Het is de doelstelling van het gemeentebestuur om meer leven in de gemeente te brengen. In 2015 heeft de zomerbar voor de eerste maal plaats gevonden. De locatie was op het grasveld aan de dreef. De uitbating gebeurde door café Allée. De zomerbar kende veel succes. De samenwerking met het gemeentebestuur verliep vlot.
Conceptvoorstel:
De gemeente wenst opnieuw een plaats ter beschikking te stellen waarop zomeractiviteiten kunnen ingericht worden en een zomerbar kan uitgebaat worden. Het is niet de bedoeling dit in eigen beheer te doen maar via een private partner en dit op een centrale locatie. Het grasveld aan de parking van de dreef (Kerstboomverbranding) lijkt het meest geschikt aangezien er een link is met zowel het gemeenteplein als het Hof Ter Linden. Het nabij gelegen Zwaluwnest kan eventueel voor logistieke ondersteuning zorgen mits correcte afspraken met de vakantiewerking van het Initiatief Buitenschoolse Opvang. De gemeente zal deze locatie ter beschikking stellen tegen een vaste huurprijs, exclusief nutsvoorzieningen, die via gescheiden tellers zullen verrekend worden.
Hiervoor worden potentiële kandidaten gezocht met horecaervaring. De inrichting van het terrein zal volledig door de partner gebeuren, inclusief sanitair, verlichting, podium, zitmeubilair en bar. De afsluiting moet landschappelijk inpasbaar zijn.
De zomerbar kan doorgaan vanaf 1 mei tot en met 28 augustus 2016. (weekend voor de jaarmarkt). De opbouw van 14 dagen is mee in deze periode gerekend en wordt verrekend aan halve huurprijs. De bar mag elke dag geopend zijn tot 24 uur.
Alle bestaande horeca regels dienen te worden gerespecteerd, zowel voor drank als voedsel. Er wordt gebruik gemaakt van Fairtrade producten waar mogelijk. Inkomgelden vragen is toegestaan maar valt onder de verantwoordelijkheid van de partner. Commerciële partners kunnen en mogen geafficheerd worden, de partner zorgt zelf voor de affiche. De zomerbar en bijhorende activiteiten worden mee opgenomen in de algemene communicatie van Edegem. Alle wettelijke taksen, financiële verplichtingen (SABAM, Billijke vergoeding,…) vallen ten laste van de partner. De partner zal zorg dragen voor het terrein en het dagelijks naar behoren proper houden. De toilethygiëne wordt in acht genomen. De afsluiting van de bar moet landschappelijk inpasbaar zijn. Na de allerlaatste activiteit op 28 augustus moet de volledige installatie verwijderd worden en het terrein achtergelaten in oorspronkelijke staat de dag nadien. Indien deze deadline niet gerespecteerd worden, kunnen hiervoor sancties worden opgelegd.
Er mogen per maand:
- twee kleinschalige, laagdrempelige events worden georganiseerd tot 24 uur met de geldende DB norm, zoals stand up comedy, poppenspel, film, kleinkunst, dansdemo, ropeskipping, ….
- twee grotere evenementen tot 2u, waarbij er van de DB norm uitzonderlijk kan worden afgeweken, worden georganiseerd, zoals bv optredens, Edegem zingt,…. De uitbater doet hiervoor zelf een aanvraag via het digitaal loket van de gemeente Edegem: meldingsfiche fuiven en feesten.
Het bereiken van een breed familiaal publiek erg belangrijk. Samenwerking met het rijke Edegemse verenigingsleven is een absoluut pluspunt. Het mag evenwel geen bestaande initiatieven verdrukken. Er moet afgestemd worden met Rock@Edegem (25-26 juni 2016). Het voorgestelde programma moet volledig gerealiseerd worden. De zomerbar heeft geen partijpolitiek karakter.
Mits positieve evaluatie kan het contract onder dezelfde voorwaarden met één jaar verlengd worden.
Om alle geïnteresseerden gelijke kansen te bieden wordt een oproep gelanceerd via de website van Edegem en de infokast van de gemeente van 23 december 2015 tot en met 6 januari 2016. De ingediende dossiers zullen beoordeeld worden op basis van vijf criteria:
- prijs: 20 %, minimaal 1 250,00 EUR per maand
- binding met Edegem en verenigingen / samenwerking met lokale verenigingen en middenstand: 30%
- kwaliteit en inhoud concept: 30%
- ervaring met zomerbar of gelijkaardige initiatieven: 10%
- De zomerbar moet landschappelijk inpasbaar zijn: 10%
Artikel 57, 63 van het gemeentedecreet
Het college van burgemeester en schepenen is belast met het dagelijks bestuur van de gemeente.
De raad keurt het ter beschikking stellen van het terrein aan de dreef voor de oprichting van een zomerbar van 1 mei tot en met 28 augustus 2016 (weekend voor de jaarmarkt) goed. Mits een positieve evaluatie van het initiatief kan het contract onder dezelfde voorwaarden met één jaar verlengd worden.
De raad belast het college van burgemeester en schepenen met de keuze van de uitbater voor deze zomerbar op basis van de bijgevoegde oproep en voorwaarden.