Notulen  Plenaire raad

In zitting van de plenaire raad van het OCMW van 15-05-2014 werd dhr. Peter van Lint aangeduid als vertegenwoordiger van OCMW Edegem en mevr. Goedele Vandewalle, Lentelei 45 te 2650 Edegem als plaatsvervanger, dit voor de volledige legislatuur.

Dhr. Peter Van Lint heeft laten weten dat hij zijn ontslag indiend als vertegenwoordiger van het OCMW.

K.B. van 3 januari 1969 tot oprichting van de coöperatieve vennootschap Intercommunale Grondbeleid en Expansie Antwerpen, verder IGEAN cv genoemd;

Statuten verschenen in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 8 juli 1969;

De oprichtingsakte van de opdrachthoudende vereniging IGEAN milieu en veiligheid en IGEAN dienstverlenging zoals verleden op de buitengewone algemene  vergadering van IGEAN cv van 8 november 2003;

De publicatie van de oprichtingsakte en de statuten in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 19 december 2003;

De beslissing van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken van 1 april 2004 houdende goedkeuring van de wijziging van de statuten en de omvorming van IGEAN nv in een dienstverlenende vereniging;

De statutenwijziging van IGEAN milieu en veiligheid zoals goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 15 juni 2007, gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 13 augustus 2007 onder nr. 07120368 en de statutenwijziging van IGEAN dienstverlening zoals goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 15 juni 2007, gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 13 augustus 2007 onder nr. 07120366;

De statutenwijziging van IGEAN milieu en veiligheid en IGEAN dienstverlening zoals goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 18 december 2013 en bij het ministerieel besluit van 10 april 2014 van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse rand;

Het lidmaatschap van het OCMW bij IGEAN milieu en veiligheid en bij IGEAN dienstverlening;

Het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, verder het decreet genoemd, zoals gewijzigd;

De Omzendbrief van 11 januari 2002 i.v.m. de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, verder de Omzendbrief genoemd;

Artikel 35 van de statuten, op grond waarvan de jaarvergadering elk jaar in de loop van het tweede kwartaal verplicht bijeenkomt;

Het arbeidsreglement voorziet dat er voor alle personeel van de dienst gezinszorg en poetshulp aan huis arbeidskledij wordt voorzien.

Het personeel van de gezinszorg heeft sinds 2008 dezelfde schorten.

Het personeel van de poetsdienst heeft sinds 2006 voorbindschorten.

Norm van vervanging arbeidskledij is om de 5 à 7 jaar. Deze norm is bereikt/overschreden.
Af en toe wordt er kledij bijbesteld om nieuw personeel van de juiste maat te kunnen voorzien.

Het personeel krijgt de keuze om de kledij zelf te wassen of door de wasserij van het WZC te laten wassen.

- De huidige kledij van de gezinszorg is versleten en totaal verouderd. Ook de werkkledij van de poetsdienst is aan vervanging toe.

- Het personeel geeft aan niet helemaal tevreden te zijn over de huidige modellen en verkiest een ander model.

* Het personeel van de poetsdienst geeft aan dat bij het huidige mode de linten in de hals ‘snijden’ wanneer ze een tijdje intensief aan het werk zijn. De linten hangen ook in de weg, ze hangen in een emmer en worden nat enzovoort…

* De schorten van de gezinszorg zijn gesloten: ze zijn warm, log en hoog toe. Ze geven weinig bewegingsruimte en zijn dus onaangenaam om te dragen. Daarnaast zijn ze ook nog eens heel erg onflatterend. Ze zijn tenslotte niet handig om mee te werken.

Omwille van het feit dat het personeel niet blij is met de huidige kledij, zijn er verschillenden die ervoor kiezen om de kledij dan ook niet te dragen, wat niet de bedoeling is uiteraard.

- Het personeel krijgt de keuze om de kledij zelf te wassen of door de wasserij van het WZC te laten wassen. Onlangs is er in de wasserij een volledige zak van schorten van de poetsdienst verloren gegaan. Deze blijkt onvindbaar, we kregen de melding dat dit niet meer boven zou komen.
Dit zorgt ervoor dat we bij de poetsdienst plots met een nijpend tekort aan arbeidskledij zitten.

- Een extra troef: het zou ook een uiting van appreciatie naar het personeel kunnen zijn in de huidige omstandigheden waarbij het personeel van de buitendienst het gevoel heeft voor het bestuur van minder belang te zijn.

- Het personeel geeft tenslotte ook nog mee dat ze willen dat het onderscheid tussen poetshulp en gezinszorg duidelijk blijft. Als diensthoofden vinden we echter dat een beetje éénheid ook wenselijk is. We zouden dus willen opteren voor eenzelfde praktische model maar in een andere kleur.

Wegingsfactoren

Er zijn 4 factoren die we in rekening willen brengen bij onze keuze tot nieuwe aanschaf:
Pasmodel  -  Kwaliteit  -  Prijs   -   Uitstraling

Prijsvragen

1)      Farys

De financieel beheerder deed navraag bij Farys.
Sinds kort zijn we aangesloten bij deze centrale voor groepsaankopen.

Zij bieden ook een formule aan voor arbeidskledij: voor poetspersoneel voorzien zij overgooiers aan 0,45 € per week per stuk. Het gaat om een leasingcontract, waarbij onderhoud is inbegrepen. Het wassen, herstellen, ophalen en terugbrengen wordt in de kosten verrekend. Gezien het onderhoud door de wasserij van het WZC wordt opgenomen, zal dit niet voordeliger zijn. Op twee jaar tijd is de investering al terug verdiend indien we niet met dit leasingcontract zouden werken.

2)      Firma Dutra

De firma Dutra heeft een breed gamma aan kwalitatieve en eigentijdse arbeidskledij.
Verschillende modellen werden gepresenteerd en uitgetest door ons, waarbij er één model aan alle vereisten voldeed: het zit comfortabel, oogt eigentijds en is flatterend voor iedere lichaamsbouw, is zowel geschikt voor de poetsdienst als gezinszorg, is in verschillende kleuren beschikbaar en wordt op maat geleverd.

Prijsaanvraag leverde volgende resultaat op:

*Aantal: er worden minimaal 2 schorten per personeelslid voorzien en een reserve van 30 schorten voor de poetsdienst en 20 schorten bij de gezinszorg.
* Logo: transferkosten vanaf 250 stuks: € 1,88 per stuk, indien lager aantal: € 3,46 per stuk. Er wordt gekozen om voor 250 schorten reeds een logo te voorzien, dat naderhand gebruikt kan worden bij bijbestellingen. Dit is in alle gevallen (of er bijbesteld wordt of niet) voordeliger. Prijs voor geborduurd logo werd eveneens gevraagd maar is aanzienlijk hoger.

3)      Firma Sarco

De firma Sarco leverde in het verleden reeds schorten.  Zij leveren eveneens kwalitatieve arbeidskledij. De variatie en keuze is echter beperkter.

Het model dat onze voorkeur geniet, zit niet in hun gamma. Er zijn twee modellen die een alternatief kunnen bieden.

Prijsaanvraag leverde volgende resultaat op:

Model 1: Loes

Model Loes is gelijkaardig met het model dat we verkiezen: het is open langs de zijkanten, heeft geen snijdende linten. Nadeel van dit model is dat het kort is. De hals is ook hoog toe en minder aangenaam om dragen.

Model 2: Dina

Model Dina is een gesloten model, maar een modernere versie van het huidige model van de gezinszorg. Het is minder luchtig dan het model Loes van Sarco of model Tigra van Dutra. Het komt wel net iets langer dan het model loes, wat handiger is om mee te werken.

Voorstel tot besluit:

Pasmodel: Dutra heeft een fris en eigentijds model dat beantwoordt aan de vragen van het personeel. Het is een model dat flatterend is voor iedere lichaamsbouw. Het is comfortabel, wat de kans aanzienlijk vergroot dat het personeel de schorten ook daadwerkelijk zal dragen, wat onze hoofdbedoeling is.

- Het model beantwoordt aan de vragen van het personeel:

ü  Het model komt lang genoeg, maar niet té lang dat het niet meer praktisch is.

ü  Het model valt soepel om het lichaam en is dus niet te warm of beklemmend.

ü  Het model heeft geen smalle riemen die zouden kunnen snijden of linten die in emmers kunnen belanden.

ü  Het model heeft een open halsuitsnijding en is dus niet ‘lastig om dragen’.

De modellen van Sarco beantwoorden niet aan onze vraag en hebben elks hun nadelen.

