Het verslag wordt aangenomen en goedgekeurd.
Het zal aldus in het register der notulen worden overgenomen.
Het decreet van 29 juni 2012 dat elk OCMW-raadslid het recht geeft om de stukken met betrekking tot de agenda elektronisch in te kijken, als het raadslid er zelf om verzoekt.
De ingebruikname van notuleringssoftware en de ter beschikkingstelling aan elk OCMW-raadslid van een I-pad.
Er moet rechtszekerheid gegeven worden aan de nieuwe situatie. Daartoe is het huishoudelijk reglement het geschikte instrument.
De tekstaanpassingen worden overlopen en daarbij wordt het volgende opgemerkt:
- niet vergeten om het huishoudelijk reglement ook op de website van het ocmw en WZC Immaculata te plaatsen;
- op vraag van dhr. B. Van Herwegen moet in alle artikels waarin staat dat de voorzitter de vergadering bijeenroept, toegevoegd worden "of bij diens afwezigheid, de plaatsvervanger".
- op vraag van dhr. I. Bogaerts, zal in artikel 9, alinea 3 als volgt aangepast worden (wijzigingen in vetjes en onderlijnd): "Onverminderd de regeling voor individuele cliëntendossiers in artikelen 42 en 46 van dit huishoudelijk reglement, kunnen de raadsleden er in voorbereiding op de vergadering tijdens de kantooruren kennis van nemen op het secretariaat van het OCMW, mits afspraak met de secretaris."
OCMW-Decreet van 29 juni 2012: artikelen 45, 46 §3, 49, 52, 60 §1, 62-63, 183, 189
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de aanpassing aan het huishoudelijk reglement goed mits de aanpassingen die in het motiveringsgedeelte werden aangegeven.
De secretaris staat in voor de organisatie en werking van het interne controle-systeem nadat dit overlegd werd met het managementteam en nadat de Raad voor Maatschappelijk Welzijn het algemeen kader heeft goedgekeurd.
De secretaris heeft de opleiding van de vvsg over organisatiebeheersing/interne controle gevolgd waarop het vvsg-model werd uitgelegd en het gebruik aangeleerd.
Het vast bureau van 24 juni 2014 adviseerde om de aanpak zoals die werd afgesproken op het gemeenschappelijk managementteam dd. 12 juni 2014 te bevestigen: eerst een algemene evaluatie maken, van daaruit de prioriteiten bepalen en domein specifiek verder gaan op basis van de noden. De algemene scan is niet om de processen in kaart te brengen, maar wel om op een hoger ambitieniveau naar de organisatie te kijken
Naast het vvsg model bestaat er nog de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen.
De voorkeur van het managementteam gaat uit naar het vvsg-model dat een totaalconcept is voor organisatiebeheersing, - ontwikkeling en kwaliteitsmanagement. Het voordeel van dit model is dat het één model biedt dat toepasbaar is op maat van de noden van elk bestuur, op alle niveaus, alle domeinen en alle vlakken. Het gemeentelijk managementteam heeft dezelfde voorkeur. De stafmedewerker van de gemeente biedt ook ondersteuning aan het OCMW bij de opleiding over en de ingebruikname van het model.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kiest voor de VVSG-methodiek voor organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement.
WZC Immaculata heeft een sterke wens dé referentie te zijn voor ouderenzorg in de streek.
Ter voorbereiding van dit idee, werd er al een hele weg afgelegd:
- Gigantische brainstorm o.l.v. directeur met OCMW-raad, medewerkers, familie en vrijwilligers – iedereen las het boek van “Fred”: familie is klant in RVT
- Nieuwe krachtige visie op dienstverlening is geformuleerd en gedeeld.
- Imago bevorderend gedrag werd ingeoefend met acteercoach N. Wijnants: waarderend, pro - actief en klant (= familie)gericht
- met ondersteuning van COCD werd een zakelijk innovatieteam opgericht (8 pitches – 5 voorstellen – prioriteit: Hoe worden de 5 B’s (Bed, Bad, Broek, Boterham, Beweging) in Immaculata dé referentie in ouderenzorg?)
