De secretaris heeft actie ondernomen vanuit volgende invalshoeken:
1) schepencollege: IT-investeringsbudget van 10.000 euro per jaar is te laag. Dit zal het verschil in IT-ondersteuning tussen gemeente en OCMW nog groter maken.
2) vraag van dhr. M. Vergauwen: processen tegen het licht houden om gestroomlijnder en dus efficënter te werken.
3) ICT-stuurgroep: ICT-meerjarenplan gemeente --> welke projecten hebben ook relevantie voor OCMW-werking
Uit het verslag van het MAT dd. 4 februari 2015:
Katrien, Filip en Marc beslisten eind 2014 tot aankoop van volgende hardware:
- 10x 24” led schermen zo als de vorige reeks (hp LA2306x)
- 4x 17” laptoppen zo als de reeks ervoor (hp probook 17” 470)
- kaderovereenkomst met Logins over 10 dagen technische ondersteuning op afroep
Het hoofdstuk van de redundantie van opslag van data moet nog verder onderzocht worden (zie ander punt op de agenda van deze plenaire Raad). De servers zijn verspreid over twee gebouwen: het administratief centrum en het woonzorgcentrum. Indien één van de servers zou uitvallen hebben we nu niet de nodige apparatuur om ervoor te zorgen dat de andere server in het andere gebouw overneemt zodat er altijd een risico op dataverlies is.
In het algemeen hebben medewerkers te maken met een te trage internetverbinding. Onderzoek door Marc Van Herck en een medewerker van Logins op verschillende punten in de organisatie, wees uit dat er geen technische oorzaak is. Daarom zullen offertes gevraagd worden voor een gegarandeerde internetverbinding.
De vraag blijft zich voordoen op welke manier de medewerkers in het AC beter ondersteund kunnen worden bij de aanpak van hun dagelijkse IT-problemen. Kevin Vermout (adm mdw financiële dienst) doet basistussenkomsten als helpdesk maar heeft niet de volledige toegang tot of kennis over de hard- en software (bv. servers, users aanmaken, …). Tot nu toe was de afspraak dan ook dat Marc Van Herck werd ingeschakeld op het moment dat Kevin het probleem niet kon oplossen. Probleem is echter dat Marc regelmatig ziek is en er op die momenten geen continuïteit van dienstverlening kan geboden worden. Kevin een nieuw takenpakket aanleren is, gelet op de afbouw van de personeelsbezetting binnen de financiële dienst (vanaf 1 januari 2016) en op de toekomstige integratie met de gemeente, niet zinvol. Daarom zal Filip het gesprek met de gemeente opstarten om te komen tot een beheersovereenkomst waarbij de gemeentelijke IT-medewerker, wiens contract verlengd werd met het oog op het ondersteunen van het OCMW, kan worden ingeschakeld vpor een beperkt pakket aan tussenkomsten en enkel in het geval dat Marc Van Herck niet beschikbaar is.
Filip en Katrien hadden ook een werkvergaderingen met 3 vertegenwoordigers van Logins, Maarten Vergauwen en Saskia Ritzky (IT-manager gemeente) aanwezig waren.
Vraag aan Logins: We willen werk maken van een strategisch meerjarenplan op vlak van ICT. Daarbij willen we bekijken in hoeverre we met softwaretoepassingen werkprocessen kunnen stroomlijnen zodat dubbel werk/"dom" overschrijfwerk zo veel mogelijk verdwijnt en onze medewerkers op die manier meer tijd krijgen voor de kernopdracht van hun functie in het algemeen. Ik stel dus voor dat we kijken welke van jullie software we reeds gebruiken en welke nog niet en welke hiervan voor de schaal van onze dienstverlening die we aanbieden mogelijkheden tot optimalisatie van werkprocessen aanreikt.
Kan u ook aangeven of Logins OCMW's ondersteunt in het maken van een IT-scan (vooral wat betreft software dan) zodat de verbetermogelijkheden worden bloot gelegd?
Afspraken met Logins:
1) OCMW maakt eerst zelf oefening (IT scan obv VVSG methodologie organisatiebeheersing) --> afspraak binnen MAT
De MAT-leden brengen tegen het MAT van 1 april hun behoeften in kaart zodat Logins gericht kan onderzoeken. Inmiddels heeft Hilde Dubin (hoofd sociale dienst) al concrete vragen voor haar dienst. Zij bekijkt dit met Logins. Secretaris volgt mee op.
2) Logins neemt de resultaten uit de analyse mee en komt op de vloer kijken om zo tot concrete voorstellen te komen.
Dhr. Vergauwen nuanceert als volgt: bij het tegen het licht houden van de bedrijfsprocessen kan men ook vaststellen dat men ergens vastloopt omwille van de software maar dat kan ook zijn omwille van een aspect van het proces. In dat geval is het belangrijk om te checken of het proces duidelijk is.
In perspectief van inkanteling in de gemeente en integratie ondersteunende diensten: zo veel mogelijk inschuiven in geplande IT-projecten van gemeente. De gemeentelijke meerjarenplanning ICT (zie bijlage) werd op het MAT van 5 februari overlopen en werd bekeken welke projecten ook problematieken van het OCMW aanpakken. Op het eerste zicht gaat het om volgende projecten:
- postregistratiesoftware: Vivaldi
- e-loket en digitalisering akten
- op afspraak
- verbeteren flow en koppelingen
- ticketing (activiteiten dienstencentrum– evenementen WZC)
- Project verbetering mappenstructuur en digitale archivering
Op het gemeenschappelijk MAT van 19 februari zal Saskia Ritzky bijkomende toelichting geven bij het ICT-meerjarenplan zodat het MAT de precieze inhoud van de projecten vat en mee is met de technische terminologie die gebruikt wordt.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn vindt dit alles materie voor de ict-stuurgroep. De secretaris wijst op de benaming 'stuurgroep'. Het kan niet de bedoeling zijn dat de stuurgroep moet beslissen over alle ICT-aankopen van het OCMW. Als de stuurgroep moet beslissen over belangrijke ICT-aankopen dan komt ze best ook frequenter samen. De laatste vergadering dateert nu immers van oktober 2014. Dhr. Vergauwen vindt dat er een beleidsplan moet gemaakt worden naar het model van de gemeente waarin de lange termijn behoeften en dito projecten in kaart worden gebracht. Daarbij hoort ook een plan van aanpak.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte van de voortgang in de aanpak om tot een consistent IT-beleid te komen. Er moet een beleidsplan gemaakt worden naar het model van de gemeente waarin de lange termijn behoeften en dito projecten in kaart worden gebracht. Daarbij hoort ook een plan van aanpak.