In het gemeentedecreet staat reeds enkele jaren dat er moet worden voorzien in een intern controlesysteem.
Sinds 2014 is het agentschap Audit Vlaanderen gestart met een externe audit bij de lokale overheden om dit interne controlesysteem te evalueren. In een eerste fase worden de BBC pilootbesturen geaudit, vervolgens zal deze audit worden uitgebreid naar alle andere besturen. Hiervoor heeft het agentschap een leidraad organisatiebeheersing opgesteld.
Ook het meerjarenplan van de gemeente bevat een doelstelling om interne controlesystemen te integreren in de werking van de organisatie.
De gemeente Edegem heeft tot op heden nog geen kader inzake interne controle vastgelegd. In het verleden werd er eerder ad hoc gewerkt aan het in kaart brengen en beheersen van alle kernprocessen.
Er wordt verwacht dat de audits bij niet-pilootbesturen vanaf 2016 zullen worden uitgevoerd. Om tegen dat ogenblik de nodige stappen te hebben genomen inzake interne controle is het aangewezen dit meer projectmatig aan te pakken. Daarenboven biedt het werken aan organisatiebeheersing een belangrijke meerwaarde voor de organisatie zelf om meer kwaliteitsgericht te werken en de processen meer efficiënt te organiseren.
In opdracht van de gemeentesecretaris werd daarom een project opgestart. Als basis hiervoor wordt het algemeen kader voor organisatiebeheersing en interne controle ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Titel II, Hoofdstuk V, Afdeling III van het gemeentedecreet van 15 juli 2005
Dit hoofdstuk regelt de interne controle die het geheel is van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:
- het bereiken van de doelstellingen
- het naleven van wetgeving en procedures
- de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie
- het efficiënt en economisch gebruik van middelen
- de bescherming van activa
- het voorkomen van fraude
Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de controlemaatregelen en -procedures, de aanwijzing van personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapporteringsverplichtingen van de betrokken personeelsleden.
Vlaams auditdecreet van 5 juli 2013
Dit decreet regelt de externe audit die erop gericht is om de interne controlesystemen te evalueren, na te gaan of ze adequaat zijn en om aanbevelingen tot verbetering daarvan te formuleren.
De gemeenteraad keurt het uitvoeringskader voor interne controle / organisatiebeheersing goed.