De gemeente is bezig met het digitaliseren en verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Onze diensten beginnen steeds meer digitaal te werken. Het is nuttig om na te gaan of de ondertekening digitaal kan of dat er andere alternatieven zijn.
Enkele gemeentediensten hebben in dat kader gevraagd om sommige documenten van hun dienst zelf te mogen ondertekenen.
De gemeentesecretaris kan de bevoegdheid tot ondertekening opdragen aan een of meer personeelsleden van de gemeente, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen.
De delegatie van handtekening houdt geen overdracht in van de beslissingsbevoegdheid. Het beperkt zich tot het geven van de macht aan een persoon om een beslissing te authentificeren door er zijn handtekening op te plaatsen
Om onze dienstverlening, communicatie, briefwissing en uitbreiding e-loket sneller te laten verlopen is het aangewezen om enkele documenten/briefwisseling van de gemeente te laten ondertekenen door de betrokken ambtenaren.
De personeelsleden aan wie de opdracht tot medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht zoals "in opdracht", "in naam van".
Deze opdracht gebeurt schriftelijk en is te allen tijde herroepbaar.
De gemeenteraad wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Artikel 182 §4 van het gemeentedecreet
De briefwisseling van de gemeente wordt ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de gemeentesecretaris.
Artikel 184 van het gemeentedecreet
De gemeentesecretaris kan de bevoegdheid tot ondertekening opdragen aan een of meer personeelsleden van de gemeente.
Secretarisbesluit van 14 december 2015
De gemeentesecretaris delegeert de bevoegdheid tot ondertekening.
De raad neemt akte van de delegatie van de gemeentesecretaris aan onderstaande ambtenaren de bevoegdheid tot ondertekening van de hieronder opgesomde documenten:
1) Dienst Ruimtelijke Ordening en Milieu
a) delegatie aan diensthoofd
- pv sluiting openbaar onderzoek
b) delegatie aan milieuambtenaar en diensthoofd ROM
- (on)volledig-en (on)ontvankelijkheidsverklaring milieuvergunningen en meldingen
- adviesaanvragen vergunningen externe instantie bij vergunningen
- begeleidende brieven naar Provincie in kader van openbaar onderzoek en adviezen college
- bekendmaking vergunning naar verschillende instanties
c) delegatie aan duurzaamheidsambtenaar
- bekendmaking gemeentelijke subsidies duurzaamheid
2) Planning en Inrichting, delegatie aan diensthoofd
- processen verbaal van vaststelling, aanvaarding betaling en oplevering
- verrekeningen en vorderingsstaten
3) Sportdienst, delegatie aan diensthoofd
- fiscaal attest (erkenning voor verenigingen)
4) Dienst Uitvoering, delegatie aan diensthoofd
- prijsofferte voor de aanleg van een oprit
De raad neemt akte dat de gemeentesecretaris de vervanger is bij afwezigheid van de ambtenaar.