op 30 november 2015 en het resultaat van het advies werd verwerkt in de thans voorliggende tekst en wordt als bijlage bij het budget gevoegd.
Als een budget past binnen het meerjarenplan, neemt de gemeenteraad er kennis van. Als een budget niet past binnen het meerjarenplan, spreekt de gemeenteraad zich uit over de goedkeuring van het budget. Het budget 2016 past wel degelijk binnen het meerjarenplan 2014-2019.
De beleidsnota verwoordt het beleid dat het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gedurende het financiële boekjaar 2016 zal voeren en concretiseert de beleidsdoelstellingen. De beleidsnota omvat een toelichting over de financiële toestand van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en verwoordt de aansluiting bij de financiële nota.
Er wordt niet ingezoomd op gans de OCMW-werking; de opdrachten die tot de normale, wettelijke taken van het OCMW horen en die een normale voortgang kennen worden niet opgenomen in dit plan.
Nieuwe projecten die moeten worden opgestart en uitgevoerd krijgen wel aandacht.
Dat maakt dat het een beheersbaar plan blijft waardoor het haalbaar is de voortgang van de verschillende projecten te bewaken.
De financiële nota bevat minstens het exploitatiebudget, het investeringsbudget, het liquiditeitenbudget en de gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage.
Het exploitatiebudget is een financieel plan van de exploitatie van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Het liquiditeitenbudget is een financieel plan van de geldstromen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Het investeringsbudget is een financieel plan van de uitgaven en ontvangsten, en van de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de aanschaf, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen.
Een investeringsbudget bestaat uit een of meer investeringsenveloppen. Als een investeringsenveloppe eenmaal in het budget is goedgekeurd, blijft ze geldig tot de raad voor maatschappelijk welzijn de investeringsenveloppe bij budget of bij budgetwijziging annuleert of tot de raad voor maatschappelijk welzijn de rekening van de investeringsenveloppe vaststelt.
De voorzitter licht de doelstellingennota toe op de vergadering. De financieel beheerder de financiële nota.
Dhr. Van Herwegen wijst erop dat de achillespees van dit budget de subsidies van 65.000 euro zijn. Deze moeten gerealiseerd worden los van andere voorzieningen. Subsidies zijn meestal voor nieuwe projecten niet voor bestaande projecten. Hij gelooft niet dat dit bedrag aan subsidies haalbaar is.
Bijkomende heeft hij twee vragen:
1. In hoeverre zullen de thuiszorgdiensten verder afgebouwd worden? De voorzitter wijst erop dat sommige vormen van dienstverlening hoe langer hoe meer kosten. Er zullen belangrijke keuzes gemaakt moeten worden. Zij komt hierop terug in het vast bureau.
2. zal de geïntegreerde personeelsdienst in 2016 reeds een financieel voordeel opleveren? De financieel beheerder schat in dat dit nog niet voor deze legislatuur zal zijn.
Dhr. Vergauwen merkt op dat de integratie van OCMW en gemeente als doelstelling heeft met dezelfde middelen een betere dienstverlening brengen.
De artikelen 52, 86, 91, 149, 151-154, 156 en 270 van het OCMW-decreet van 19 december 2008;
Artikel 3-7 en artikel 9 Besluit Vlaamse regering 17 december 1997 betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de OCMW's;
Artikel 1-10, artikel 16-29 en artikel 124 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de BBC van de gemeenten, de provincies en de OCMW's;
Artikel 2-4, artikel 6-8 en artikel 10 Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW's;
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn stelt het budget 2016 vast.
Het budget 2016 wordt ter kennisname geagendeerd op de eerstvolgende gemeenteraad.
Denkdag algemene sociale dienst en de voltallige OCMW-raad dd. 1 april 2015 met als thema: "Vertrouwen tussen raad en sociale dienst als noodzakelijke voorwaarde voor een goede samenwerking."
In de nasleep hiervan selecteerde de algemene sociale dienst een aantal themata voor een verdere uitklaring en verdieping. Deze werden ook de OCMW-raad gevalideerd.
