Het gemeentebestuur levert massa’s documenten af en al deze stukken moeten de nodige handtekeningen krijgen. In principe krijgen brieven of akten twee handtekeningen. De burgemeester of de voorzitter van de gemeenteraad tekent voor de inhoud en de secretaris bevestigt door haar handtekening de echtheid van de handtekening en van de inhoud. Zij geeft als het ware authenticiteit aan het document. Maar er zijn ook stukken die door één persoon worden ondertekend.
De gemeente heeft een projectgroep opgericht om het afschaffen van handtekeningen te onderzoeken. Onze organisaties beginnen steeds meer digitaal te werken. Het is nuttig om na te gaan of de ondertekening digitaal kan of dat er andere alternatieven zijn.
Het doel van dit project was om:
Het onderzoek van de projectgroep heeft een aantal stappen doorlopen:
Stap 1
Er is met elke dienst een overleg geweest om na te gaan welke uitgaande stukken zij produceren en wat ze aan de ondertekeningsflow wensten te veranderen. Hierna zijn er lijsten opgemaakt met onderscheid tussen brieven met ingescande, fysieke of geen handtekening.
Alle voorstellen zijn voorgelegd geweest aan de burgemeester en secretaris voor akkoord.
Dit heeft geleid tot het voorstel om :
Stap 2
Daar het gemeentedecreet vrij algemeen bepaald dat alle briefwisseling dient 'ondertekend' te worden, werd een overleg ingepland met de toezichthoudende overheid om met hen van gedachten te wisselen over een pragmatische en moderne toepassing van deze bepalingen.
Het overleg met ABB leverde volgend resultaat op:
ABB heeft geen bezwaar tegen de voorgestelde aanpak en gaf mee zelf volop bezig te zijn met het digitaliseren van hun processen, zonder hierbij slaafs bestaande processen om te buigen in dure digitale oplossingen. Zij steunen de aanpak van de gemeente om op basis van een risico-analyse een lijst op te stellen van de nog te ondertekenen stukken.
Een ingescande, niet elektronische handtekening, kan even goed als ondertekening gelden op voorwaarde dat de persoon die in de oude 'papieren' werkwijze zou ondertekenen, het stuk heeft gevalideerd. Indien er een digitaal spoor is van een validatie (vb. vivaldi) is dat voldoende. Anderzijds betekent dit dat de ingescande handtekening niets waard is indien er geen voorafgaandelijke validatie was.
Daarom is het belangrijk om bij de keuze van de niet fysiek te ondertekenen briefwisseling een risico-analyse te maken van de mogelijke juridische gevolgen van deze briefwisseling.
Als bijlage:
Artikel 5.2 van de Europese Richtlijn 1999/93/EC
Deze Europese richtlijn erkent uitdrukkelijk de gewone elektronische handtekening - zoals een getypte naam of een ingescande handgeschreven handtekening - als een geldige handtekening en geeft duidelijk aan dat deze zwakkere vormen van handtekenen niet mogen worden geweigerd op grond van het feit dat ze een digitale vorm hebben of niet zijn gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat ().
Wet van 9 juli 2001
Deze wet stelt bepaalde regels vast in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten. De Belgische wetgeving over de elektronische handtekening is onze nationale omzetting van de Europese Richtlijn 1999/93/EC.
Artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek
Hierin wordt bepaald dat een elektronische handtekening kan voldoen aan de vereiste van een handtekening
Artikel 184 van het gemeentedecreet
De gemeentesecretaris kan zijn bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening opdragen aan één of meerdere personen van de gemeente, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen.
Collegebesluit van 15 februari 2016
Het college keurt het overzicht in bijlage, met de oplijsting van documenten die vanaf 1 maart 2016 nog fysiek zullen worden ondertekend evenals diegene die niet langer zullen worden ondertekend goed en legt dit besluit daarna voor ter aktename aan de gemeenteraad.
De raad neemt akte van het overzicht in bijlage, met de oplijsting van documenten die vanaf 1 maart 2016 nog fysiek zullen worden ondertekend evenals diegene die niet langer zullen worden ondertekend.