- Er werd een concept voor het WZC-decor uitgedacht: museum E! om aankleding en ambiance visueel vorm te geven en mooi af te stemmen op de visie
- Met de firma 4Human kreeg het middenkader training in leiderschap en gastvrijheid op basis van het 8-fasenproces van Kotter (veranderingsmanagement)
- Er werden quick wins gerealiseerd
- Dit alles werd gecommuniceerd op de “Dag van de Klant 2014”
De volgende fase in de uitvoering van het project in 2015 houdt in: zichtbare verandering realiseren!
1. Verwerven van verfijnd inzicht in onze nieuwe klanten én de familie-fanclub ontwikkelen (= o.a. WZC-ondersteunend-netwerk)
2. Verder ontwikkelen van verbeeldingskracht. Stop aan de “ja maar” cultuur … en bouw verder aan een “ja én” cultuur (bijv. via speciale praatcafés)
3. Innovatief normeren van de 5 B’s: daadwerkelijk bepalen van de kwaliteitsnormen voor de 5B’s en dit op een innoverende wijze (belevenis, verrassend anders). De wijze zal dus het verschil maken met de algemeen genormeerde opdrachtuitvoering. De uitvoering gebeurt op een pro -actieve, klantgerichte en waarderende manier. De kwaliteitsnorm is én visueel voor de klant (= familie) én werkbaar voor de interne organisatie (win win personeel). Er gebeurt een expliciete check met (een vertegenwoordiging van) de klantengroep
4. Voor min. 100 medewerkers in zorg: oefenen in coaching van het imago bevorderend gedrag (concreet: prioriteit voor 4 van de 5 B’s op niveau wooneenheid) op de werkvloer door de directe chef en leidend team
Daartoe moet het leidend team opgeleid worden tot interne coaches. Dit vormt de aanloop tot de scripts en de smile-school en maakt een link naar de ontwikkeling van service herstelbeleid en de 5B’s
5. Voorbereiding nodige aanpassingen organisatiestructuur om barrières op de werkvloer te ondervangen
Belangrijk te vermelden is dat de begeleiding van de volgende fase over een langere termijn verloopt: 12 tot 18 maanden op zes wooneenheden en cafetaria (deze publieke ruimte wordt momenteel gerund door vrijwilligers).
De offerte werd op volgende wijze voorbereid: er vond een individueel gesprek plaats tussen de directeur en de kwaliteitscoördinator met elk van de nieuwe aanbieders (AMELIOR, Marie-Noëlle De ClercqConstultant People Management, BIEKE VAN GOOL– zelfst. consultant, Leiders.be, FRANK REKERS 4-HUMAN), op basis van een samenvattende (pers)tekst over de stand van zaken op 27/09/2014 en de banner van COCD. Me 4Human waren er ook nog telefonische contacten n.a.v. hun offerte (cf bekendheid met ons traject ingevolge organisatiebegeleiding 2014).
De vergadering bespreekt de samenvatting van de offertes in de bijlage die aan de raadsleden werd bezorgd samen met de agenda. De voorzitter legt uit dat eerder principieel werd beslist dat uitgaven voor het Fred Lee project gefinancierd zouden worden met het legaat. Anderzijds is het zo dat het personeel van het WZC wettelijk een verplicht aantal uren opleiding per jaar moet krijgen. Die middelen komen van het regulier vormingsbudget. Het coachingtraject in het kader van het Fred Lee project is ook effectief opleiding. Daarom zullen slechts de uren waarvoor het regulier vormingsbudget ontoereikend is, gefinancierd worden met het legaat.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn wijst de procesbegeleiding (trajectbegeleiding teams) bij de volgende fase van het Fred-Lee project van WZC Immaculata toe aan de consultant Bieke van Gool tegen een prijs van 40 FT- dagen x €1100 per dag = €44 000 euro excl. Btw 21% omdat ze overtuigt door haar persoon, ze laat een sterke indruk na en ze sluit qua inhoud en stijl goed aan bij een eerder consultant waarmee werd gewerkt (duidelijk zijn zonder aan te sturen op conflicten). Daarnaast gaf zij reeds meermaals training in coachend en waarderend leiding geven.