- Een gedragen missie en visie/Teamcultuur
- Taakafbakening / delegatie en specialisatie (diensthoofd / raadsleden / MW’er)
- Proces van besluitvorming
- Ruimte voor semi-autonoom handelen van de MW’er/diensthoofd
Een van de concrete actiepunten was: vlottere dienstverlening naar cliënten toe m.b.t. het afleveren van attesten.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn positioneerde zich op zijn vergadering van 16 juni 2015 (zie bijlage).
De werkgroep attesten en spoedbeslissingen werd samengesteld en kwam een paar keer bij elkaar.
De werkgroep lijstte de volgende attesten als de meest gebruikte op:
- aankoopkorting Opnieuw&Co
- voedselbank
- budgetbeheer
- leefloon
- leefloon met vermelding exacte bedragen - > wordt opgemaakt samen met collega’s van het secretariaat
- uitnodiging BCSD
- geen dienstverlening
- verblijf LOI/einde verblijf LOI
- schoolonkosten (in LOI)
- sociaal tarief gas, elektriciteit en water
- attest kinderopvang
- VG- netabonnement De Lijn
- onbevoegd OCMW
- medische – waarborg
- subrogatiebrief
De geel gearceerde attesten of brieven kunnen heden door de MA’s zelf worden ondertekend.
De groen gearceerde attesten dienen heden door secretaris en voorzitter ondertekend te worden.
De attesten die niet gearceerd werden, blijven volgens de werkgroep noodzakelijk om door de secretaris en de voorzitter ondertekend te worden.
De secretaris won juridisch advies in bij het Agentschap Binnenlands Bestuur en bij de VVSG (dhr. Pieter Vanderstappen).
Laatstgenoemde geeft aan dat de regels rond handtekeningsbevoegdheid in een OCMW redelijk ingewikkeld, verwarrend en soms zelfs tegenstrijdig zijn.
Volgens hem is het belangrijk om voor een goed begrip van deze regels het onderscheid te maken tussen twee principes:
1. De mogelijke delegatie van de ondertekeningbevoegdheid van de secretaris en de voorzitter. (art. 184 en 185 OD)
a. Voor de notulen van de raad en vast bureau is er geen delegatiemogelijkheid. (voor de notulen van een comité wel, maar enkel door de secretaris aan de persoon die hem/haar daar vervangt).
b. Voor alle andere stukken die ze moeten ondertekenen (art. 183, §§1, 2 en 4 OD), kunnen zij delegeren aan respectievelijk een personeelslid/raadslid. Dat moet duidelijk door de secretaris / voorzitter zelf beslist worden om dat te delegeren.
Dit wil dus zeggen dat de voorzitter zelf enkel aan een raadslid kan delegeren en niet aan een personeelslid.
2. De ondertekeningsbevoegdheid die bij een taakt hoort die toegewezen werd aan een personeelslid.
a. Voor vele andere zaken (dan die bij punt 1 opgesomd), moeten de secretaris en voorzitter zelf niet tekenen. Zie art. 183, §3 OD. Daar staan de zaken opgesomd die door personeelsleden zelf getekend worden.
b. Ook kan de raad soms zelf bepalen wie moet tekenen, zie art. 183, §5 OD
Conclusies:
1. Als het gaat om bevoegdheden die personeelsleden hebben om stukken te tekenen, die ze krijgen uit het OCMW-decreet of doordat de raad hen die ondertekening opdraagt, moet er niet getekend door de voorzitter en de secretaris. Dan is dat een eigen bevoegdheid van het personeelslid. Dit komt neer op maximaal delegeren.
2. Is het echter wel de bevoegdheid van de raad of een comité dan moeten de secretaris en voorzitter de stukken te tekenen. Die ondertekeningbevoegdheid kunnen ze dan persoonlijk delegeren (en die delegatie kan ingetrokken worden). Maar belangrijk: hier kan men nooit alleen tekenen!. Zelfs indien iemand de ondertekeningsbevoegdheid kreeg van bv. de secretaris, dan nog moet de voorzitter (of een raadslid namens de voorzitter) mee tekenen.
3. De raad beslist zelf over onduidelijkheden. Zie art. 183, §5. Dit kan men ook hier toepassen, en in een reglement schrijven dat de “gele stukken” getekend worden door de MA of het hoofd van de sociale dienst.
Ons huishoudelijk reglement vermeldt het volgende omtrent het ondertekenen van stukken:
“Art. 33. - § 1. - De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 183 tot 185 van het OCMW-decreet.
