2015_PL_00199 - Werking - delegatie handtekeningbevoegdheid stukken en attesten - Goedkeuring

Denkdag algemene sociale dienst en de voltallige OCMW-raad dd. 1 april 2015 met als thema: "Vertrouwen tussen raad en sociale dienst als noodzakelijke voorwaarde voor een goede samenwerking."

 In de nasleep hiervan selecteerde de algemene sociale dienst een aantal themata voor een verdere uitklaring en verdieping. Deze werden ook de OCMW-raad gevalideerd.

- Een gedragen missie en visie/Teamcultuur

- Taakafbakening / delegatie en specialisatie (diensthoofd / raadsleden / MW’er)

- Proces van besluitvorming

- Ruimte voor semi-autonoom handelen van de MW’er/diensthoofd

Een van de concrete actiepunten was: vlottere dienstverlening naar cliënten toe m.b.t. het afleveren van attesten.

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn positioneerde zich op zijn vergadering van 16 juni 2015 (zie bijlage).

De werkgroep attesten en spoedbeslissingen werd samengesteld en kwam een paar keer bij elkaar.

De werkgroep lijstte de volgende attesten als de meest gebruikte op:

- aankoopkorting Opnieuw&Co

- voedselbank

- budgetbeheer

- leefloon

- leefloon met vermelding exacte bedragen - > wordt opgemaakt samen met collega’s van het secretariaat

-  uitnodiging BCSD

- geen dienstverlening

- verblijf LOI/einde verblijf LOI

-  schoolonkosten (in LOI)

- sociaal tarief gas, elektriciteit en water

- attest kinderopvang

- VG- netabonnement De Lijn

- onbevoegd OCMW

- medische – waarborg

- subrogatiebrief

De geel gearceerde attesten of brieven kunnen heden door de MA’s zelf worden ondertekend.

De groen gearceerde attesten dienen heden door secretaris en voorzitter ondertekend te worden.

De attesten die niet gearceerd werden, blijven volgens de werkgroep noodzakelijk om door de secretaris en de voorzitter ondertekend te worden.

De secretaris won juridisch advies in bij het Agentschap Binnenlands Bestuur en bij de VVSG (dhr. Pieter Vanderstappen).

Laatstgenoemde geeft aan dat de regels rond handtekeningsbevoegdheid in een OCMW redelijk ingewikkeld, verwarrend en soms zelfs tegenstrijdig zijn.  

Volgens hem is het belangrijk om voor een goed begrip van deze regels het onderscheid te maken tussen twee principes:

1.       De mogelijke delegatie van de ondertekeningbevoegdheid van de secretaris en de voorzitter. (art. 184 en 185 OD)

a.      Voor de notulen van de raad en vast bureau is er geen delegatiemogelijkheid. (voor de notulen van een comité wel, maar enkel door de secretaris aan de persoon die hem/haar daar vervangt).         

b.      Voor alle andere stukken die ze moeten ondertekenen (art. 183, §§1, 2 en 4 OD), kunnen zij delegeren aan respectievelijk een personeelslid/raadslid. Dat moet duidelijk door de secretaris / voorzitter zelf beslist worden om dat te delegeren.

Dit wil dus zeggen dat de voorzitter zelf enkel aan een raadslid kan delegeren en niet aan een personeelslid.

2. De ondertekeningsbevoegdheid die bij een taakt hoort die toegewezen werd aan een personeelslid.

a.       Voor vele andere zaken (dan die bij punt 1 opgesomd), moeten de secretaris en voorzitter zelf niet tekenen. Zie art. 183, §3 OD. Daar staan de zaken opgesomd die door personeelsleden zelf getekend worden.

b.      Ook kan de raad soms zelf bepalen wie moet tekenen, zie art. 183, §5 OD

Conclusies:

1.            Als het gaat om bevoegdheden die personeelsleden hebben om stukken te tekenen, die ze krijgen uit het OCMW-decreet of doordat de raad hen die ondertekening opdraagt, moet er niet getekend door de voorzitter en de secretaris. Dan is dat een eigen bevoegdheid van het personeelslid. Dit komt neer op maximaal delegeren.

2.            Is het echter wel de bevoegdheid van de raad of een comité dan moeten de secretaris en voorzitter de stukken te tekenen. Die ondertekeningbevoegdheid kunnen ze dan persoonlijk delegeren (en die delegatie kan ingetrokken worden). Maar belangrijk: hier kan men nooit alleen tekenen!. Zelfs indien iemand de ondertekeningsbevoegdheid kreeg van bv. de secretaris, dan nog moet de voorzitter (of een raadslid namens de voorzitter) mee tekenen.

3.            De raad beslist zelf over onduidelijkheden. Zie art. 183, §5. Dit kan men ook hier toepassen, en in een reglement schrijven dat de “gele stukken” getekend worden door de MA of het hoofd van de sociale dienst.

Ons huishoudelijk reglement vermeldt het volgende omtrent het ondertekenen van stukken:

“Art. 33. - § 1. - De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 183 tot 185 van het OCMW-decreet.

§ 2. - De stukken, die niet vermeld worden in artikel 183, §1 tot §4 van het OCMW-decreet, worden ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en meeondertekend door de OCMW-secretaris. De voorzitter en secretaris kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 184 en artikel 185 van het OCMW-decreet.”

Toepasselijke artikelen uit het OCMW decreet:

Art. 183 

§ 1. De reglementen, beslissingen en akten van de raad voor maatschappelijk welzijn, van het vast bureau en van de bijzondere comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités worden ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.

§ 2. De beslissingen en akten van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn of, in voorkomend geval, van de ondervoorzitter, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op hun ambt, worden door hen ondertekend en worden meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.

§ 3. De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel beheerder en de maatschappelijk werker worden door die personeelsleden ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hen toevertrouwde taken.

De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden aan wie bevoegdheden werden gedelegeerd of toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend.

Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt, met behoud van de ondertekeningsbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel beheerder.

§ 4. Met behoud van de toepassing van § 2 en § 3 wordt de briefwisseling van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn of, in voorkomend geval, door de ondervoorzitter, en meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.

§ 5. De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt in het huishoudelijk reglement door wie en op welke wijze de andere stukken van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, die niet vermeld worden in de voorgaande paragrafen, worden ondertekend en, als dat nodig wordt geacht, meeondertekend. Als de raad voor maatschappelijk welzijn die werkwijze niet vaststelt, is § 1 van overeenkomstige toepassing.

§ 6. Voor de ondertekening kunnen de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn hun titel respectievelijk afkorten tot « O.C.M.W.-voorzitter » en « O.C.M.W.-secretaris ».

Art. 184 

De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn kan zijn bevoegdheid tot ondertekening schriftelijk opdragen aan één of meer leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, vermeld in artikel 181. Die opdracht kan te allen tijde worden herroepen. Het lid aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht.

Art. 185.

De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kan zijn bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening, opdragen aan een of meer personeelsleden van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, vermeld in artikel 181.

De opdrachten tot ondertekening of medeondertekening worden schriftelijk gegeven en zijn te allen tijde herroepbaar. De raad voor maatschappelijk welzijn wordt daarvan op de hoogte gebracht tijdens zijn eerstvolgende vergadering.

De personeelsleden aan wie de opdracht tot ondertekening of medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht.