De Raad voor Maatschappelijk Welzijn stelt de goedkeuring van het verslag uit tot de volgende vergadering. Hij hecht er de voorkeur aan om het verslag in zijn gepubliceerde vorm te krijgen.
Het VIPA-dossier nr. BZ 207 - OCMW Edegem - RVT Immaculata werd principieel goedgekeurd op 06-12-2006.
Aangezien het bevel tot aanvang van de werken voor het woonzorgcentrum Immaculata – OCMW Edegem gegeven werd op 24/01/2008, kon een eerste aanvraag voor gebruikerstoelage ten vroegste ingediend worden op 25/01/2009.
In zitting van 10-03-2009 werd de eerste aanvraag ingediend en de aanvraag moet jaarlijks worden hernieuwd.
De gebruikerstoelage voor een project kan maximum 20 opeenvolgende jaren verleend worden.
De gebruikerstoelage 2015 voor het woonzorgcentrum Immaculata wordt aangevraagd.
Ingebruikname notuleringssoftware en I-pads door OCMW-raadsleden.
Evolueren naar papierloze vergaderingen.
De aard van de agendapunten in de bijzondere comités is zo dat deze zich slechts gedeeltelijk in standaardbesluiten laten gieten. De ingebruikname van notuleringsoftware is dus voor deze vergaderingen niet zinvol omdat dit geen efficiëntieverbetering met zich meebrengt.
Daarom is het nodig om een verschillende manier van uitnodigen van de raadsleden en bezorgen van de stukken te voorzien in het huishoudelijk reglement, daarbij nog steeds rekening houdend met het doel om naar papierloze vergaderingen te evolueren.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de aanpassingen aan de artikelen 49 en 51 van het huishoudelijk reglement goed waarin een onderscheid gemaakt wordt in de manier waarop de plenaire raad/vast bureau enerzijds en de bijzondere comités anderzijds worden opgeroepen.
De secretaris heeft actie ondernomen vanuit volgende invalshoeken:
1) schepencollege: IT-investeringsbudget van 10.000 euro per jaar is te laag. Dit zal het verschil in IT-ondersteuning tussen gemeente en OCMW nog groter maken.
2) vraag van dhr. M. Vergauwen: processen tegen het licht houden om gestroomlijnder en dus efficënter te werken.
3) ICT-stuurgroep: ICT-meerjarenplan gemeente --> welke projecten hebben ook relevantie voor OCMW-werking
Uit het verslag van het MAT dd. 4 februari 2015:
Katrien, Filip en Marc beslisten eind 2014 tot aankoop van volgende hardware:
- 10x 24” led schermen zo als de vorige reeks (hp LA2306x)
- 4x 17” laptoppen zo als de reeks ervoor (hp probook 17” 470)
- kaderovereenkomst met Logins over 10 dagen technische ondersteuning op afroep
Het hoofdstuk van de redundantie van opslag van data moet nog verder onderzocht worden (zie ander punt op de agenda van deze plenaire Raad). De servers zijn verspreid over twee gebouwen: het administratief centrum en het woonzorgcentrum. Indien één van de servers zou uitvallen hebben we nu niet de nodige apparatuur om ervoor te zorgen dat de andere server in het andere gebouw overneemt zodat er altijd een risico op dataverlies is.
In het algemeen hebben medewerkers te maken met een te trage internetverbinding. Onderzoek door Marc Van Herck en een medewerker van Logins op verschillende punten in de organisatie, wees uit dat er geen technische oorzaak is. Daarom zullen offertes gevraagd worden voor een gegarandeerde internetverbinding.