§ 2. - De stukken, die niet vermeld worden in artikel 183, §1 tot §4 van het OCMW-decreet, worden ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en meeondertekend door de OCMW-secretaris. De voorzitter en secretaris kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 184 en artikel 185 van het OCMW-decreet.”
Toepasselijke artikelen uit het OCMW decreet:
Art. 183
§ 1. De reglementen, beslissingen en akten van de raad voor maatschappelijk welzijn, van het vast bureau en van de bijzondere comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités worden ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
§ 2. De beslissingen en akten van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn of, in voorkomend geval, van de ondervoorzitter, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op hun ambt, worden door hen ondertekend en worden meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
§ 3. De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel beheerder en de maatschappelijk werker worden door die personeelsleden ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hen toevertrouwde taken.
De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden aan wie bevoegdheden werden gedelegeerd of toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend.
Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt, met behoud van de ondertekeningsbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel beheerder.
§ 4. Met behoud van de toepassing van § 2 en § 3 wordt de briefwisseling van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn of, in voorkomend geval, door de ondervoorzitter, en meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
§ 5. De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt in het huishoudelijk reglement door wie en op welke wijze de andere stukken van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, die niet vermeld worden in de voorgaande paragrafen, worden ondertekend en, als dat nodig wordt geacht, meeondertekend. Als de raad voor maatschappelijk welzijn die werkwijze niet vaststelt, is § 1 van overeenkomstige toepassing.
§ 6. Voor de ondertekening kunnen de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn hun titel respectievelijk afkorten tot « O.C.M.W.-voorzitter » en « O.C.M.W.-secretaris ».
Art. 184
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn kan zijn bevoegdheid tot ondertekening schriftelijk opdragen aan één of meer leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, vermeld in artikel 181. Die opdracht kan te allen tijde worden herroepen. Het lid aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht.
Art. 185.
De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kan zijn bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening, opdragen aan een of meer personeelsleden van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, vermeld in artikel 181.
De opdrachten tot ondertekening of medeondertekening worden schriftelijk gegeven en zijn te allen tijde herroepbaar. De raad voor maatschappelijk welzijn wordt daarvan op de hoogte gebracht tijdens zijn eerstvolgende vergadering.
De personeelsleden aan wie de opdracht tot ondertekening of medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht.
De werkgroep is samengesteld uit:
Milan Docx, Magriet Meyvis, Vincent Van Eyken, Leen Nys (ma's algemene sociale dienst)
Brigitte Vermeulen-Goris, Peter Van Lint, Micheline De Ridder (raadsleden)
Filip Schramme (OCMW-secretaris)
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist in toepassing van artikel 183 §5 van het OCMW-decreet dat het hoofd van de algemene sociale dienst en de maatschappelijk assistenten van de algemene sociale dienst met ingang van 17 december 2015 volgende stukken zelf en alleen kunnen ondertekenen:
- leefloon
- leefloon met vermelding exacte bedragen (wordt opgemaakt samen met collega’s van het secretariaat)
- uitnodiging om het hoorrecht uit te oefenen op het BC sociale dienst
- geen dienstverlening
- verblijf LOI/einde verblijf LOI
- schoolonkosten (in LOI)
- sociaal tarief gas, elektriciteit en water
- attest kinderopvang
- VG- netabonnement De Lijn
- aankoopkorting Opnieuw&Co
- voedselbank
- budgetbeheer
Zowel de gemeente als het OCMW hebben een (geraamd) bedrag toegekend gekregen dat ze mogen verwachten van de VIA 4 restmiddelen 2015. De gelden worden gestort in 2016.
Voor het OCMW is dat een bedrag van: 11841,85 euro
Voor de gemeente is dat: 11026,94 euro
De restmiddelen mogen ruimer ingezet worden dan de reguliere middelen, zowel naar inhoud besteding (alternatieve initiatieven), als naar toepassingsgebied (wie onder het gekozen initiatief valt).
Er is geen limitatieve lijst van wat kan en wat niet kan met de restmiddelen, maar de VIA-stuurgroep heeft drie voorwaarden bepaald.
1/ Middelen moeten aangewend worden als bijkomend voordeel voor het personeel.