Kwaliteit: alle modellen zijn van eenzelfde kwaliteit van stof gemaakt.

Prijs: alle modellen passen binnen het voorziene budget. Er is een prijsvariatie tussen de verschillende modellen waarbij Sarco ‘Loes’ het goedkoopste is, Dutra de middelste prijs heeft en Sarco ‘Dina’ het duurst is.

Uitstraling: Het model van Dutra is aangepast op maat en geeft een positieve uitstraling aan onze dienstverlening. De kleuren werden gekozen in functie van het OCMW en aangepast aan het werk dat er wordt gedaan. (te lichte kleuren worden snel vuil, groen en blauwtinten: kleuren van OCMW en dienstcentrum)

Het model van Sarco is niet betaalbaar wanneer dit op maat wordt gevraagd. Binnen het budget passen enkel de kleuren blauw, wit, grijs en bruin. Het model is saai en straalt weinig uit.

Conclusie:

De voorkeur van de coördinator Thuiszorgdiensten en haar diensthoofden voor de dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg en voor de poetsdienst met dienstencheques gaat duidelijk uit naar het model van Dutra. Pasmodellen kunnen in juni geleverd worden, oplage wordt gedrukt in de zomerperiode en kan dan aan het personeel in september bedeeld worden.

Wat het logo betreft, heeft de secretaris navraag gedaan bij Kirsten Van Eyck, coördinator van de thuiszorgdiensten, en de raad kan kiezen tussen volgende mogelijkheden:

• Ofwel zonder logo en werken met de magnetische badge die de OCMW-vrijwilligers hebben: ziet er mooi uit, kan er op en er af
• Ofwel een gedrukt logo zoals voorgesteld, wetende dat elke dienst met een eigen schort komt naar de vereniging
• Ofwel een eigen strijkapplicatie die er weer af kan maar dit raadt Kirsten af omdat dit er niet goed uitziet en dus niet presenteert en dat is spijtig voor de nieuwe mooie schort.

De voorkeur van de coördinator thuiszorgdiensten gaat uit naar het gedrukte logo omdat dit het mooiste is.

Artikel 37 §2  van het Huishoudelijk Reglement van de OCMW Raad voorziet volgende delegatie van bevoegdheden:

Het managementteam wil een eigen begrensde beslissingsbevoegdheid voor wat betreft de investeringen die reeds door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werden goedgekeurd in het kader van de budgetbesprekingen.

Daarom stelt ze volgende nieuwe regeling voor:

Besparingsplan van eind 2013 waarbij de klusjesdienst in het kader van de thuiszorgdiensten werd afgeschaft.

Hierdoor kwam de wagen die door deze dienst werd gebruikt, in overtal.

Bij de gemeente is verleden week een voertuig uitgevallen.

De auto van het type 

wordt verkocht tegen 5000 euro. De vraagprijs op het internet voor een gelijkaardig voertuig (wel diesel en zonder zitbanken) is 7 a 8,000 euro. Gezien de aankoopprijs van een voertuig op benzine goedkoper is en het hier gaat om een verkoop tussen twee "zusterorganisaties",  is 5.000 euro een 'juiste' prijs.

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn heeft het lastenboek m.b.t. deze overheidsopdracht goedgekeurd op haar zitting dd. 20 mei 2015.

Via mail hebben wij gelijktijdig (donderdag 21 mei) 3 firma’s gecontacteerd en het lastenboek in bijlage doorgestuurd voor de inrichting van Museum E! met vitrinekasten, toonbankvitrines en informatiekasten. Het betreft volgende 3 firma’s:

• Sinfoort uit Roeselaere
• Interstock uit Ronse
• sdb International B.B. uit ’s-Hertogenbosch Nederland

De firma’s Interstock en sdb International hebben conform het lastenboek de offerte ingediend onder gesloten omslag voor maandag 15/06/2015 om 10u. De firma Sinfoort heeft de offerte ingediend niet conform het lastenboek, op vrijdag 12/06/2015 om 15u36 via mail met bijlage. Hoewel niet conform wordt dit niet als een gegronde reden tot uitsluiting van de procedure beschouwd.