De vraag blijft zich voordoen op welke manier de medewerkers in het AC beter ondersteund kunnen worden bij de aanpak van hun dagelijkse IT-problemen. Kevin Vermout (adm mdw financiële dienst) doet basistussenkomsten als helpdesk maar heeft niet de volledige toegang tot of kennis over de hard- en software (bv. servers, users aanmaken, …). Tot nu toe was de afspraak dan ook dat Marc Van Herck werd ingeschakeld op het moment dat Kevin het probleem niet kon oplossen. Probleem is echter dat Marc regelmatig ziek is en er op die momenten geen continuïteit van dienstverlening kan geboden worden. Kevin een nieuw takenpakket aanleren is, gelet op de afbouw van de personeelsbezetting binnen de financiële dienst (vanaf 1 januari 2016) en op de toekomstige integratie met de gemeente, niet zinvol. Daarom zal Filip het gesprek met de gemeente opstarten om te komen tot een beheersovereenkomst waarbij de gemeentelijke IT-medewerker, wiens contract verlengd werd met het oog op het ondersteunen van het OCMW, kan worden ingeschakeld vpor een beperkt pakket aan tussenkomsten en enkel in het geval dat Marc Van Herck niet beschikbaar is.
Filip en Katrien hadden ook een werkvergaderingen met 3 vertegenwoordigers van Logins, Maarten Vergauwen en Saskia Ritzky (IT-manager gemeente) aanwezig waren.
Vraag aan Logins: We willen werk maken van een strategisch meerjarenplan op vlak van ICT. Daarbij willen we bekijken in hoeverre we met softwaretoepassingen werkprocessen kunnen stroomlijnen zodat dubbel werk/"dom" overschrijfwerk zo veel mogelijk verdwijnt en onze medewerkers op die manier meer tijd krijgen voor de kernopdracht van hun functie in het algemeen. Ik stel dus voor dat we kijken welke van jullie software we reeds gebruiken en welke nog niet en welke hiervan voor de schaal van onze dienstverlening die we aanbieden mogelijkheden tot optimalisatie van werkprocessen aanreikt.
Kan u ook aangeven of Logins OCMW's ondersteunt in het maken van een IT-scan (vooral wat betreft software dan) zodat de verbetermogelijkheden worden bloot gelegd?
Afspraken met Logins:
1) OCMW maakt eerst zelf oefening (IT scan obv VVSG methodologie organisatiebeheersing) --> afspraak binnen MAT
De MAT-leden brengen tegen het MAT van 1 april hun behoeften in kaart zodat Logins gericht kan onderzoeken. Inmiddels heeft Hilde Dubin (hoofd sociale dienst) al concrete vragen voor haar dienst. Zij bekijkt dit met Logins. Secretaris volgt mee op.
2) Logins neemt de resultaten uit de analyse mee en komt op de vloer kijken om zo tot concrete voorstellen te komen.
Dhr. Vergauwen nuanceert als volgt: bij het tegen het licht houden van de bedrijfsprocessen kan men ook vaststellen dat men ergens vastloopt omwille van de software maar dat kan ook zijn omwille van een aspect van het proces. In dat geval is het belangrijk om te checken of het proces duidelijk is.
In perspectief van inkanteling in de gemeente en integratie ondersteunende diensten: zo veel mogelijk inschuiven in geplande IT-projecten van gemeente. De gemeentelijke meerjarenplanning ICT (zie bijlage) werd op het MAT van 5 februari overlopen en werd bekeken welke projecten ook problematieken van het OCMW aanpakken. Op het eerste zicht gaat het om volgende projecten:
- postregistratiesoftware: Vivaldi
- e-loket en digitalisering akten
- op afspraak
- verbeteren flow en koppelingen
- ticketing (activiteiten dienstencentrum– evenementen WZC)
- Project verbetering mappenstructuur en digitale archivering
Op het gemeenschappelijk MAT van 19 februari zal Saskia Ritzky bijkomende toelichting geven bij het ICT-meerjarenplan zodat het MAT de precieze inhoud van de projecten vat en mee is met de technische terminologie die gebruikt wordt.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn vindt dit alles materie voor de ict-stuurgroep. De secretaris wijst op de benaming 'stuurgroep'. Het kan niet de bedoeling zijn dat de stuurgroep moet beslissen over alle ICT-aankopen van het OCMW. Als de stuurgroep moet beslissen over belangrijke ICT-aankopen dan komt ze best ook frequenter samen. De laatste vergadering dateert nu immers van oktober 2014. Dhr. Vergauwen vindt dat er een beleidsplan moet gemaakt worden naar het model van de gemeente waarin de lange termijn behoeften en dito projecten in kaart worden gebracht. Daarbij hoort ook een plan van aanpak.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte van de voortgang in de aanpak om tot een consistent IT-beleid te komen. Er moet een beleidsplan gemaakt worden naar het model van de gemeente waarin de lange termijn behoeften en dito projecten in kaart worden gebracht. Daarbij hoort ook een plan van aanpak.
Opstart lokaal dienstencentrum den Appel in september 2011.
Om tot een optimale kwaliteit binnen de dienstverlening te komen, worden er bepaalde verplichtingen opgelegd aan de lokale dienstencentra.
Het kwaliteitsdecreet voor de welzijnsvoorzieningen van 17 oktober 2003 geeft hier een invulling aan
Het bijzonder comité seniorenzorg keurde het ontwerp van kwaliteitshandboek goed op haar vergadering van 27 januari 2015.
Dhr. Bogaerts vraagt zich af of de dienstencentrumleider zelf een klacht moet behandelen. De secretaris legt uit dat het gemeenschappelijk managementteam OCMW-gemeente aan 1 algemeen klachtenreglement voor beide besturen werkt.
De voorzitter legt uit dat binnen de gemeente maar ook binnen WZC Immaculata 1 klachtencoördinator in geval van een klacht reactie vraagt aan de bevoegde personen binnen de betrokken diensten en zo een goede klachtenbehandeling opvolgt.
Zij voegt nog volgende algemene bedenking toe: het gezamenlijk werken aan een klachtenreglement is een voorbeeld van iets dat samen kan aangepakt worden in het perspectief van de inkanteling. De inkanteling op zich zal pas een realiteit zijn van zodra alle wetgeving is aangepast aan de nieuwe situatie waarbij in elke gemeente/stad nog 1 bestuurlijke entiteit overblijft.
Het kwaliteitsdecreet voor de welzijnsvoorzieningen van 17 oktober 2003
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het kwaliteitshandboek van het lokaal dienstencentrum den Appel goed.
Besluit van het Bijzonder Comité seniorenzorg dd. 24 januari 2012 tot invoering van een omkaderingsvergoeding voor het cliënteel van de poetshulp (zowel in het kader van poetsdienst met dienstencheques als in het kader van de aanvullende thuiszorg).
Besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd. 7 februari 2012 tot aktename van de invoering van deze omkaderingsvergoeding.
Motivatie voor de invoering van een omkaderingsvergoeding was:
De omkaderingsvergoeding werd verankerd in de gebruikersovereenkomst voor de aanvullende thuiszorg.
Bij een bespreking in de schoot van het Regionaal ondersteuningspunt Lier dd. 5 februari 2015, heeft Kirsten Van Eyck, coördinator thuiszorgdiensten, hierover formeel advies gevraagd bij de vvsg en dat luidt als volgt:
"Volgens de OCMW-wetgeving mag men geen administratie- of coördinatiekosten aanrekenen voor maatschappelijke dienstverlening.
Wat dienstencheques betreft bestaan er echter verschillende interpretaties, omdat het aanbieden van hulp met dienstencheques niet per sé valt onder wat in de wet en het decreet met maatschappelijke dienstverlening bedoeld wordt. Er wordt wel aangeraden om een passage over die bijkomende kost in de overeenkomst met de particulier te laten opnemen.
Voor gezinshulp mag men sowieso géén bijkomende kosten aanrekenen.
Voor aanvullende thuiszorg is het niet zo duidelijk. Volgens de regelgeving moet de bijdrage gevorderd worden per gepresteerd uur, en moet er voor het berekenen van de bijdrage minstens rekening gehouden worden met het inkomen en de gezinssamenstelling."
Het principe van de kosteloosheid van de dienstverlening is gekend, maar is niet absoluut, zoals blijkt uit de in bijlage gevoegde scan uit het ‘Praktisch handboek voor OCMW-recht’, editie 2013. Een aantal OCMW’s, waar onder ook het eigen bestuur, noemt de bijkomende vergoeding een 'omkaderingsvergoeding', waardoor de bijdrage van de cliënt valt onder punten 2 en 6 van de lijst die u in de tekst in bijlage vindt.