2/ Middelen mogen niet gebruikt worden voor kosten die men op basis van de rechtspositiebesluiten of andere regelgeving moet maken.
3/ Men mag de middelen niet gebruiken voor werkingskosten.
Uitzonderlijk kan men ook beslissen om de middelen te gebruiken om te vermijden dat bestaande personeelsvoordelen teruggeschroefd worden; in dat geval moet minstens één vakbond akkoord gaan.
Vóór 31/12/2015 dient men een protocol van akkoord met de vakbonden te overhandigen waarin de besteding van de middelen wordt geformuleerd.
Ann Frans, HR-manager, lijstte na overleg met de twee secretarissen, de mogelijke bestedingsvormen op:
Alternatief 1: vorming ter ondersteuning acties HR plan
Vorming is een mogelijke bestedingsvorm:
Randvoorwaarden:
- het moet gaan om aanvullende/facultatieve vorming (vorming die het bestuur niet verplicht moet aanbieden);
- de beoogde vormingsactiviteit moet onmiddellijk – in de activiteit zelf – een voordeel/meerwaarde opleveren voor de betrokken medewerkers;
- de vorming kan individueel gericht zijn, maar moet voldoende individuen kunnen bereiken;
- de vorming moet werk gerelateerd zijn; dit mag je ruim interpreteren, maar betekent dat hobby gerichte cursussen niet in aanmerking komen (bv. cursus bloemschikken of naaicursus);
- verantwoorde bedragen en een goede prijs-kwaliteitsverhouding zijn essentieel.
Als het bestuur hiervoor kiest, dan vraagt de VIA dienst om bij de aanvraag een korte en duidelijke omschrijving te geven van de geplande vormingsactiviteit, eventueel aangevuld met extra informatie. Het bestuur zal er vervolgens moeten over waken dat de beloofde vormingsactiviteit er effectief komt en de VIA-middelen hiervoor integraal worden ingezet. De plaatselijke vakbonden zullen hier mee op toezien.
Voorbeelden:
- Organisatie van vormingen en activiteiten die de zelfzorg en draagkracht van medewerkers met hoge werkdruk of stresserende werksituaties ( sociale dienst, thuiszorgdiensten van het OCMW). In samenwerking met the human link en logo acties ontwikkelen voor het verhogen van de veerkracht van de medewerkers.
- Organisatie van opleiding coachend leiderschap voor leidinggevenden van gemeente en OCMW op maat
- Aanbod van externe coaching voor het versterken van leidinggevende vaardigheden of andere competenties.
Deze acties kaderen in het HR plan van de gemeente maar ook van noden van het OCMW:
- Een beter balans tussen werk en privé
- Iedereen verdient een goede oach
Voordeel:- kadert in HR plan
-stimulans voor vormingsbeleid
- kans voor OCMW om opleidingen aan te bieden aan medewerkers
Nadeel:
- link met verhoging van koopkracht is niet altijd duidelijk
-akkoord van vakorganisaties is vereist
Alternatief 2) gezamenlijke teambuildingsdag of sessies voor gemeente en OCMW
Organisatie van een gemeenschappelijk teambuildingsdag gemeente en OCMW waarbij teamvorming het uitgangspunt of onderdeel kan zijn (nadruk op het versterken van de groepsdynamiek, leren samenwerken, bouwen en vertrouwen op elkaar);
Onder externe begeleiding wordt met de methode van appreciative inquiry ( waarderend onderzoek) gefocust op wat werkt. Deze methode wordt gebruikt in veranderingsmanagement en helpt om cultuurverandering te bevorderen.
Als het bestuur hiervoor kiest, dan vraagt de VIA dienst om bij de aanvraag een korte en duidelijke omschrijving te geven van de geplande vormingsactiviteit, eventueel aangevuld met extra informatie. Het bestuur zal er vervolgens moeten over waken dat de beloofde vormingsactiviteit er effectief komt en de VIA-middelen hiervoor integraal worden ingezet. De plaatselijke vakbonden zullen hier mee op toezien.