De dossiers bevatten volgende documenten:

• Sinfoort: enkel een offerte, conform offerteformulier is niet bijgevoegd.
• Interstock: offerte en conform offerte formulier.
• sdb Internationaal: begeleidende brief en inhoudsopgave, offerte, conform offerteformulier, uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel, referentie projecten, foto’s van projecten.

Gunningscriteria:

1. prijs:

Punten op 50 voor de prijs:

• Sinfoort: 36,11 punten (86949,39:120395x50)
• Interstock: 36,30 punten (86949,39:119759,75x50)
• Sdb Internationaal 50 punten (86949,39:86949,39x50)

2. kwaliteit:

De 3 firma’s bieden dezelfde gelijkwaardige kwaliteit aan, dus iedereen krijgt het totaal van de punten, nl. 30 punten.

3. plan van aanpak en timing:

Punten op 20 voor plan van aanpak en timing:

• Sinfoort: 12 punten. Levertijd ca. 6 weken na ontvangst van schriftelijk order, geplaatst op locatie, exclusief montage (wandvitrinekasten).
• Interstock: 10 punten. Levertijd 8 weken uitgenomen jaarlijkse sluiting van 13/07 t.e.m. 3/08/15, geplaatst op locatie, exclusief montage (wandvitrinekasten). Aangezien er melding gemaakt is van jaarlijks verlof wordt de levertijd 11 weken.
• sdb International: 16 punten. Levertijd 4-6 weken na ontvangst schriftelijk order, geplaatst op locatie, exclusief montage (wandvitrinekasten). Er wordt in het dossier ook verwezen naar referenties van gerealiseerde projecten en er zijn een aantal foto’s van deze projecten toegevoegd.

 Opmerking in het lastenboek punt 2 technisch luik, 2.1.1 laatste alinea

 Voor de residenties Edelweiss – Dahlia voorzien wij 70 informatiekasten met bruikbare binnenruimte 2 x A4 formulieren (liggend boven elkaar), voorzien van draaideur in veiligheidsglas met slot. Mogelijkheid uitbreiding opdracht van 31 informatiekasten residentie Freesia (beveiligde wooneenheid, bewoners met dementie). Offerte inclusief 31 en één offerte exclusief 31.

In de 3 ingediende offertes is dit niet terug te vinden, enkel offerte exclusief 31 informatiekasten voor residentie Freesia.

4. totaal overzicht punten:

De gemeenteraad keurde in 2014 volgende wijzigingen ivm de dienst uitvoering goed:

- het organogram van dienst uitvoering

- de personeelsformatie van dienst uitvoering

- de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor functies van dienst uitvoering

Doel was te komen tot een efficiënte en gemotiveerde dienst. In dit kader werd een duidelijke visie op loonschalen en bevorderingsmogelijkheden uitgewerkt.

Van zodra de bevorderingsexamens georganiseerd moesten worden, werden voor alle betrokken medewerkers de bevorderingsvoorwaarden nagegaan.

Een heel aantal medewerkers voldeden niet aan de algemene voorwaarde van art. 123 van de RPR gemeentepersoneel (idem bij OCMW) dat stelt dat voor bevordering enkel de volgende medewerkers in aanmerking komen:

• de vast aangestelde statutaire personeelsleden die aan de bevorderingsvoorwaarden voldoen, ongeacht hun administratieve toestand
• de contractuele personeelsleden die aan de bevorderingsvoorwaarden voldoen, als ze ze aan één van de volgende criteria beantwoorden:

1. ze zijn na 1 januari 2008 aangesteld na een aanwervings- en selectieprocedure als vermeld in titel II, hoofdstukken II en III;
2. ze zijn voor 1 januari 2008 aangesteld na een externe bekendmaking van de vacature en een gelijkwaardige selectieprocedure als van toepassing op de vacatures in statutaire betrekkingen.

In concreto betekent dit dat er medewerkers zijn die een contract onbepaalde duur hebben zonder een aanwervingsexamen dat volledig voldoet aan titel II, hoofdstukken II en III maar door bv. een sollicitatieprocedure of door omzetting van een gesco-contract.

Zij zouden dus niet kunnen deelnemen aan het bevorderingsexamen. Maar omdat het doel net was de medewerkers te motiveren en geëngageerd te houden en hen een loopbaanperperspectief te bieden, moet hiervoor een oplossing gezocht worden.