Toch blijft het bestaan van een wettelijke basis voor de omkaderingsvergoeding bij de aanvullende thuiszorg onzeker.
De afschaffing van de omkaderingsvergoeding voor cliënten aanvullende thuiszorg creëert een onevenwicht met de kliënten van de poetsdienst met dienstencheques en leidt daarnaast tot inkomstenverlies bij de eigen organisatie. Het nieuw tarief van 6,5 euro (tot nu 6,30 euro) komt overeen met de omkaderingsvergoeding indien men wekelijks hulp neemt.
Artikel 97 van de OCMW-wet: "Voor de toepassing van de bepalingen van Hoofdstuk VII dient onder "kosten van de maatschappelijke dienstverlening" te worden verstaan :
1. de betalingen in speciën;
2. de kosten van de in natura verleende hulp;
3. de kosten van hospitalisatie;
4. de kosten van huisvesting met inbegrip van die welke gemaakt zijn in de inrichtingen van het centrum;
5. de kosten berekend volgens vooraf vastgestelde algemene tarieven. Zijn uitgesloten de administratie- en onderzoekskosten, alsmede de kosten van de prestaties van het centrum bedoeld door artikel 60, § 1, 2 en 4.
Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen van gebruikers en mantelzorgers van 24/07/2009, BIJLAGE I Diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg
HOOFDSTUK III Specifieke erkenningsvoorwaarden
Art. 4.:
“10° de dienst vordert een bijdrage van de gebruiker per gepresteerd uur aanvullende thuiszorg, geboden door logistiek personeel of doelgroepwerknemers. Bij de berekening van de bijdrage voor een gepresteerd uur aanvullende thuiszorg wordt minstens rekening gehouden met het inkomen en de gezinssamenstelling. De Vlaamse Regering kan de bijdragesystemen en de nadere regels bepalen; De bijdrage die aangerekend wordt voor de aanvullende thuiszorg, is gelijk aan de effectieve duur van die aanvullende thuiszorg, uitgedrukt in minuten, gedeeld door zestig, en vermenigvuldigd met de bijdrage die gevraagd wordt per uur aanvullende thuiszorg”
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het nieuwe tarief van €6,5 per uur voor poetshulp in het kader van de aanvullende thuiszorg vanaf 1 april 2015 goed. Vanaf hetzelfde moment wordt de omkaderingsvergoeding voor de cliënten van de aanvullende thuiszorg afgeschaft. Cliënten van de poetsdienst met dienstencheques die tijdelijk of éénmalig vervanging krijgen in aanvullende thuiszorg betalen € 6,3 per uur.
Er zijn 2 contractuele FT-equivalente functies voor verzorgende thuiszorg vacant in de personeelsformatie.
Deze functies moeten worden ingevuld om de goede werking van de dienst te kunnen garanderen.
Als de aangekondigde besparingen er daadwerkelijk komen, zullen we logischerwijs ook minder personeel nodig hebben. In 2014 hebben we echter al een lichte afbouw gecreëerd, voorheen was er steeds personeel buiten kader (situatie die in het verleden werd toegestaan), dat werd erg geleidelijk afgebouwd. 2 personeelsleden hebben loopbaanonderbreking gevraagd, slechts 1 werd tot op heden vervangen en zo is er dus een voltijdse vrijgekomen.