Voordeel:
- kan de samenwerking en groepsdynamiek tussen gemeente en OCMW versterken
- is een middel om de betrokkenheid van de medewerkers met de organisatie te verhogen
Nadeel:
- zal goed gemotiveerd worden om aanvaard te worden als bestemming voor de restmiddelen
- deelname kan niet verplicht worden
- deelname van continudiensten ( zoals WZC, thuiszorgdiensten) is niet evident
Alternatief 3) invoering van ecocheques
- Voor de gemeente - berekend op aantal van 220 koppen op datum van 18 november: gemiddeld 50 euro per persoon
- Voor het OCMW zonder weekendwerkers en artikel 60 328 koppen in dienst op datum van 18 november -> 11841,85/328= €36,10.
Indien wel rekening houden met artikel 60 347 koppen in dienst op datum van 18 november-> 11841,85/347= € 34,12
(samenvoeging van 2 bedragen= gemiddeld 40 euro/persoon)
Ecocheques zijn cheques waarmee producten of diensten met een ecologisch karakter betaald kunnen worden.
Bij een lokaal of provinciaal bestuur worden ecocheques niet beschouwd als loon indien de volgende vijf voorwaarden tegelijkertijd vervuld zijn:
Eenmalige toekenning lijkt geen probleem te zijn als je dat zo onderhandelt met de vakbonden (je zou in 2016 dan desgevallend – als er opnieuw restmiddelen zijn en toekenning ecocheques is juridisch nog steeds mogelijk – opnieuw een beslissing kunnen nemen). Je zal dit moeten onderhandelen met de vakbonden (sowieso, maar ook vereist om de VIA-middelen te kunnen krijgen) en gelet op het standpunt van de DIBISS best ook opname in een reglement of de rechtspositieregeling of in individuele overeenkomsten (zie verder). Als het om een eenmalige toekenning zou gaan, misschien eerder in een apart reglement dan in de rechtspositieregeling.
Het bestuur zou kunnen beslissen om een beslissing te nemen voor zolang de restmiddelen beschikbaar én voldoende (lees: dat de maatregel het bestuur zelf niks kost) zijn. Het protocol zou zo moeten opgesteld zijn dat het bestuur ingedekt is . Er is hierover discussie geweest hebben met enkele academici die van oordeel zijn dat een raadsbeslissing met wijzigingsbeding/voorbehoud als dusdanig de contractuele medewerkers niet bindt. Zij raden aan om dergelijk wijzigingsbeding/voorbehoud op te nemen in een addendum bij elke arbeidsovereenkomst (van de betrokken contractuele medewerkers) die dan door de betrokken medewerkers ondertekend wordt (voor akkoord). Als het bestuur deze extra garantie wenst, kan het een wijzigingsbeding/voorbehoud voor het contractuele VIA-personeel voor alle zekerheid opnemen in een addendum bij elk individueel contract en door de betrokken medewerkers laten ondertekenen (voor akkoord).
Voordeel:- verhoging van de koopkracht
Nadeel: -bedrag van restmiddelen schommelt van jaar tot jaar, bestendiging van middelen is onzeker
- ‘waarderend’ effect van deze maatregel is snel vergeten
- verwerkingskost voor aanmaken van de cheques
Alternatief 4) verhoging van de maaltijdcheques tot 8 euro
Voor gemeente:
In 2014: werkgeversaandeel +kost+BTW: 230 857,31 euro
In 2015: werkgeversaandeel + kost +BTW: 269 709,09 euro
Meerkost: raming 38 851,76 euro
Voordeel:
- Verhoging van de koopkracht ( zeker voor de laagste lonen)
- Zal door veel personeel gepercipieerd worden als ‘waardering’
Nadeel:
- Geen zekerheid over bestendiging van deze middelen, moeilijk om bij verdwijnen van de middelen om het bedrag van de MLTCH terug te schroeven.
- College staat niet achter deze maatregel
Alternatief 5) bijstorting 2de pensioenpijler contractuelen
Tenslotte is het mogelijk om de middelen te besteden aan de 2de pensioenpijler van de contractuelen , met uitbreiding of beperkt tot de contractuelen die niet vallen onder de toepassing van de VIA4 reguliere middelen.
Voordeel:
- Verhoging van de koopkracht
Nadeel:
- Enkel voor contractuele personeelsleden
- Niet onmiddellijk ‘tastbaar’ voordeel
- Geen zekerheid over bestendiging restmiddelen
Advies gemeentelijk MAT 26/11: vragende partij om dit aan een eenmalige toekenning van ecocheques te besteden, als echte koopkrachtmaatregel.