Volgens de Dienst Toezicht Personeel van ABB is dit een moeilijk oplosbaar probleem maar kan het opgelost worden mits aantal richtlijnen expliciet gevolgd worden.

Eigenlijk moeten de betrokken medewerkers allemaal een "regularisatieprocedure" ondergaan: een aanwervingsexamen georganiseerd conform de decretale richtlijnen en met o.a. externe publicatie, externe juryleden,... Zij die batig gerangschikt worden in de einduitslag, moeten opnieuw aangesteld worden (zo zegt art. 123 RPR, een plaats op de werfreserve is niet voldoende)

Het eerste probleem dat moet opgelost worden is de vermelding van het aantal functies dat moet worden openverklaard. Immers nu schrijft artikel 25 van de RPR voor dat de aanstellende overheid bij de vacantverklaring beslist of er een werfreserve wordt aangelegd of niet. Het is echter niet de bedoeling dat aangekondigd wordt dat alle functies binnen dienst uitvoering worden openverklaard.

Volgens de Dienst Toezicht Personeel van ABB kan artikel 25 RPR aangevuld worden als volgt:

De aanstellende overheid beslist bij de vacantverklaring van een betrekking of voor toekomstige functies of een werfreserve wordt aangelegd en bepaalt de geldigheidsduur ervan.

Dit wordt gebruikt in situaties dat een moeilijke of lange selectieperiode wordt verwacht. Bv. bij knelpuntberoepen: men weet dat persoon x volgend jaar met pensioen gaat en men wil anticiperen maar men kan nu nog niet openverklaren want die persoon heeft zijn pensioen nog niet aangevraagd waardoor er nog geen vacante functie is.

Voordeel is dat in de advertentie het aantal  functies niet moet worden vermeld: het gaat over een examen voor toekomstige functies van ongeschoold arbeider binnen de diensten van dienst uitvoering.

Na aanpassing van artikel 25 kan het aanwervingsexamen georganiseerd worden.

Het examen is niet-vergelijkend.

Eigenlijk moeten alle geslaagde kandidaten bevraagd worden of ze de functie willen invullen. Indien er meerdere kandidaten zijn, wordt iemand gekozen op basis van een vergelijking van titels en verdiensten. Maar bij lagere functies is dit risicovol want ze hebben meestal geen sterk gedetailleerd uitgeschreven CV. Volgens Dienst Toezicht Personeel van ABB  is het daarom best om gewoon de rangorde van het examen te nemen voor de invulling van de functies.

• Indien enkel interne kandidaten geslaagd zijn:

De medewerkers worden heraangesteld in de nieuwe functie middels een aanstellingsbesluit én hun huidige overeenkomst wordt in onderling akkoord beëindigd en ze krijgen een nieuwe (identieke) overeenkomst.  De gehele groep kan op die manier ineens geregulariseerd worden.

Hierdoor komen deze medewerkers in aanmerking voor bevordering en interne mobiliteit conform art. 63 §1 en art. 69 §1 BVR RPR-O (art. 69 §2 en art. 75 §2 BVR RPR-G)

• Indien naast interne kandidaten ook externe kandidaten geslaagd zijn

De medewerkers die in de rangorde voor de eerste externe kandidaat staan, kunnen op de hierboven vermelde manier geregulariseerd worden. De rest moet wachten. Bij een vacante functie moet de externe kandidaat bevraagd worden.  Ongeacht of hij verzaakt dan wel aanvaardt, kan de volgende groep interne medewerkers geregulariseerd worden.

Artikel 270 Gemeentedecreet

§ 1. Over de volgende aangelegenheden kunnen de gemeentelijke overheden alleen beslissen als ze vooraf zijn voorgelegd aan het advies van de raad voor maatschappelijk welzijn:
1° het vaststellen of wijzigen van de rechtspositieregeling van het personeel, voorzover de desbetreffende beslissingen een weerslag kunnen hebben op de budgetten en het beheer van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
2° het oprichten van nieuwe diensten of instellingen met een sociale doelstelling en de uitbreiding van de bestaande.

De raad voor maatschappelijk welzijn brengt het advies, vermeld in het eerste lid, uit binnen een termijn van dertig dagen na de ontvangst van de ontwerpbeslissing. Bij gebrek aan kennisgeving van het advies aan de gemeente binnen de voorgeschreven termijn kan aan het adviesvereiste worden voorbijgegaan.