Belangrijke kanttekening: de laatste personeelsleden die in dienst kwamen, hebben een contract bepaalde duur dus zouden door de besparingen niet verlengd kunnen worden in de loop van 2015. Maar deze zijn allen redelijk jong en dus eigenlijk diegenen die geen verlies veroorzaken voor de dienst. We moeten m.a.w. blijven afwegen bij ziekte of het niet goedkoper is om te vervangen (als kost vervanging lager ligt dan uurbedrag subsidie, creëert vervangen een marge). Daarom zal bekeken worden of er onder de oudere werknemers geen loopbaanonderbreking of pensioen kunnen opnemen of minder uren willen gaan doen.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verklaart 2 FT-equivalente contractuele functies voor verzorgende thuiszorg open. De Raad beslist in verband hiermee het volgende:
1) Art 4 RPR: bepaling van het soort procedure: aanwervingsprocedure;
2) Art 10/11 RPR WZC/AC: bepaling van de duur van de inschrijvingsperiode
Tussen de bekendmaking van een vacature en de uiterste datum voor de verzending van de kandidaturen, verlopen zeven kalenderdagen
3) Artikel 9/10 §1 RPR WZC/AC : bepaling van de kanalen waarlangs de vacature bekendgemaakt wordt
De vacatures worden ten minste via één persorgaan of tijdschrift bekendgemaakt. Daarnaast worden de vacatures intern aan het OCMW-personeel bekendgemaakt
In concreto de website van gemeente of OCMW.
4) Artikel 13 § 2 RPR AC: bepalen of laatstejaarsscholieren – en studenten mee kunnen doen.
De aanstellende overheid kan bij de vacantverklaring bepalen dat laatstejaarsscholieren en –studenten toegang krijgen tot de selectieprocedure
Ok
5) Artikel 24/25 §1 RPR WZC/AC: aanleg werfreserve of niet + geldigheidsduur
De aanstellende overheid beslist bij de vacantverklaring van een betrekking of een wervingsreserve wordt aangelegd en bepaalt de geldigheidsduur ervan.
Geslaagde kandidaten blijven op de werfreserve gedurende 3 jaar.
Emmy Exelmans, administratief medewerker met 4/5 dagtaak, heeft haar pensioen aangevraagd m.i.v. 01-06-2015.
Mevr. Exelmans moet vervangen worden om de goede werking van de dienst te kunnen garanderen.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verklaart 1 deeltijdse (min. half time en max. 3/5) functie voor administratief expert op het secretariaat van het WZC Immaculata open.
De functie wordt ingevuld in contractueel verband.
De Raad stelt bijkomend volgende modaliteiten vast:
1) Art 4 RPR: bepaling van het soort procedure
1° door een aanwervingsprocedure;
2) Art 10/11 RPR WZC/AC: bepaling van de duur van de inschrijvingsperiode
Tussen de bekendmaking van een vacature en de uiterste datum voor de verzending van de kandidaturen, verlopen minstens zeven (WZC+TZ)/veertien (AC) kalenderdagen
Tot donderdag 12 maart 2015
3) Artikel 9 RPR WZC : bepaling van de kanalen waarlangs de vacature bekendgemaakt wordt
De vacatures worden ten minste via één persorgaan of tijdschrift bekendgemaakt. Daarnaast worden de vacatures intern aan het OCMW-personeel bekendgemaakt
De selectie moet gemaakt worden uit:
1° nationaal verschijnende kranten of weekbladen;
2° regionaal verschijnende kranten of weekbladen;
3° gespecialiseerde tijdschriften van beroepsgroepen of beroepsorganisaties;
4° de VDAB;
5° de website van gemeente of OCMW;
6° zelf geproduceerde media (affiches, folders, bericht voor lichtkrant).
Regionaal (De Zondag en Streekkrant, lokaal pakket Lier – 1 week publicatie - is ok. € 3.842.78 + BTW), VDAB website en website OCMW en gemeente
4) Artikel 13 § 2 RPR AC: bepalen of laatstejaarsscholieren – en studenten mee kunnen doen.
De aanstellende overheid kan bij de vacantverklaring bepalen dat laatstejaarsscholieren en –studenten toegang krijgen tot de selectieprocedure
Neen
6) Artikel 24/25 §1 RPR WZC/AC: aanleg werfreserve of niet + geldigheidsduur
De aanstellende overheid beslist bij de vacantverklaring van een betrekking of een wervingsreserve wordt aangelegd en bepaalt de geldigheidsduur ervan.
Geslaagde kandidaten blijven gedurende 1 jaar op de werfreserve.