Advies OCMW-MAT 25/11: middelen besteden aan vorming en niet aan ecocheques want
- dit is oorspronkelijk in de princiepsakkoorden met de vakbonden zo afgesproken
- er waren al afspraken om hiermee de workshop stressbeheersing te financieren
- er zullen nog vormingsnoden zijn in kader van het integratieplan (kick-off moment?)
- er is niet geweten hoe lang de middelen er zullen zijn: dit jaar zijn ecocheques dan wellicht mogelijk, volgende jaar misschien niet of voor een ander bedrag?
Op het BOC/HOC van 30 november 2015 lieten ACV en ACOD duidelijk verstaan dat ze de VIA4 restmiddelen 2015 naar koopkrachtverhoging willen zien gaan en geen besteding in vorming te zullen accepteren. Hun principiële akkoord van vorig jaar wordt dus uitdrukkelijk opgezegd.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist om de VIA4 restmiddelen 2015 te besteden aan de eenmalige toekenning in 2016 van ecocheques. De waarde van de ecocheque per personeelslid is het resultaat van de deling van de samengevoegde bedragen voor OCMW en gemeente uit de VIA4 restmiddelen gedeeld door het aantal personeelsleden van OCMW en gemeente.
Gezien kopen van vastgoed op lange termijn interessanter is dan huren en vastgoed zijn waarde behoudt, is dit zeker een goede investering. In de toekomst kan vastgoed steeds opnieuw verkocht worden, waar huurgelden verloren zijn. Bovendien beschikt het ocmw ook over liquide middelen, die gezien de huidige historisch lage rentevoeten (0,30% -weldra 27% roerende voorheffing) amper iets opbrengen. Een investering in ‘vast’goed kan het rendement opkrikken.
Momenteel huren we 14 appartementen voor het LOI, waaronder zeven voor vier personen. De jaarlijkse huurprijs van de drie duurste appartementen die we inhuren, bedraagt ongeveer 8.400 euro per appartement per jaar. Door één van deze op te zeggen, is de terugverdientijd van het in december 2014 aangeboden appartement net geen 18 jaar. En terugverdientijd betekent de tijd binnen dewelke een eigendom verwerven. Indien we rekening houden met een indexering van de huurprijs is het zelfs minder. Bovendien sloot het LOI in 2014 af met een marge van 78.695 euro, gelden die binnen het LOI besteed moeten worden en een mooi startkapitaal vormen.
In deze raming zitten geen kosten voor gemeenschappelijke delen, noch voor nutsvoorzieningen e.d.. Deze dienen immers ook betaald te worden bij de appartementen die we huren. De enige meerkost vormen het onderhoud en de herstellingen, die bij huurappartementen ten laste zijn van de verhuurder. Deze zouden uitgevoerd kunnen worden in eigen beheer. Ook bij de huurappartementen moeten we dit vaak nog doen, wanneer er schade werd aangebracht.
Bovendien is het OCMW ook vrijgesteld van registratierechten (nog eens geverifieerd bij notaris Ducatteeuw dd. 3/11/2015). Enkel de notariskost en een kleine administratiekost dienen betaald te worden. Wel dient er, op kosten van het OCMW, een officieel schattingsverslag afgeleverd te worden. Het OCMW mag immers niet kopen boven de schattingsprijs.
Gezien er echter kort op de bal gespeeld moet worden, is het opportuun om aan voorzitter en secretaris de machtiging te geven de onderhandelingen te starten en onder voorbehoud van gunstig schattingsverslag, de verkoopovereenkomst te ondertekenen.
Binnen de BBC dient er niet meer 1-op-1 geleend te worden voor investeringen. Zolang zowel het resultaat op kasbasis als het gemiddelde van de autofinancieringsmarges gedurende de meerjarenplanning positief is, heeft het OCMW de vrijheid om middelen te besteden.
Door de huur die op langere termijn wordt uitgespaard, alsook de gerealiseerde marge op het LOI in 2014 en mogelijk in de komende jaren (gelden die volgens de richtlijnen van Fedasil binnen het LOI moeten blijven) kan deze aankoop gefinancierd worden. Ook naar liquiditeiten (prefinanciering) geeft dit geen problemen, gezien er voldoende middelen zijn om de terugverdientijd te overbruggen.
