De gemeentelijke VZW’s moesten verplicht in overeenstemming gebracht worden met de bepalingen van het Gemeentedecreet. Hiervoor dienen hun statuten aangepast te worden aan de gewenste vorm van verzelfstandiging.
De oorspronkelijke ontwerpstatuten van de EVA-VZW Tentoonstellingshuis Hellemans werden na goedkeuring op de gemeenteraad van 16 december 2013 bezorgd aan de toezichthoudende overheid, het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (ABB). In april 2014 laat ABB ons weten dat zij de ontwerpstatuten niet goedkeurt en dat enkele aanpassingen noodzakelijk zijn. Het omstandig motiveringsverslag waarom het gemeentebestuur kiest voor de vorm van een EVA-VZW wordt niet in vraag gesteld.
Basis van de niet-goedkeuring is een technisch misverstand over de verrekening van het aandeel van de gemeente als lid van de bestuursorganen. Hiertoe werden drie artikelen deels aangepast namelijk artikelen 7§1, 18 en 23§2 en de aanpassing werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 23 juni 2014 en op 1 oktober 2014 door ABB.
De Algemene Vergadering van de VZW Tentoonstellingshuis Hellemans van 9 december 2014 vraagt nog een aanpassing in artikel 23§2 waar er vijf leden uit de niet-politiek gemandateerden in plaats van drie wordt gevraagd. Dit vergt een herberekening van het maximaal aantal leden van de gemeenteraad in de raad van bestuur.
Artikel 23 §2 wordt dan:
§2. De gemeente draagt de meerderheid van de leden van de raad van bestuur voor waarbij voor elke fractie in de gemeenteraad een vertegenwoordiging is gewaarborgd, waaronder al zeker de schepen van cultuur, en waarbij ten hoogste twee derden van de leden van hetzelfde geslacht is. In de praktijk is dit maximum 8, gelet op de verhouding algemene vergadering (14) en de raad van bestuur (maximum 13) en gelet op het feit dat de algemene vergadering “vijf leden” uit de niet-politiek gemandateerden aanduidt voor de raad van bestuur. Hierbij zit minimaal de secretaris en een penningmeester. Het aantal leden van de raad van bestuur moet steeds lager zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering.
In artikel 36 wordt maart vervangen door juni:
Artikel 36 wordt dan :
(…) De jaarrekeningen worden ten minste vijf weken vóór de algemene vergadering, die ten laatste in juni plaats vindt, ter kennis gebracht aan de leden, (…)
Raadsbesluit van 16 december 2013
De omvorming van de bestaande VZW Tentoonstellingshuis Hellemans naar een privaatrechtelijk extern verzelfstandigd agentschap in VZW-vorm, de EVA-VZW, wordt goedgekeurd samen met de bijhorende ontwerpstatuten.
Raadsbesluit van 23 juni 2014
De aangepaste ontwerpstatuten van de EVA-VZW Tentoonstellingshuis Hellemans worden goedgekeurd.
Ministerieel Besluit van 1 oktober 2014
Het raadsbesluit van 23 juni 2014 met de goedgekeurde ontwerpstatuten van de EVA-VZW Tentoonstellingshuis Hellemans wordt goedgekeurd.
De raad keurt de aanpassingen van artikel 23§2 en van artikel 36 in de statuten van de EVA-VZW Tentoonstellingshuis Hellemans goed.