Gezien vastgoed een goede investering is, de nood aan LOI woningen blijft bestaan en de middelen voorhandig zijn, is het aangewezen een woning/appartement te kopen. Een eigendom kopen maakt ons minder afhankelijk van de huurmarkt, zorgt voor een goede aanwending van de middelen van Fedasil en bovendien investeren we daardoor in vastgoed.
Artikelen 38, 52, 91 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn geeft aan secretaris en voorzitter het mandaat om de nodige formaliteiten te vervullen tot aankoop van een eigendom. Dit omvat o.a. onderhandelen over de prijs, ondertekenen van een verkoopovereenkomst, mits gunstig schattingsverslag en onder opschortende voorwaarde van akkoord door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en eventueel betaling van een voorschot van de gebruikelijke 10%, eveneens onder voorwaarde dat dit terugbetaald wordt bij ongunstig schattingsverslag. De eigenlijke aankoop wordt bekrachtigd op de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van zodra de formaliteiten rond zijn.
Bakkerij De Castro heeft laten weten dat ze vanaf 15/11/2015 in principe niet meer leveren aan organisaties. Ze hebben echter beloofd dat men zou blijven leveren tot we een nieuwe bakker hebben gevonden (procedure overheidsopdrachten).
Doordat onze huidige bakker, “ bakkerij De Castro” uit Mortsel aangeeft dat men op korte termijn zich enkel nog gaan concentreren op winkels en niet meer gaan leveren aan instellingen, zijn wij dringend in prijsvraag moeten gaan. Er is een lastenboek opgemaakt “onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking” en verstuurd naar volgende bakkers.
Op donderdag 3 december om 14u zijn van volgende firma’s offertes ingediend:
Om 16u zijn alle biedingen openbaar geopend door Frank Van Akelijen en Katrien Docx. Er heeft geen enkele bieder zich aangemeld voor de opening van de offertes.
Van volgende bakkers hebben wij een mail ontvangen omdat men niet in staat is 7 op 7 dagen te leveren: Jespers- Onder De Toren uit Edegem en Elly uit Hove. Bakkerij Meeus heeft het telefonisch gemeld.
Donderdag 3 december om 17u57 is er een mail verstuurd met opsomming van proefstalen naar de 3 ingeschreven firma’s met de vraag stalen voor proeven te leveren op maandag 7 december voor 11u. Een uitgebreid proefpanel heeft maandag 7 december de stalen beoordeeld. (zie bijlage).
Voor de puntenscore naar toewijzing zijn er 50 punten gezet op prijs en 50 punten op kwaliteit. (zie bijlage). Uiteindelijk scoort bakkerij Gybels het beste zowel op prijs als kwaliteit.
De financieel beheerder herinnert eraan dat de verschillende bakkerijen een prijslijst per stuk hebben opgegeven. Het uiteindelijk bedrag is een vermenigvuldiging van het aantal effectief afgenomen broden koeken en gebak.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn gunt de overheidsopdracht "levering van brood en patisserie aan WZC Immaculata" aan bakkerij Gybels uit Wommelgem.
Gezin van vijf kinderen dat in het LOI-appartement van de Parklaan verbleef kreeg een uitwijzingsbevel.
De uitzetting uit het appartement moet uitgevoerd worden. Gezin gaat in beroep tegen uithuiszetting en besluit van BC sociale dienst ivm stopzetting OCMW ondersteuning.
Dhr. Vergauwen vindt het raar dat OCMW wordt gedagvaard. Het gaat hier immers om een beslissing van Fedasil.
De Voorzitter legt uit dat het gezin het appartement blokkeert. Daardoor loopt de organisatie ook geld mis. Zij verwacht dat de klacht tegen het ocmw onontvankelijk wordt verklaard. Ze wijst erop dat Mr. De Wachter ook raadsman is van OCMW Antwerpen.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn stelt Mr. Hugo De Wachter (kantoor Assolex, Jan Van Rijswijcklaan 164, 2020 Antwerpen) aan als raadsman van OCMW Edegem.